Xác nhận sơ yếu lý lịch online được không? Những quy định và thực tế cần biết

Trong quá trình làm hồ sơ xin việc, nhiều công ty yêu cầu người lao động cung cấp sơ yếu lý lịch có xác nhận của Ủy ban nhân dân (UBND) xã, phường nơi cư trú. Việc này dẫn đến một thắc mắc rất phổ biến: liệu có xác nhận sơ yếu lý lịch online được không? Thực chất, đây không phải vấn đề đơn giản.

Xác nhận sơ yếu lý lịch online được không?

Khi mà công nghệ bùng nổ như hiện tại, có rất nhiều thủ tục hành chính đã được chuyển đổi số. Do vậy, người dân kỳ vọng có thể xác thực sơ yếu lý lịch qua mạng mà không cần đến trực tiếp cơ quan hành chính.

Tuy nhiên, để hiểu rõ câu trả lời, cần nắm được bản chất của hành vi “xác nhận sơ yếu lý lịch” và những quy định pháp lý liên quan đến thủ tục này.

Bản chất của việc xác nhận sơ yếu lý lịch là gì?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc xác nhận sơ yếu lý lịch thực chất là một hình thức chứng thực chữ ký của người khai trên giấy tờ, văn bản. Cơ quan có thẩm quyền (thường là UBND cấp xã) chỉ chứng thực rằng chữ ký trong sơ yếu lý lịch là của người yêu cầu chứng thực. Cơ quan này không có trách nhiệm xác minh nội dung thông tin trong sơ yếu lý lịch có đúng hay không.

Theo Điều 23 của cùng Nghị định, người yêu cầu chứng thực phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung mình khai trong sơ yếu lý lịch. Người thực hiện chứng thực chỉ chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký, không xác minh lý lịch cá nhân như học vấn, nơi ở, quá trình công tác…

Thủ tục chứng thực chữ ký trong sơ yếu lý lịch hiện nay

Dựa trên Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thủ tục chứng thực chữ ký bao gồm các bước chính sau:

Bước 1: Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình:

• Thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.
• Bản sơ yếu lý lịch đã điền thông tin và chưa ký tên.

Bước 2: Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra giấy tờ, đánh giá tình trạng nhận thức của người yêu cầu. Nếu đủ điều kiện sẽ yêu cầu người đó ký tên trực tiếp trước mặt cán bộ chứng thực.

Bước 3: Sau khi ký, cơ quan chứng thực:

• Ghi lời chứng thực chữ ký theo mẫu.
• Ký tên, đóng dấu và điền thông tin vào sổ chứng thực.

Với văn bản có từ hai trang trở lên, lời chứng được ghi ở trang cuối, nếu có nhiều tờ giấy thì phải đóng dấu giáp lai để đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản.

Điều quan trọng là chữ ký phải được thực hiện trực tiếp tại cơ quan chứng thực. Do đó, với câu hỏi xác nhận sơ yếu lý lịch online được không, câu trả lời theo quy định hiện hành là chưa thể thực hiện online.

Vậy có xác nhận sơ yếu lý lịch online được không?

Câu trả lời là Không. Dù nhiều thủ tục đã được đưa lên môi trường internet, hiện tại pháp luật chưa có quy định cho phép chứng thực chữ ký online, bao gồm cả sơ yếu lý lịch. Việc chứng thực điện tử hiện mới áp dụng cho bản sao điện tử từ bản chính chứ không áp dụng với chữ ký cá nhân trên sơ yếu lý lịch.

Bởi lẽ, quy trình yêu cầu người thực hiện ký trước mặt cán bộ chứng thực nhằm đảm bảo không xảy ra giả mạo. Do đó, trong giai đoạn hiện nay, người dân vẫn bắt buộc phải đến trực tiếp UBND cấp xã hoặc các cơ quan có thẩm quyền để thực hiện chứng thực chữ ký trong sơ yếu lý lịch.

Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực chữ ký sơ yếu lý lịch?

Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, ba cơ quan sau có quyền và trách nhiệm chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch:

• UBND cấp xã, phường, thị trấn – là nơi phổ biến nhất mà người dân đến để chứng thực.
• Phòng Tư pháp cấp huyện, quận, thị xã – thường phục vụ các thủ tục chuyên sâu hơn.
• Văn phòng công chứng – được công nhận và hoạt động theo Luật Công chứng 2014.

Như vậy, người dân có thể chọn một trong ba nơi trên để thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký, tùy thuộc vào điều kiện và vị trí địa lý.

Có thể làm sơ yếu lý lịch điện tử, nhưng không thể chứng thực online

Một số nền tảng đã hỗ trợ khai sơ yếu lý lịch trực tuyến như Cổng Dịch vụ công quốc gia, nhưng vẫn yêu cầu in ra giấy và thực hiện bước chứng thực trực tiếp. Việc này càng khẳng định rằng nếu bạn đang thắc mắc xác nhận sơ yếu lý lịch online được không, thì thực tế là không thể xác nhận chữ ký trên sơ yếu lý lịch một cách hoàn toàn trực tuyến.

Việc điện tử hóa chỉ giúp giảm bước viết tay và tiết kiệm thời gian trong khâu chuẩn bị hồ sơ. Việc xác nhận vẫn cần sự hiện diện trực tiếp của người làm sơ yếu lý lịch.

Vậy tương lai có thể xác nhận sơ yếu lý lịch online không?

Câu trả lời hiện còn bỏ ngỏ, nhưng sẽ phụ thuộc vào sự hoàn thiện về pháp lý và hạ tầng kỹ thuật. Nếu có thể tích hợp công nghệ xác thực định danh điện tử (eKYC), chữ ký số, và quy định rõ ràng về việc xác thực từ xa, khi đó câu hỏi xác nhận sơ yếu lý lịch online được không mới có đáp án chính xác.

Tuy nhiên, hiện nay việc này chưa được pháp luật công nhận nên người dân không nên nhầm lẫn việc khai online với việc xác nhận hợp lệ sơ yếu lý lịch.

Tạm kết

Tổng kết lại, dù xác nhận sơ yếu lý lịch online được không là thắc mắc hợp lý trong bối cảnh chuyển đổi số, nhưng hiện nay câu trả lời vẫn là không thể. Pháp luật yêu cầu người ký sơ yếu lý lịch phải thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền, với sự giám sát của người thực hiện chứng thực.

Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ xin việc, hãy đến UBND cấp xã hoặc văn phòng công chứng để thực hiện chứng thực chữ ký đúng quy định. Tránh mất thời gian vào các dịch vụ online không được pháp luật công nhận để đảm bảo hồ sơ của bạn được chấp nhận một cách hợp pháp.

Ngoài ra, đừng quên sắm cho mình một chiếc laptop với chất lượng tốt để tra cứu các thủ tục hành chính dễ dàng hơn và hỗ trợ cho công việc của mình:

• Laptop văn phòng

Xem thêm:

• Cách tra cứu hồ sơ dịch vụ công đơn giản, nhanh chóng tại nhà
• Hướng dẫn xin cấp lại căn cước công dân online chi tiết từ A-Z
• Công chứng sơ yếu lý lịch ở đâu cho đúng quy định và tiện lợi