Hybrid meeting là gì? Nguyên nhân họp kém hiệu quả và giải pháp tối ưu

Hybrid meeting từng được ca ngợi là bước tiến trong tư duy tổ chức, mang lại sự linh hoạt cho người lao động hậu đại dịch. Tuy nhiên, theo báo cáo từ Forrester Research, chính Hybrid meeting lại đang là nguyên nhân làm giảm hiệu suất làm việc nghiêm trọng. Trong bài viết này, FPT Shop sẽ cùng bạn tìm hiểu Hybrid meeting là gì, vì sao mô hình họp này gây tranh cãi và cách để kiểm soát chúng trong môi trường công sở hiện đại.

Hybrid meeting là gì?

Hybrid meeting là gì? Đây là hình thức họp kết hợp giữa người tham gia trực tiếp tại văn phòng và những người tham dự từ xa thông qua nền tảng trực tuyến như Zoom, Google Meet hoặc Microsoft Teams.

Trong Hybrid meeting, vai trò của người điều phối (gọi là hybrid moderator) là rất quan trọng. Họ chịu trách nhiệm cân bằng trải nghiệm giữa hai nhóm tham dự, đảm bảo rằng không ai bị gạt ra ngoài luồng thông tin, dù đang ở đâu.

Vì sao Hybrid meeting trở nên phổ biến?

Sự trỗi dậy của Hybrid meeting hậu Covid-19

Kể từ năm 2020, Hybrid meeting phát triển mạnh do nhu cầu giao tiếp từ xa. Nhiều doanh nghiệp chuyển sang mô hình linh hoạt và xem Hybrid meeting như công cụ kết nối hữu hiệu. Tuy nhiên, theo thời gian, số lượng các buổi họp tăng nhanh, dẫn đến việc nhân viên phải tham dự liên tục và không còn thời gian cho công việc chuyên môn.

Hybrid meeting là gì 2

Hybrid meeting khiến nhiều người trễ deadline

Theo CEO của Otter.ai, Sam Liang, các cuộc họp liên tục khiến nhân viên mất tới 1/3 quỹ thời gian làm việc, trong đó 31% cuộc họp bị đánh giá là không cần thiết. Điều này gây ra hệ lụy đáng lo ngại, đặc biệt với các cấp lãnh đạo – những người có nguy cơ trễ tiến độ cao hơn tới 30% vì liên tục bị gián đoạn bởi các cuộc gọi video.

Hệ lụy tiềm ẩn từ việc lạm dụng Hybrid meeting là gì?

Việc tổ chức quá nhiều cuộc họp dạng hybrid mang lại nhiều hệ quả tiêu cực mà các tổ chức không thể xem nhẹ.

Giảm năng suất và hiệu quả làm việc

Hybrid meeting thường bị kéo dài không cần thiết, thiếu mục tiêu cụ thể và thường xuyên bị gián đoạn bởi yếu tố kỹ thuật. Một nghiên cứu của Harvard Business Review chỉ ra rằng 70% nhân viên cảm thấy các cuộc họp đang làm giảm hiệu quả công việc của họ.

Gia tăng áp lực tâm lý và rối loạn lịch trình

Sự trùng lặp lịch họp, yêu cầu tham gia nhiều nền tảng hội họp cùng lúc khiến nhân viên dễ bị kiệt sức. Các nghiên cứu gần đây cho thấy người lao động có thể phải sử dụng tới 10 ứng dụng khác nhau chỉ để tham gia và theo dõi các cuộc họp hàng tuần.

Mất kiểm soát về văn hóa giao tiếp

Việc thiếu quy định cụ thể trong quản lý Hybrid meeting khiến nhiều tổ chức rơi vào tình trạng “họp vì thói quen”. Nhân viên không còn thấy giá trị trong những lần trao đổi nhóm, dẫn đến tâm lý thụ động và thiếu kết nối nội bộ.

Giải pháp cải thiện chất lượng cuộc họp Hybrid meeting

Dù vẫn còn gây nhiều tranh cãi về hiệu quả, Hybrid meeting hoàn toàn có thể trở thành công cụ kết nối và quản lý hiệu quả nếu được tổ chức khoa học. Doanh nghiệp cần xem đây là một phần trong chiến lược quản lý nhân sự và năng suất, thay vì áp dụng một cách cứng nhắc.

Định nghĩa lại mục tiêu của các cuộc họp

Doanh nghiệp cần đánh giá rõ ràng đâu là tình huống cần tổ chức họp. Không phải vấn đề nào cũng cần Hybrid meeting. Ví dụ, các cuộc họp chỉ để cập nhật tiến độ hoặc chia sẻ thông tin có thể được thay thế bằng email hoặc các công cụ quản lý công việc như Asana, Trello hoặc Slack. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt áp lực họp hành không cần thiết.

Cho phép nhân viên chủ động đánh giá mức độ cần thiết

Một nghiên cứu thực tiễn tại Asana với thử nghiệm “cuộc họp ngày tận thế” đã chỉ ra rằng, khi nhân viên được quyền xóa bỏ các cuộc họp không cần thiết trong 48 giờ và chỉ thêm lại những cuộc họp họ cho là quan trọng, năng suất làm việc tăng đáng kể. Kết quả, Asana tiết kiệm được 265 giờ họp mỗi tháng và giúp nhân viên tập trung hơn vào công việc chính. Điều này chứng minh rằng việc trao quyền quyết định cho nhân viên sẽ mang lại hiệu quả đáng kể.

Tối ưu thời lượng và tần suất họp

Hybrid meeting không nên kéo dài quá 30 phút nếu không thực sự cần thiết. Ngoài ra, các tổ chức nên giới hạn số lượng cuộc họp trong tuần và có những khoảng thời gian “free meeting” như chính sách “Thứ Tư không họp hành” mà Shopify đã áp dụng thành công.

Tận dụng công nghệ hỗ trợ thông minh

Việc áp dụng công nghệ là chìa khóa giúp Hybrid meeting hiệu quả hơn. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ ghi chú tự động như Otter.ai, tích hợp tính năng chia phòng breakout trong Zoom, hoặc các công cụ đồng bộ tài liệu trên nền tảng đám mây. Những công nghệ này giúp người điều phối giảm áp lực quản lý, đồng thời đảm bảo tất cả thành viên dù ở xa hay trực tiếp đều tiếp cận được thông tin đầy đủ.

Trao quyền và khuyến khích cải tiến văn hóa họp

Doanh nghiệp nên xem Hybrid meeting như một phần của văn hóa làm việc hiện đại. Hãy tạo ra các cuộc khảo sát nội bộ để lắng nghe ý kiến nhân viên về cách cải thiện cuộc họp. Vinh danh các sáng kiến cải tiến hoặc những nhóm đã giúp tinh giản quy trình họp là cách tốt để xây dựng văn hóa họp lành mạnh và gắn kết. Việc trao quyền và khuyến khích nhân viên tham gia cải tiến sẽ giúp Hybrid meeting thực sự trở thành công cụ tăng hiệu suất thay vì trở thành gánh nặng.

Tạm kết

Qua bài viết, hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn Hybrid meeting là gì, cũng như những tác động của nó đối với năng suất lao động hiện nay. Dù là phương thức phổ biến trong thời đại làm việc kết hợp, Hybrid meeting cần được tổ chức hợp lý để tránh biến thành rào cản trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Việc làm chủ cuộc họp, quản lý thời gian và thông tin sẽ hiệu quả hơn khi bạn sở hữu một thiết bị công nghệ tối ưu. Khám phá ngay các dòng laptop mỏng nhẹ tại FPT Shop – trợ thủ đắc lực cho những người làm việc linh hoạt, thường xuyên họp hành online.