Commercial Invoice là gì? Những điều cần biết về hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu hàng hóa

Commercial Invoice là gì? Commercial Invoice hay còn gọi là hóa đơn thương mại, là một văn bản pháp lý do người bán (bên xuất khẩu) cung cấp cho người mua (bên nhập khẩu) để xác định chi tiết về giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế. Nó bao gồm thông tin về người bán, người mua, mặt hàng, giá cả, điều khoản thanh toán, điều kiện giao hàng và các thông tin quan trọng khác liên quan đến lô hàng.

Hóa đơn thương mại ghi chép chi tiết thông tin về giao dịch, bao gồm: Tên và địa chỉ của người bán và người mua, mô tả chi tiết về hàng hóa, giá trị hàng hóa, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, các thông tin khác liên quan đến giao dịch,...

Chức năng của Commercial Invoice là gì?

Commercial Invoice - Hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, đảm bảo giao dịch được thực hiện minh bạch, chính xác và tuân thủ pháp luật. Dưới đây là 5 chức năng chính của Commercial Invoice:

• Thanh toán: Hóa đơn thương mại là căn cứ pháp lý để thanh toán giữa người bán và người mua, người xuất khẩu và người nhập khẩu. Người bán dựa vào hóa đơn để yêu cầu thanh toán số tiền đã thỏa thuận và người mua có trách nhiệm thanh toán đúng hạn. Hóa đơn ghi rõ thông tin về giá trị giao dịch, số tiền thanh toán, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán,... đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc thanh toán.
• Tính toán thuế: Hóa đơn thương mại cung cấp thông tin về giá trị giao dịch, làm cơ sở để tính toán thuế xuất nhập khẩu. Người khai báo hải quan cần nhập chính xác số tiền hóa đơn vào phần mềm hải quan để đảm bảo nghĩa vụ thuế được thực hiện đầy đủ. Hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra thuế, giúp cơ quan chức năng giám sát hoạt động xuất nhập khẩu hiệu quả.
• Đối chiếu thông tin: Hóa đơn thương mại là công cụ đối chiếu thông tin với các chứng từ khác liên quan đến hợp đồng và thủ tục xuất nhập khẩu. Việc đối chiếu chéo hóa đơn thương mại với vận đơn, giấy báo hàng đến là vô cùng cần thiết để đảm bảo tính chính xác và thống nhất. Sai sót trong việc đối chiếu có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như phạt tiền, truy thu thuế, thậm chí ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
• Cung cấp thông tin giao dịch: Hóa đơn thương mại cung cấp thông tin chi tiết về giao dịch, bao gồm tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng,... Thông tin này giúp các bên liên quan theo dõi tình hình giao dịch, kiểm soát hàng hóa và lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả. Hóa đơn thương mại cũng có thể được sử dụng làm bằng chứng trong trường hợp xảy ra tranh chấp giữa các bên.
• Hỗ trợ thủ tục hải quan: Hóa đơn thương mại là chứng từ bắt buộc trong thủ tục khai báo hải quan xuất nhập khẩu. Cung cấp hóa đơn thương mại chính xác và đầy đủ giúp quá trình thông quan hàng hóa diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. Hóa đơn thương mại cũng giúp kiểm soát hoạt động xuất nhập khẩu và hạn chế gian lận thương mại.

Nội dung, phân loại và hình thức của Commercial Invoice 

Sau khi đã tìm hiểu Commercial Invoice là gì, dưới đây là thông tin về nội dung, phân loại và hình thức của loại hóa đơn này:

Hình thức của Commercial Invoice 

Thông thường, hóa đơn thương mại được lập thành 3 bản, bao gồm: 1 bản gốc dành cho người mua và 2 bản sao. Trong đó, 1 bản sao dành cho người bán và 1 bản sao lưu giữ cho cơ quan thuế.

Hóa đơn thương mại có thể được lập tay hoặc lập trên máy tính. Tuy nhiên, cần đảm bảo thông tin rõ ràng, dễ đọc và không bị tẩy xóa, sửa chữa.

Phân loại của Commercial Invoice 

Hiện nay, theo quy định tại Thông tư 39/2014/BTC, hóa đơn thương mại được phân loại thành 4 loại chính:

• Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): Là hóa đơn thanh toán sơ bộ tiền hàng trong một số trường hợp như: Giá hàng tạm tính, thanh toán theo từng phần, thanh toán trước khi xuất hàng.
• Hóa đơn chính thức (Final Invoice): Là hóa đơn dùng để thanh toán hàng hóa khi thực hiện toàn bộ hợp đồng mua bán. 
• Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): Là hóa đơn có tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận cấu thành giá hàng bao gồm giá nguyên vật liệu, chi phí sản xuất, chi phí vận chuyển,...
• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Có hình thức tương tự hóa đơn thương mại nhưng không dùng để thanh toán. Loại hóa đơn này thường được sử dụng khi hàng hóa được gửi đi triển lãm, gửi bán hoặc làm đơn chào hàng, thủ tục xuất nhập khẩu,...

Nội dung của Commercial Invoice 

Mặc dù các công ty có thể tự do lựa chọn và thiết kế mẫu hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), tuy nhiên, bất kể sử dụng mẫu nào, Commercial Invoice đều phải bao gồm những thông tin bắt buộc sau:

Thông tin người mua (Buyer/Importer):

• Tên công ty: Cần ghi rõ tên đầy đủ và chính xác của công ty nhập khẩu.
• Địa chỉ: Cung cấp địa chỉ trụ sở chính hoặc chi nhánh liên quan đến giao dịch mua bán.
• Số điện thoại: Cung cấp số điện thoại liên hệ để dễ dàng trao đổi thông tin.
• Fax: Cung cấp số fax nếu có.
• Số tài khoản: Cung cấp số tài khoản ngân hàng nếu giao dịch thanh toán qua chuyển khoản (T/T).

Thông tin người bán (Seller/Exporter):

• Tên công ty: Cần ghi rõ tên đầy đủ và chính xác của công ty xuất khẩu.
• Địa chỉ: Cung cấp địa chỉ trụ sở chính hoặc chi nhánh liên quan đến giao dịch mua bán.
• Số điện thoại: Cung cấp số điện thoại liên hệ để dễ dàng trao đổi thông tin.
• Fax: Cung cấp số fax nếu có.

Số Invoice: Do công ty xuất khẩu tự quy định và quản lý. Cần đảm bảo tính duy nhất và không trùng lặp với các hóa đơn khác.

Ngày phát hành Invoice: Là ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Không phụ thuộc vào thời điểm thanh toán của người mua.

Phương thức thanh toán:

Có 3 phương thức thanh toán quốc tế phổ biến:

• Chuyển tiền (Telegraphic Transfer - T/T): Đơn giản, nhanh gọn, chi phí thấp. Thích hợp cho các bên đã có quan hệ lâu dài, lịch sử thanh toán tốt.
• Nhờ thu (Documents against Payment - D/P và Documents against Acceptance - D/A): Ngân hàng xử lý chứng từ theo đúng chỉ thị nhờ thu.
• Tín dụng chứng từ (Letter of Credit - L/C): Phức tạp, chi phí cao. Thích hợp cho các bên mới giao dịch, chưa tin tưởng lẫn nhau.

Điều kiện cơ sở giao hàng (Incoterm): Thường được ghi cùng với địa điểm nhất định (ví dụ: CIP HANOI). Tùy thuộc vào phương tiện, hình thức vận chuyển và loại hàng hóa mà sẽ có điều khoản tương ứng. Trách nhiệm của các bên tham gia cũng khác nhau tùy theo từng điều khoản Incoterm. 

Cần lưu ý rằng giá trị ghi trên hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) không phải lúc nào cũng phản ánh chính xác giá bán tại xưởng của sản phẩm. Mỗi điều kiện Incoterms quy định mức độ trách nhiệm khác nhau cho người mua và người bán, dẫn đến sự chênh lệch về giá cả.

Ví dụ:

• Giá CIF (Cost, Insurance and Freight) thường cao hơn giá FOB (Free on Board) vì trong giá CIF đã bao gồm chi phí vận chuyển đường biển, bảo hiểm và các khoản chi phí xuất khẩu khác.
• Giá DAP (Delivered at Place) thường cao hơn giá CFR (Cost and Freight) vì trong giá DAP, người bán chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa đến địa điểm do người mua chỉ định, bao gồm cả chi phí dỡ hàng.

Do đó, khi so sánh giá cả giữa các lô hàng khác nhau, cần lưu ý đến điều kiện Incoterms được áp dụng để có đánh giá chính xác.

Thông tin hàng hóa: Mô tả chi tiết hàng hóa (phù hợp với mô tả trong hợp đồng thương mại hoặc L/C), bao gồm số lượng, đơn vị tính, trọng lượng,..

Tổng số tiền: Tổng giá trị hóa đơn, ghi bằng cả số và chữ, kèm theo mệnh giá đồng tiền.

Ngoài những thông tin bắt buộc nêu trên, Commercial Invoice còn có thể bao gồm một số thông tin thường gặp khác, giúp cung cấp thêm chi tiết về giao dịch mua bán: 

• POL (Port of Loading): Cảng xếp hàng, nơi hàng hóa được bốc lên tàu hoặc phương tiện vận chuyển.
• POD (Port of Discharge): Cảng dỡ hàng, nơi hàng hóa được dỡ xuống từ tàu hoặc phương tiện vận chuyển.
• Vessel/Voyage: Tên tàu hoặc số hiệu chuyến bay vận chuyển hàng hóa.
• Destination: Đích đến của hàng hóa, thường trùng với POD.
• Marks & Numbers: Dấu hiệu và số hiệu ghi trên kiện hàng để phân biệt hàng hóa.
• Package: Số lượng kiện hàng, loại bao bì sử dụng.
• Gross Weight: Trọng lượng tổng của lô hàng.
• Measurement: Kích thước (dài, rộng, cao) của lô hàng.
• Terms of Sale: Điều khoản bán hàng, quy định về trách nhiệm và nghĩa vụ của người mua và người bán.
• Remarks: Ghi chú bổ sung, thông tin cần thiết khác liên quan đến giao dịch.

Tạm kết 

Qua bài viết trên, FPT Shop đã giải đáp cho bạn Commercial Invoice là gì và cung cấp một số thông tin cơ bản về loại hóa đơn này. Commercial Invoice đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động xuất nhập khẩu, mang đến nhiều lợi ích cho các bên liên quan. Việc sử dụng Commercial Invoice đúng cách góp phần đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong giao dịch, thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra hiệu quả và tuân thủ pháp luật. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn Commercial Invoice là gì, hãy chia sẻ cho bạn bè nếu bạn thấy hữu ích nhé! Chúc các bạn thành công.

Xem thêm: 

• Hóa đơn điện tử là gì? Cách tra hóa đơn điện tử
• Top 4 cách tra cứu đơn hàng bưu điện VNPost nhanh chóng và đơn giản nhất

Nếu bạn đang cần một chiếc laptop văn phòng để thực hiện các công việc văn phòng, FPT Shop là nơi cung cấp các loại thiết bị máy tính phù hợp nhất dành cho bạn. FPT Shop cung cấp đa dạng các mẫu laptop sinh viên - văn phòng với chất lượng và giá cả phải chăng. Xem ngay tại đây.

Laptop giá rẻ cho sinh viên