Giới thiệu về Microsoft Syntex: Phần mềm tự động hóa quy trình và quản lý thông tin

Để biết chính xác Microsoft Syntex gồm các tính năng gì và ứng dụng ra sao, hãy cùng FPT Shop tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!

Các tính năng trên Microsoft Syntex hỗ trợ người dùng

Microsoft Syntex là một phần mềm của Microsoft 365, xây dựng trên nền tảng Microsoft SharePoint và sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI). Nó cung cấp các công cụ và tính năng để quản lý thông tin, tự động hóa quy trình làm việc và trích xuất dữ liệu từ tài liệu và hồ sơ.

Một trong những khả năng chính của Microsoft Syntex là khả năng chuyển đổi dữ liệu không cấu trúc thành thông tin có giá trị. Điều này có ý nghĩa rất lớn vì hầu hết dữ liệu trong tổ chức thường tồn tại dưới dạng không cấu trúc, chẳng hạn như tài liệu văn bản, email, thông tin từ hệ thống CRM, và nhiều nguồn dữ liệu khác. Microsoft Syntex sử dụng các thuật toán AI để phân tích và hiểu nội dung của các tài liệu này, từ đó trích xuất thông tin quan trọng, nhận dạng thực thể và tạo ra các siêu dữ liệu (metadata) hữu ích.

Dưới đây là chi tiết các tính năng đặc trưng có trên Microsoft Syntex:

Tính năng nâng cao

Syntex là một dịch vụ của Microsoft 365 và SharePoint, được xây dựng dựa trên công nghệ AI để tự động phân loại, trích xuất thông tin và áp dụng các quy trình công việc cho dữ liệu không cấu trúc. 

Bạn có thể xây dựng mô hình Syntex để phù hợp với nhu cầu và cách hiểu của riêng mình. Bằng cách huấn luyện mô hình với dữ liệu mẫu, Syntex có thể tự động xác định các phần tử quan trọng, như tên, ngày tháng, địa chỉ và số điện thoại từ các tài liệu không cấu trúc.

Xử lý tài liệu thông minh

Syntex là một công cụ mạnh mẽ trong việc hiểu, gắn thẻ và bảo mật thông tin một cách hiệu quả. Có khả năng phân loại và gắn thẻ nội dung dựa trên dữ liệu được trích xuất từ tài liệu, giúp tổ chức và tìm kiếm thông tin một cách hiệu quả. Đồng thời, Syntex cũng cung cấp khả năng bảo mật thông tin bằng cách sử dụng nhãn lưu giữ.

Một tính năng quan trọng của Syntex là tích hợp với Microsoft Viva Topics. Với việc sử dụng các nhãn và thẻ phân loại từ Syntex, bạn có thể biến nội dung của mình thành kiến thức có giá trị. Viva Topics cho phép tổ chức xây dựng và quản lý các chủ đề thông qua việc tổ chức, liên kết và hiển thị thông tin liên quan trong ngữ cảnh. Điều này giúp người dùng truy cập và khám phá kiến thức một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Dịch thuật và lập bảng tóm tắt

Trong trường hợp tổ chức của bạn là một doanh nghiệp đa quốc gia, tính năng dịch thuật trong Microsoft Syntex sẽ rất hữu ích. Bạn sẽ có thể dịch chính xác nội dung và tài liệu từ nhiều ngôn ngữ khác nhau. Tính năng này sử dụng trí tuệ nhân tạo để cung cấp dịch văn bản chất lượng, giúp tăng cường khả năng giao tiếp và hiểu biết giữa các thành viên trong tổ chức.

Ngoài ra, tính năng tạo bảng tóm tắt bằng trí tuệ nhân tạo cũng là một lợi ích quan trọng của Microsoft Syntex. Tính năng này giúp người dùng tập trung vào những nội dung quan trọng nhất. Syntex có thể tự động chọn lọc các ý chính từ nội dung theo yêu cầu hoặc theo quy tắc đã được thiết lập, để tạo ra bảng tóm tắt nội dung đầy đủ và chi tiết nhất. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực cho người dùng khi cần nắm bắt thông tin quan trọng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Cung cấp tài liệu tham khảo

Microsoft Syntex cung cấp các tính năng hữu ích để tạo ra các tài liệu tham khảo như hợp đồng, hóa đơn và các tài liệu khác. Bằng cách sử dụng mẫu và siêu dữ liệu, bạn có thể tạo ra các tài liệu này một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Khả năng xử lý âm thanh, hình ảnh, video

Syntex có khả năng nhận dạng và gắn thẻ cho hàng ngàn đối tượng khác nhau trong hình ảnh một cách tự động. Bằng cách sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) có thể trích xuất cả văn bản từ hình ảnh, giúp cải thiện trải nghiệm tìm kiếm trong SharePoint và Exchange.

Syntex cung cấp tính năng tự động trích xuất văn bản từ nội dung âm thanh, bao gồm cả từ các cuộc họp. Người dùng sẽ dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin trong các tệp âm thanh.

Microsoft Stream, một dịch vụ quản lý video trong Microsoft 365 sẽ tích hợp với Syntex để tự động tạo bản chép lại video. Tính năng này hỗ trợ tự động dịch và tạo phụ đề cho video trong 28 ngôn ngữ khác nhau, giúp tiếp cận thông tin quan trọng trong nội dung đa phương tiện vô cùng dễ dàng.

Kết nối nội dung hiệu quả

Tạo chữ ký điện tử

Microsoft Syntex không cung cấp trực tiếp tính năng tạo chữ ký điện tử. Tuy nhiên, bạn trong việc tạo chữ ký điện tử đẹp và nhanh chóng thông qua một số ứng dụng và dịch vụ khác trong Microsoft 365.

Khả năng tìm kiếm

Microsoft Syntex tích hợp với Microsoft Search để cung cấp một trải nghiệm tìm kiếm đỉnh cao. Bằng cách sử dụng trí tuệ nhân tạo và khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên, Syntex cung cấp nhiều thông tin chuyên sâu hơn và hiểu ngữ nghĩa để cải thiện quá trình tìm kiếm và truy xuất thông tin.

Tính năng trí tuệ nhân tạo của Syntex cho phép nó hiểu và phân tích ngữ cảnh của tài liệu. Do đó phần mềm sẽ cung cấp kết quả tìm kiếm chính xác hơn và hiển thị thông tin liên quan đến yêu cầu tìm kiếm của người dùng hơn.

Một số cải tiến ở thời điểm hiện tại về chức năng tìm kiếm như sau:

• Người dùng có thể đặt câu hỏi chi tiết thông qua truy vấn.
• Tìm kiếm theo khái niệm thay vì từ khóa như trước đây.
• Bổ sung thêm phần Nhân viên có thể hỏi.

Tính năng chú thích

Với tính năng này, bạn có thể viết tay, ghi chú hoặc che bớt thông tin nhạy cảm trên nội dung mà không cần phải sửa tệp gốc.

Bộ xử lý nội dung

Microsoft Syntex cung cấp khả năng xử lý nội dung thông qua việc xây dựng quy tắc và kích hoạt các hành động tự động. Bằng cách thiết lập quy tắc, bạn có thể định nghĩa các điều kiện và hành động tương ứng để xử lý nội dung.

Ví dụ: Bạn có thể thiết lập quy tắc để tự động giao dịch khi một điều kiện nhất định được đáp ứng trong nội dung. Điều này có thể giúp tự động hóa quy trình kinh doanh, như xác định và xử lý tự động các yêu cầu giao dịch từ tài liệu hoặc cảnh báo về các sự kiện quan trọng.

Bộ tăng tốc giải pháp

Bạn có thể dùng bộ tăng tốc giải pháp cho các mẫu hình cũng như kịch bản mà mọi tổ chức hay gặp phải để quản lý hợp đồng hiệu quả.

Tính năng quản lý

Sao lưu và phục hồi dữ liệu

Microsoft Syntex cung cấp tính năng sao lưu mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu và nội dung của người dùng. Bằng cách sử dụng tính năng này, người dùng có thể tiến hành sao lưu và phục hồi dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Tính năng sao lưu của Syntex cho phép người dùng duy trì trạng thái của dữ liệu trên đám mây, bao gồm Syntex, SharePoint, OneDrive và Exchange. Bạn có khả năng truy cập và khôi phục thông tin từ bất kỳ khoảng thời gian nào trong quá khứ, thậm chí cả những năm trước đây.

Việc lưu trữ nội dung sao lưu trong Microsoft Cloud giúp đảm bảo tính thuận tiện và an toàn. Dữ liệu của bạn được bảo vệ khỏi các rủi ro như phần mềm độc hại hoặc mất dữ liệu, bạn cũng có thể phục hồi dữ liệu một cách nhanh chóng khi cần thiết.

Phát triển kho lưu trữ dữ liệu

Dự kiến trong tương lai, Microsoft Syntex có thể cung cấp khả năng chuyển các nội dung kém quan trọng từ SharePoint và Microsoft Teams sang kho lưu trữ với chi phí thấp hơn. Tính năng này sẽ nhằm giúp tổ chức tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa việc quản lý dữ liệu.

Quản lý nội dung và bảo mật

Syntex Protector trong Microsoft Syntex đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nội dung và bảo mật dữ liệu. Dưới đây là những điểm mạnh của Syntex Protector:

• Kiểm soát truy cập nội dung: Syntex Protector cho phép bạn thiết lập chính sách kiểm soát truy cập chi tiết để chỉ cho phép những người được ủy quyền truy cập vào nội dung cực kỳ quan trọng. Bằng cách hạn chế quyền truy cập dựa trên vai trò và quyền của từng người dùng, ứng dụng đảm bảo chỉ những người cần thiết mới có thể xem và có quyền sửa đổi các dữ liệu quan trọng.
• Theo dõi và báo cáo: Syntex Protector sử dụng trí tuệ nhân tạo để phân tích và cung cấp thông tin chi tiết về việc chia sẻ dữ liệu quá mức. Bạn có thể theo dõi và báo cáo về tình trạng truy cập dữ liệu một cách chi tiết, từ đó đưa ra các biện pháp bảo mật hiệu quả và phòng ngừa các rủi ro tiềm ẩn.
• Quản lý quyền truy cập: Syntex Protector cung cấp khả năng quản lý quyền truy cập vào các trang web và nội dung. Chủ sở hữu dữ liệu có thể xem xét và kiểm soát quyền truy cập, đảm bảo rằng chỉ những người được phép thực sự mới có thể truy cập vào nội dung quan trọng của họ. 

Như vậy, Syntex Protector không chỉ đơn giản là một công cụ quản lý truy cập, mà còn là một phần quan trọng trong việc bảo vệ và kiểm soát dữ liệu trong môi trường Microsoft 365. 

Hệ sinh thái của Microsoft Syntex

Để tăng cường hiệu quả của phần mềm và cung cấp trải nghiệm người dùng tốt nhất, Microsoft đã xây nên một hệ sinh thái bao gồm các phần mềm đối tác như: Adobe, Avepoint, DocuSign, Protiviti,...

Tạm kết

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc quản lý thông tin và nội dung là một thách thức quan trọng đối với các doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết này đã cung cấp cho bạn một số thông tin cơ bản về Microsoft Syntex - phần mềm cung cấp các công cụ nâng cao khả năng quản lý nội dung và thông tin của tổ chức.

Xem thêm:

• Microsoft Publisher là gì? Phần mềm này có những tính năng nào nổi bật nhất?
• Mách bạn cách thêm ChatGPT vào thanh Sidebar trên Microsoft Edge để truy cập nhanh hơn
• Khám phá Viva Engage: Phiên bản nâng cấp của Yammer giúp doanh nghiệp tăng cường gắn kết nhân viên trong thời đại số

Là tập đoàn công nghệ hàng đầu Việt Nam, FPT Shop luôn mang đến người dùng các sản phẩm chất lượng và uy tín. Nếu muốn mua sản phẩm công nghệ từ các thương hiệu nổi tiếng thế giới, hãy truy cập ngay vào website của chúng tôi để cập nhật nhanh mẫu mã mới nhất với giá cả phải chăng.

Tham khảo ngay tại đây: iPad