Tìm hiểu về giấy đề nghị thanh toán và các mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất 2025

Giấy đề nghị thanh toán là loại chứng từ nội bộ được lập bởi cá nhân hoặc bộ phận có nhu cầu chi tiêu, nhằm yêu cầu phòng kế toán hoặc tài chính tiến hành chi trả cho một khoản chi phí cụ thể. Đây được xem là khâu trung gian quan trọng trong quy trình quản lý và kiểm soát dòng tiền của doanh nghiệp.

1. Tổng quan về giấy đề nghị thanh toán

Giấy đề nghị thanh toán là chứng từ quan trọng trong doanh nghiệp, giúp quản lý chi phí hiệu quả và đảm bảo tính hợp pháp của từng khoản chi. Đồng thời, đây cũng là căn cứ để kế toán theo dõi công nợ, kiểm soát việc chi trả và lưu giữ hồ sơ.

Giấy đề nghị thanh toán là gì?

Về bản chất, giấy đề nghị thanh toán công nợ là văn bản chính thức do bên cung ứng hàng hóa/dịch vụ (chủ nợ) lập và gửi đến bên mua hoặc bên sử dụng dịch vụ (con nợ), nhằm yêu cầu chi trả số tiền còn thiếu.

Một mẫu công văn đề nghị thanh toán thường bao gồm:

• Thông tin người lập giấy đề nghị (họ tên, phòng ban).
• Nội dung chi tiêu: Tạm ứng, mua sắm, thanh toán hợp đồng, chi phí công tác, hoàn ứng,…
• Số tiền cần thanh toán và phương thức chi trả (chuyển khoản/tiền mặt).
• Các chứng từ đi kèm: Hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu,…
• Thời gian lập, cùng chữ ký xác nhận của những bên có trách nhiệm (người đề nghị, trưởng phòng, kế toán, giám đốc,…).

Mục đích cuối cùng của giấy đề nghị thanh toán là tạo cơ sở pháp lý rõ ràng, thúc đẩy việc chi trả đúng tiến độ đã thỏa thuận trong hợp đồng.

2. Tại sao cần lập giấy đề nghị thanh toán?

Việc lập giấy đề nghị thanh toán không đơn thuần là thủ tục hành chính, mà còn là một khâu quan trọng trong quản lý tài chính, góp phần giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch, hiệu quả và bền vững.

Tăng cường kiểm soát chi tiêu: Mẫu giấy này là căn cứ để kế toán thẩm định, ngăn ngừa việc chi sai mục đích, sai quy trình hoặc vượt quá ngân sách được duyệt. Đồng thời, mọi khoản chi đều có kế hoạch rõ ràng, được ghi nhận và lưu trữ hợp lệ.

Giảm thiểu rủi ro thất thoát: Quy trình phê duyệt bằng chữ ký của các cấp liên quan giúp xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân. Nhờ vậy, doanh nghiệp hạn chế tình trạng thanh toán sai, chi tiêu bất hợp lý hay gian lận nội bộ.

Nâng cao tính minh bạch và chủ động: Người lập giấy phải chịu trách nhiệm cho đề nghị của mình, trong khi các phòng ban liên quan (kế toán, mua sắm, phê duyệt) có cơ sở để xử lý nhanh chóng và chính xác.

Hỗ trợ kiểm toán và lưu trữ hồ sơ: Giấy đề nghị thanh toán đóng vai trò là chứng từ quan trọng trong các đợt kiểm toán, đối chiếu công nợ hay quản lý tài chính nội bộ. Ngoài ra, nó còn giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất lịch sử giao dịch khi cần thiết cho mục đích kế toán, pháp lý hoặc quản trị.

3. Các các mẫu giấy đề nghị thanh toán phổ biến

Giấy đề nghị thanh toán trong hợp đồng xây dựng

Các nội dung cần có

• Xác nhận nhà thầu đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ theo hợp đồng, bao gồm cả bảo hành (nếu có).
• Trích dẫn điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng (ví dụ: thanh toán sau khi kết thúc thời hạn bảo hành).
• Giá trị hợp đồng và các phụ lục kèm theo.
• Số tiền đã được thanh toán.
• Số tiền còn lại cần thanh toán (ghi rõ bằng số và bằng chữ, có tính VAT).
• Thông tin tài khoản ngân hàng của bên yêu cầu thanh toán.

Căn cứ pháp lý liên quan

• Việc thanh toán trong hợp đồng xây dựng phải tuân theo loại hợp đồng, giá trị và các điều kiện đã ký theo Điều 19 Nghị định 37/2015/NĐ-CP.
• Các bên có quyền thỏa thuận về số lần thanh toán, giai đoạn, thời điểm, hồ sơ và điều kiện cụ thể.
• Thời gian thanh toán tối đa là 14 ngày làm việc kể từ ngày bên giao thầu tiếp nhận đủ bộ hồ sơ hợp lệ.

Giấy đề nghị thanh toán công nợ

Được sử dụng trong trường hợp cần nhắc nhở hoặc yêu cầu thanh toán đối với các giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Nội dung thường bao gồm:

• Tên doanh nghiệp, đơn vị và bộ phận lập giấy đề nghị.
• Thông tin cá nhân của người lập đề nghị (họ tên, phòng ban).
• Chi tiết thanh toán (hợp đồng, hóa đơn liên quan).
• Số tiền đề nghị thanh toán (ghi bằng số và bằng chữ).
• Danh mục chứng từ gốc kèm theo (hóa đơn, biên bản nghiệm thu, v.v.).
• Số tài khoản của bên đề nghị để nhận thanh toán.

Mẫu phiếu đề nghị thanh toán theo quy định Bộ Tài chính

Các biểu mẫu được ban hành theo Thông tư của Bộ Tài chính, nhằm đảm bảo tính pháp lý và phù hợp với chuẩn mực kế toán hiện hành. Bao gồm:

• Phiếu đề nghị thanh toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Áp dụng với doanh nghiệp vừa và nhỏ.

• Giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC: Dành cho đơn vị sự nghiệp, hành chính.

• Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: Áp dụng chung cho mọi loại hình doanh nghiệp.

• Biểu mẫu theo Thông tư 79/2019/TT-BTC: sử dụng trong lĩnh vực ngân sách và tài chính Nhà nước.

4. Những yêu cầu khi làm giấy đề nghị thanh toán

Trong quá trình chuẩn bị giấy đề nghị thanh toán cho cá nhân hoặc tổ chức, cần chú ý đến một số nguyên tắc quan trọng để vừa tuân thủ pháp luật, vừa bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan. Cụ thể:

Yêu cầu về hình thức và ngôn ngữ

• Ngôn ngữ: Văn bản cần sử dụng tiếng Việt chuẩn, đúng chính tả và ngữ pháp, đảm bảo diễn đạt rõ ràng, chính xác.
• Hình thức: Bố cục phải chặt chẽ, đầy đủ các mục theo quy định của văn bản hành chính.

Thông tin cần có trong giấy đề nghị thanh toán

• Tên doanh nghiệp/đơn vị và địa chỉ rõ ràng.
• Thông tin cá nhân của người lập đề nghị (họ tên, phòng ban, chức vụ).
• Nội dung thanh toán: Ghi rõ lý do, khoản chi, hợp đồng hoặc hóa đơn liên quan, kèm thời điểm phát sinh giao dịch.
• Số tiền yêu cầu: Phải thể hiện cả bằng số và bằng chữ để tránh nhầm lẫn.
• Danh mục chứng từ gốc hoặc bản sao được đính kèm.
• Số tài khoản ngân hàng của đơn vị/ cá nhân đề nghị để thực hiện thanh toán.

Lưu ý khi làm giấy đề nghị thanh toán công nợ

• Ghi rõ số hợp đồng, điều khoản liên quan và ngày ký (nếu có).
• Đảm bảo tên, địa chỉ của cả hai bên được trình bày đầy đủ, chính xác.
• Số tiền ghi bằng số và chữ phải thống nhất, tuyệt đối không tẩy xóa.
• Thông tin tài khoản ngân hàng cần cụ thể và đúng chuẩn.
• Văn bản phải có chữ ký của người đề nghị, kế toán trưởng và người có thẩm quyền phê duyệt theo quy định từng đơn vị.

5. Trường hợp và đối tượng làm giấy đề nghị thanh toán

Việc xác định đúng tình huống áp dụng và người có trách nhiệm lập giấy đề nghị thanh toán sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả, đảm bảo quy trình minh bạch, đúng thẩm quyền và nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động.

Các tình huống sử dụng giấy đề nghị thanh toán

Giấy đề nghị thanh toán được dùng trong nhiều trường hợp cụ thể, bao gồm:

• Thanh toán cho nhà cung cấp: Sau khi bên mua đã tiếp nhận hàng hóa/dịch vụ đầy đủ và có chứng từ đi kèm như hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu. Áp dụng cho các khoản như mua sắm hàng hóa, dịch vụ thuê ngoài, quảng cáo, logistics, chi phí agency,…
• Tạm ứng chi phí: Trường hợp cần ứng trước để phục vụ công việc như đi công tác, mua vật tư nhỏ, tổ chức sự kiện,… Người nhận tạm ứng sau đó phải lập giấy hoàn ứng kèm chứng từ gốc.
• Hoàn ứng (thanh toán tạm ứng): Khi đã sử dụng số tiền được tạm ứng, nhân sự cần nộp hóa đơn, chứng từ để quyết toán số tiền đã chi hoặc hoàn trả phần còn dư.
• Thanh toán chi phí nội bộ: Bao gồm các khoản như lương thưởng, trợ cấp, điện nước, văn phòng phẩm, hỗ trợ nhân sự, hoặc chi phí tổ chức hoạt động nội bộ.
• Thanh toán định kỳ hoặc trả góp: Dành cho các khoản chi có tính lặp lại như tiền thuê văn phòng, phí bản quyền, bảo trì phần mềm, dịch vụ theo tháng/quý/năm.

Ai là người lập giấy đề nghị thanh toán?

Tùy theo cơ cấu từng doanh nghiệp, trách nhiệm thường được phân định rõ ràng:

• Người trực tiếp phát sinh hoạt động mua sắm hoặc chi tiêu sẽ lập giấy đề nghị thanh toán.
• Sau đó, văn bản này được gửi đến kế toán trưởng để kiểm tra, rồi trình lên Giám đốc/Tổng Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) xem xét và phê duyệt.

Tạm kết

Những thông tin trên đã khái quát các điểm quan trọng liên quan đến giấy đề nghị thanh toán cùng những mẫu thường dùng hiện nay. Việc sử dụng đúng biểu mẫu không chỉ giúp quy trình thanh toán diễn ra thuận lợi, minh bạch mà còn tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật. Giấy đề nghị thanh toán hay công văn đề nghị thanh toán đóng vai trò làm căn cứ pháp lý để bảo vệ quyền lợi cho cả bên cung cấp và bên sử dụng dịch vụ. Do đó, người phụ trách cần lựa chọn loại mẫu phù hợp với từng giao dịch cũng như các quy định hiện hành.

Để lập các biểu mẫu một cách chính xác, bạn cần một chiếc laptop có cài đặt các phần mềm văn phòng chuyên nghiệp. Hãy sắm cho mình một chiếc laptop HP mỏng nhẹ chính hãng tại FPT Shop để học các kỹ năng văn phòng từ cơ bản đến chuyên sâu. Laptop HP tại FPT Shop với nhiều mẫu mã và phân khúc giá, bảo hành lâu dài cho khách hàng hài lòng và an tâm hơn khi mua hàng. Xem các sản phẩm tại đây:

Laptop HP

Xem thêm:

Tham khảo mẫu phiếu giao hàng cực chuẩn, đầy đủ dành cho Doanh nghiệp, Shop

Công văn là gì? Ai được ban hành công văn theo quy định của pháp luật hiện hành?