Hồ sơ xin việc gồm những gì? Danh sách đầy đủ và lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ xin việc

Khi tìm việc, một trong những bước đầu tiên và quan trọng nhất là chuẩn bị hồ sơ xin việc. Tuy nhiên, không ít người, đặc biệt là sinh viên mới ra trường vẫn còn bối rối, không biết hồ sơ xin việc gồm những gì, cần công chứng không, nộp bản gốc hay bản photo. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những giấy tờ cần thiết trong một bộ hồ sơ xin việc đầy đủ, đồng thời đưa ra một số lưu ý quan trọng khi nộp hồ sơ và quy định pháp luật liên quan.

Hồ sơ xin việc gồm những gì?

Hiện nay, Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP không có quy định bắt buộc cụ thể về các loại giấy tờ trong hồ sơ xin việc. Tuy nhiên, trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp đều yêu cầu ứng viên cung cấp một số giấy tờ cơ bản để đánh giá năng lực và xác minh thông tin cá nhân.

Vậy, hồ sơ xin việc gồm những gì? Dưới đây là danh sách các loại giấy tờ thông dụng nhất:

1. Đơn xin việc

Đơn xin việc là văn bản thể hiện mong muốn ứng tuyển vào một vị trí cụ thể. Đơn có thể viết tay hoặc đánh máy, cần trình bày ngắn gọn, đúng chính tả và thể hiện được thiện chí, sự chuyên nghiệp của ứng viên.

2. CV xin việc (Curriculum Vitae)

CV là bản tóm tắt thông tin cá nhân, quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và thành tích nổi bật. Đây là phần quan trọng nhất vì nó quyết định nhà tuyển dụng có tiếp tục xem xét hồ sơ của bạn hay không. CV cần trình bày rõ ràng, không lan man và phù hợp với vị trí ứng tuyển.

3. Sơ yếu lý lịch (có công chứng)

Sơ yếu lý lịch là bản khai chi tiết thông tin cá nhân, thường được bán sẵn tại các nhà sách. Ứng viên cần điền đầy đủ thông tin và mang đến chính quyền địa phương để xác nhận, công chứng. Nội dung bao gồm thông tin cá nhân, nhân thân, quá trình học tập, công tác, tình trạng hôn nhân…

4. Bản photo bằng cấp, chứng chỉ (cần công chứng)

Tùy theo yêu cầu của công việc, bạn nên nộp bản sao có công chứng các văn bằng liên quan như bằng tốt nghiệp đại học, cao đẳng, chứng chỉ ngoại ngữ, chứng chỉ tin học, chứng chỉ nghề… Việc này giúp nhà tuyển dụng xác minh trình độ và kỹ năng của bạn.

5. Bản photo CMND/CCCD (cần công chứng)

Đây là giấy tờ bắt buộc để xác minh danh tính ứng viên. Một số công ty còn yêu cầu thêm bản sao sổ hộ khẩu hoặc giấy khai sinh để phục vụ công tác lưu trữ hồ sơ nhân sự.

6. Giấy khám sức khỏe

Giấy khám sức khỏe là căn cứ để nhà tuyển dụng xem xét bạn có đủ điều kiện về thể chất để đảm nhận công việc hay không. Loại giấy này cần được cấp bởi cơ sở y tế có thẩm quyền và thường chỉ có hiệu lực trong vòng 6 tháng.

7. Ảnh thẻ 3x4 hoặc 4x6

Ảnh thẻ dùng để dán vào sơ yếu lý lịch hoặc làm thẻ nhân viên sau này. Ảnh nên được chụp rõ nét, nghiêm túc, phông nền trắng hoặc xanh, trang phục lịch sự.

8. Giấy tờ bổ sung khác (theo yêu cầu công ty)

Bên cạnh các giấy tờ cơ bản kể trên, một số công ty có thể yêu cầu thêm các giấy tờ sau:

• Thư giới thiệu: Nếu bạn được một người trong công ty giới thiệu, thư này sẽ giúp tăng độ tin cậy và tạo ấn tượng tốt hơn.
• Quyết định nghỉ việc tại công ty cũ: Được dùng để xác minh thời gian làm việc trước đó.
• Bản sao hợp đồng lao động cũ: Đối với vị trí yêu cầu kinh nghiệm rõ ràng, đây sẽ là căn cứ bổ sung quan trọng.

Xem thêm: CV xin việc gồm những gì? Viết CV như thế nào để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng?

Làm giả hồ sơ xin việc có sao không?

Làm giả giấy tờ trong hồ sơ xin việc là hành vi vi phạm pháp luật. Nếu bị phát hiện, người lao động có thể bị xử phạt hành chính, chấm dứt hợp đồng lao động, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu hành vi gây hậu quả nghiêm trọng hoặc sử dụng giấy tờ giả để chiếm đoạt tài sản.

Theo Điều 14 Nghị định 144/2021/NĐ-CP, người làm giả giấy tờ để xin việc có thể bị phạt tiền từ 5 triệu đến 10 triệu đồng, đồng thời bị xử lý theo các quy định khác liên quan đến hành vi gian lận.

Khi nghỉ việc, công ty có phải trả lại hồ sơ xin việc không?

Đây là câu hỏi phổ biến đối với người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng. Hiện tại, pháp luật không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải trả lại toàn bộ hồ sơ xin việc cho người lao động. Tuy nhiên, người lao động có quyền đề nghị công ty hoàn trả các giấy tờ bản gốc hoặc giấy tờ cá nhân (như bằng cấp, chứng chỉ công chứng, CMND...) nếu không còn sử dụng đến nữa.

Vì vậy, khi nộp hồ sơ, bạn nên nộp bản sao công chứng thay vì bản gốc để tránh rủi ro thất lạc hoặc mất tài liệu quan trọng.

Những điều lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin việc

Ngoài việc biết hồ sơ xin việc gồm những gì, thì để chuẩn bị tốt nhất trong quá trình ứng tuyển, bạn cũng cần lưu ý:

• Luôn chuẩn bị nhiều bản photo công chứng trước khi đi phỏng vấn.
• Tránh viết tay sơ yếu lý lịch hoặc đơn xin việc cẩu thả, sai chính tả.
• Đảm bảo thông tin giữa các giấy tờ nhất quán (họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi ở…).
• Giữ bản chính ở nhà, chỉ mang bản sao khi cần nộp.

Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trong bộ hồ sơ không chỉ giúp bạn tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng mà còn tránh mất cơ hội việc làm do thiếu sót hoặc bất cẩn.

Lời kết

Qua bài viết này, hy vọng bạn đã nắm rõ hồ sơ xin việc gồm những gì và các quy định liên quan đến việc chuẩn bị, nộp, cũng như bảo quản hồ sơ. Đây là bước đệm quan trọng mở ra cánh cửa đến với công việc mơ ước, nên đừng xem nhẹ nhé.

Bạn đã biết hồ sơ xin việc gồm những gì, giờ là lúc chuẩn bị công cụ làm việc thật chuyên nghiệp! Sở hữu ngay máy tính chính hãng tại FPT Shop, giúp hỗ trợ soạn CV, nộp hồ sơ online nhanh chóng, hiệu quả hơn ngay tại đây:

• Máy tính xách tay.

Xem thêm:

• Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn trong CV: Cách viết ấn tượng giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng
• Tải mẫu CV xin việc file Word gây ấn tượng với nhà tuyển dụng ngay tại đây!
• Tải ResumeBuilder: Tạo hồ sơ xin việc chuyên nghiệp trong 15 phút