Danh mục hồ sơ là gì? Hướng dẫn chi tiết cách xây dựng danh mục hồ sơ theo Nghị định 30

Trong quá trình hiện đại hóa hành chính và quản lý tài liệu, việc xây dựng hệ thống lưu trữ khoa học, hiệu quả là điều không thể thiếu đối với các cơ quan, tổ chức. Đặc biệt, từ khi Nghị định 30/2020/NĐ-CP được ban hành, việc lập danh mục hồ sơ đã trở thành một yêu cầu bắt buộc, góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp và đồng bộ trong công tác văn thư. Vậy danh mục hồ sơ là gì và làm thế nào để xây dựng danh mục này đúng chuẩn? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

Danh mục hồ sơ là gì? Mẫu danh mục hồ sơ theo Nghị định 30 như thế nào?

Trước khi bắt tay vào xây dựng và áp dụng thực tế, bạn cần hiểu rõ danh mục hồ sơ là gì và vai trò của nó trong công tác quản lý văn bản, tài liệu. Bên cạnh đó, việc nắm được mẫu danh mục hồ sơ theo đúng quy định của Nghị định 30 sẽ giúp quá trình triển khai diễn ra dễ dàng và chính xác hơn.

Danh mục hồ sơ là gì?

Danh mục hồ sơ là gì? Theo quy định tại khoản 13 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức. Nói cách khác, đây là công cụ giúp các đơn vị chủ động quản lý và theo dõi việc hình thành, lưu trữ hồ sơ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Để hiểu rõ hơn, cần nắm được khái niệm “hồ sơ” và “lập hồ sơ” được quy định tại Nghị định này. Cụ thể:

• “Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân (khoản 14 Điều 3).
• “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định (khoản 15 Điều 3).

Từ đó có thể thấy, danh mục hồ sơ không chỉ là bảng tổng hợp đơn thuần mà còn là bước chuẩn bị quan trọng giúp việc thu thập, sắp xếp và lưu trữ tài liệu sau này được thực hiện bài bản, đúng quy trình.

Mẫu danh mục hồ sơ theo Nghị định 30 như thế nào?

Trước khi tiến hành lập danh mục hồ sơ, bạn cần nắm chắc khái niệm danh mục hồ sơ là gì và cách cấu trúc chuẩn của nó theo quy định. Hiện nay, mẫu Danh mục hồ sơ theo Nghị định 30 đã được quy định rõ tại Mục II Phụ lục V ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ‑CP. Bạn có thể tải về mẫu đầy đủ tại ĐÂY để chuẩn bị triển khai theo đúng tiêu chuẩn.

Cách lập danh mục hồ sơ theo Nghị định 30

Sau khi đã hiểu rõ danh mục hồ sơ là gì, việc xây dựng và triển khai danh mục hồ sơ một cách chính xác theo quy định là bước quan trọng để đảm bảo công tác quản lý văn thư, lưu trữ được thực hiện đồng bộ, hiệu quả. Theo Mục I Phụ lục V ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cách lập Danh mục hồ sơ được quy định chi tiết như sau:

Thành phần của danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ bao gồm các thành phần chính:

• Các đề mục.
• Số và ký hiệu của hồ sơ.
• Tiêu đề hồ sơ.
• Thời hạn bảo quản của hồ sơ.
• Người lập hồ sơ.

Đề mục trong danh mục hồ sơ

Đề mục được xây dựng theo một trong hai cách:

• Theo cơ cấu tổ chức (tức là tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức).
• Theo lĩnh vực hoạt động (tức là tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức).

Trong từng đề mục lớn, tiếp tục chia thành các đề mục nhỏ tương ứng với tên đơn vị (nếu theo cơ cấu tổ chức) hoặc các mặt hoạt động (nếu theo lĩnh vực hoạt động). Các hồ sơ trong từng đề mục nhỏ được sắp xếp theo nguyên tắc: Từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể.

• Đề mục lớn: Đánh số liên tục bằng chữ số La Mã (I, II, III,…).
• Đề mục nhỏ (nếu có): Đánh số bằng chữ số Ả Rập (1, 2, 3,…).
• Chữ viết tắt của đề mục lớn do cơ quan, tổ chức quy định, yêu cầu ngắn gọn, dễ hiểu.

Số và ký hiệu của hồ sơ

Bao gồm: Số thứ tự (chữ số Ả Rập) và ký hiệu (viết tắt đề mục lớn). Có thể áp dụng một trong hai cách đánh số:

• Đánh số liên tục trong toàn bộ Danh mục, bắt đầu từ số 01.
• Đánh số riêng theo từng đề mục lớn, mỗi đề mục bắt đầu từ số 01.

Tiêu đề hồ sơ

Tiêu đề cần thể hiện rõ ràng, súc tích nhưng vẫn khái quát được nội dung của văn bản, tài liệu sẽ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc.

Thời hạn bảo quản

Thời hạn bảo quản được xác định dựa trên quy định hiện hành, gồm hai loại:

• Vĩnh viễn.
• Có thời hạn cụ thể (tính theo số năm).

Phê duyệt và ban hành

Theo Điều 28 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, danh mục hồ sơ phải: Do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan để làm căn cứ lập hồ sơ.

Quy trình lập danh mục hồ sơ theo Nghị định 30

Căn cứ Điều 29 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc lập hồ sơ được thực hiện theo các bước cụ thể như sau:

(1) Yêu cầu khi lập hồ sơ

• Hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.
• Tài liệu trong hồ sơ cần liên quan chặt chẽ, phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc công việc được giải quyết.

(2) Mở hồ sơ

Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo danh mục đã ban hành hoặc theo kế hoạch công tác.

Phải cập nhật thông tin ban đầu về hồ sơ theo danh mục.

Trường hợp hồ sơ không có trong Danh mục, người thực hiện công việc tự xác định:

• Tiêu đề hồ sơ.
• Số và ký hiệu hồ sơ.
• Thời hạn bảo quản.
• Người lập hồ sơ.
• Thời điểm bắt đầu lập hồ sơ.

(3) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Người được giao nhiệm vụ phải:

• Thu thập và cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở.
• Bao gồm cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có).
• Bảo đảm toàn vẹn và đầy đủ, tránh thất lạc tài liệu.

(4) Kết thúc hồ sơ

Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong. Khi đó, người lập hồ sơ cần thực hiện:

• Rà soát lại toàn bộ văn bản, loại bỏ bản trùng, bản nháp không cần thiết.
• Xác định lại thời hạn bảo quản, chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp.
• Hoàn thiện và kết thúc hồ sơ.

Với hồ sơ giấy:

• Đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên.
• Viết Mục lục văn bản nếu hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
• Viết chứng từ kết thúc cho mọi hồ sơ.

Với hồ sơ điện tử:

• Cập nhật các thông tin còn thiếu vào Hệ thống quản lý.
• Biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Như vậy, việc xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ theo Nghị định 30 không chỉ giúp thống nhất quy trình xử lý văn bản mà còn góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp, khoa học trong công tác hành chính tại mỗi cơ quan, tổ chức.

Tạm kết

Việc hiểu rõ danh mục hồ sơ là gì và nắm vững quy trình xây dựng danh mục hồ sơ theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP không chỉ giúp các cơ quan, tổ chức tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý văn bản, tài liệu. Danh mục hồ sơ được lập đúng chuẩn sẽ là nền tảng quan trọng để việc lưu trữ, tra cứu, xử lý công việc diễn ra nhanh chóng, khoa học và đồng bộ hơn. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trong bài viết, bạn đọc có thể dễ dàng áp dụng vào thực tế để xây dựng danh mục hồ sơ hiệu quả, góp phần chuyên nghiệp hóa hoạt động hành chính trong đơn vị mình.

Nếu bạn đang cần một chiếc máy tính để bàn mạnh mẽ để phục vụ công việc văn phòng, học tập hay giải trí tại nhà, đừng bỏ lỡ các mẫu PC chất lượng tại FPT Shop. Đa dạng cấu hình, giá cả hợp lý, bảo hành chính hãng, đặt mua ngay hôm nay để được hỗ trợ tận tình và giao hàng nhanh chóng!

Máy tính để bàn giá tốt

Xem thêm: 

• Số hóa là gì? Tìm hiểu điểm khác biệt với chuyển đổi số và lý do nên số hóa là gì?
• Công nghệ số là gì? Những lợi ích và tính ứng dụng công nghệ số trong thời đại mới