Bản scan là gì? Những điều bạn cần biết trước khi sử dụng bản scan trong công việc

Bản scan là gì? Đây là câu hỏi quen thuộc với nhiều người khi lần đầu tiếp cận các thủ tục hành chính điện tử, hồ sơ trực tuyến hoặc quy trình số hóa tài liệu. Trong thời đại công nghệ, việc hiểu đúng về bản scan không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của các loại giấy tờ khi làm việc, học tập hay giao dịch từ xa.

Bản scan là gì?

Bản scan là gì? Bản scan là bản sao điện tử của các loại giấy tờ, tài liệu gốc (như hợp đồng, văn bản, hình ảnh…) được tạo ra bằng cách sử dụng máy scan, máy in có chức năng scan hoặc ứng dụng scan trên điện thoại. Quá trình này chuyển dữ liệu từ bản giấy thành file số (dạng ảnh hoặc PDF) lưu trữ trên máy tính, điện thoại, giúp dễ dàng quản lý, chia sẻ và lưu trữ lâu dài.

Lợi ích của bản scan

Sau khi đã hiểu rõ bản scan là gì?, chắc hẳn bạn sẽ thắc mắc vì sao hình thức này ngày càng được sử dụng rộng rãi trong công việc và đời sống. Không chỉ đơn thuần là bản sao dưới dạng kỹ thuật số, bản scan còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực như tiết kiệm thời gian, dễ dàng lưu trữ, chia sẻ và đảm bảo tính chính xác của tài liệu. Những lợi ích nổi bật của bản scan bao gồm:

• Tiết kiệm không gian lưu trữ: Không cần lưu trữ nhiều giấy tờ vật lý, giảm thiểu nguy cơ thất lạc, hư hỏng do môi trường.
• Dễ dàng quản lý, tìm kiếm: Các file scan có thể được phân loại, tìm kiếm nhanh chóng bằng phần mềm quản lý tài liệu.
• Tiện lợi khi chia sẻ: Dễ dàng gửi qua email, mạng xã hội hoặc lưu trữ trên đám mây, phù hợp cho làm việc từ xa.
• Bảo mật thông tin: Có thể đặt mật khẩu, sử dụng chữ ký số để bảo vệ tài liệu số hóa.

• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, photo, vận chuyển và bảo quản tài liệu giấy.
• Khả năng khôi phục: Dễ dàng sao lưu, phục hồi khi mất dữ liệu gốc.

Xem thêm: Tải Genius Scan: Công cụ scan văn bản, PDF trên điện thoại

Bản scan có giá trị pháp lý không?

Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch:

Điều 3. Giá trị sử dụng của bản sao được chứng thực:

“1. Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

“2. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

Theo quy định hiện hành, bản scan không có giá trị pháp lý như bản chính hoặc bản sao chứng thực. Bản scan chỉ được coi là bản sao điện tử dùng để số hóa, lưu trữ, trao đổi thông tin. Để có giá trị pháp lý, văn bản phải là bản chính hoặc bản sao chứng thực từ bản chính do cơ quan có thẩm quyền xác nhận theo Nghị định trên.

Tóm lại, bản scan chỉ có giá trị tham khảo, lưu trữ, không thể thay thế bản chính hoặc bản sao chứng thực trong các giao dịch pháp lý, thủ tục hành chính.

Bản scan có công chứng được không?

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, không ít người băn khoăn liệu bản scan có công chứng được không và quy định pháp luật hiện hành nói gì về vấn đề này. Câu trả lời có thể được tìm thấy thông qua Điều 63 của Luật Công chứng 2014 và Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, hai văn bản pháp lý quan trọng hướng dẫn cụ thể về việc chứng thực bản sao từ bản chính và điều kiện hợp lệ để thực hiện thủ tục công chứng. Vậy theo quy định, bản scan có được xem là đủ điều kiện để công chứng hay không? 

Luật Công chứng 2014:

Điều 63. Công chứng bản dịch, chứng thực bản sao từ bản chính:

“1. Người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm căn cứ để chứng thực bản sao.”

“3. Công chứng viên kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu bản sao đúng với bản chính thì chứng thực.”

Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

Điều 18. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính:

“Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao.”

Bản scan không thể trực tiếp đem đi công chứng. Công chứng viên chỉ chứng thực bản sao từ bản chính, không chứng thực bản scan do cá nhân tự tạo ra.

Tuy nhiên, nếu in bản scan ra giấy và xuất trình kèm bản chính, cơ quan công chứng có thể chứng thực bản sao từ bản chính (không chứng thực bản scan mà chứng thực bản in từ bản chính). Khi đó, bản sao được chứng thực mới có giá trị pháp lý.

Một số trường hợp đặc biệt (giấy tờ nước ngoài, dịch thuật công chứng), bản scan có thể được sử dụng để đối chiếu, nhưng vẫn phải đáp ứng quy định của pháp luật về hình thức và nội dung.

Bản scan khác chụp ảnh như thế nào?

Trong quá trình số hóa tài liệu, nhiều người thường nhầm lẫn giữa bản scan và ảnh chụp giấy tờ, cho rằng cả hai đều có giá trị sử dụng như nhau. Tuy nhiên, trên thực tế, đây là hai khái niệm hoàn toàn khác biệt về mặt kỹ thuật, chất lượng hình ảnh và giá trị pháp lý. Để hiểu rõ hơn sự khác nhau này, hãy cùng tìm hiểu cụ thể bản scan khác chụp ảnh như thế nào trong bảng dưới đây:

Tóm lại: Scan tạo ra file số hóa có chất lượng cao và ổn định hơn so với ảnh chụp, thuận tiện cho lưu trữ, in ấn, chia sẻ và sử dụng trong các thủ tục hành chính, trong khi ảnh chụp dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố ngoại cảnh và thường không được chấp nhận chính thức trong hồ sơ, thủ tục.

>> Nếu bạn đang tìm một thiết bị có thể scan tài liệu chất lượng - Tham khảo ngay: Canon Lide 300

Tạm kết

Qua bài viết này, chắc hẳn bạn đã phần nào hiểu rõ bản scan là gì cũng như vai trò ngày càng quan trọng của nó trong môi trường số hóa hiện nay. Dù sử dụng trong công việc hay đời sống cá nhân, việc nắm vững khái niệm và cách sử dụng bản scan đúng chuẩn sẽ giúp bạn thao tác nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp hơn trong mọi tình huống.

Nếu bạn đang tìm kiếm một thiết bị in ấn chất lượng cho công việc văn phòng hoặc học tập tại nhà, FPT Shop chính là địa chỉ đáng tin cậy. Tại đây, bạn sẽ dễ dàng lựa chọn từ các dòng máy in đa năng, máy in phun màu, máy in laser... đến từ những thương hiệu uy tín như HP, Canon, Brother. Tham khảo ngay tại đây!

Máy in 

Xem thêm:

• Scan là gì? Tìm hiểu lợi ích & những phần mềm hỗ trợ scan tài liệu tốt nhất hiện nay
• Mách bạn 3 cách scan ảnh bằng điện thoại chỉ trong tích tắc