Biên lai là gì? Khái niệm, căn cứ pháp lý và phạm vi sử dụng theo quy định pháp luật

Biên lai không chỉ là chứng từ xác nhận đã nộp tiền mà còn có giá trị pháp lý trong công tác kiểm tra, quyết toán. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn biên lai là gì.

Biên lai là gì?

Theo quy định pháp luật hiện hành, biên lai là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí hoặc cơ quan/đơn vị được ủy quyền lập khi thu tiền các khoản phí, lệ phí và một số khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước. Biên lai có thể tồn tại dưới dạng điện tử hoặc dạng giấy (biên lai đặt in hoặc tự in) và phải tuân thủ chuẩn dữ liệu, mẫu biểu theo quy định pháp luật.

Hình thức của biên lai

Biên lai có hai hình thức chính: Biên lai điện tử và biên lai giấy.

Biên lai điện tử

Là chứng từ ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí lập và gửi cho người nộp thông qua phương tiện điện tử theo quy định pháp luật.

Biên lai giấy

Là loại biên lai giấy do cơ quan quản lý thuế đặt in và phát hành cho các tổ chức thu phí, lệ phí sử dụng. Loại biên lai này thường không in sẵn mệnh giá và được quản lý theo quy định của cơ quan thuế.

Thời điểm lập biên lai

Theo quy định sửa đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí hoặc đơn vị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải lập biên lai ngay tại thời điểm thu hoặc khấu trừ và giao cho người nộp theo đúng quy định pháp luật.

Phạm vi sử dụng biên lai

Biên lai được sử dụng để xác nhận việc đã thu các khoản phí, lệ phí, thuế hoặc các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước. Đây là chứng từ có giá trị pháp lý để cơ quan, đơn vị thu và người nộp sử dụng trong quá trình kiểm tra, quyết toán và hạch toán.

Tuy nhiên, biên lai không có chức năng thay thế hóa đơn bán hàng hay hóa đơn dịch vụ, và cũng không phải là căn cứ khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ thông thường.

Có mấy loại biên lai hiện nay?

Căn cứ Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, biên lai hiện được chia thành các loại sau:

Biên lai không in sẵn mệnh giá

Đây là loại biên lai chưa ghi trước số tiền cụ thể. Mức thu sẽ được điền tại thời điểm phát sinh nghĩa vụ thanh toán dựa trên quy định thực tế của từng khoản thuế, phí hoặc lệ phí.

Loại biên lai này thường được sử dụng cho các khoản thu có giá trị thay đổi theo từng lần phát sinh.

Biên lai in sẵn mệnh giá

Biên lai đã được in cố định mức tiền trên mẫu chứng từ. Tổ chức thu sẽ sử dụng đúng theo mệnh giá được in sẵn tương ứng với từng khoản thu cụ thể.

Hình thức này phù hợp với các khoản thu cố định, lặp lại thường xuyên.

Biên lai thu thuế, phí, lệ phí

Đây là khái niệm chung dùng để chỉ toàn bộ các loại biên lai phục vụ việc thu và ghi nhận các khoản nộp vào ngân sách nhà nước, bao gồm cả biên lai in sẵn mệnh giá và không in sẵn mệnh giá.

Nội dung nào cần có trên biên lai?

Theo khoản 2 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, biên lai thu thuế, phí, lệ phí cần có đầy đủ các thông tin bắt buộc dưới đây để đảm bảo tính hợp lệ khi sử dụng.

Tên loại biên lai

Trên biên lai phải ghi rõ tên loại biên lai đang sử dụng, chẳng hạn như:

Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá
Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá
Biên lai thu thuế, phí, lệ phí

Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai

Ký hiệu mẫu biên lai dùng để phân biệt từng mẫu biên lai khác nhau, thể hiện tên loại biên lai, số liên và số thứ tự mẫu.
Ký hiệu biên lai được tạo từ chữ cái tiếng Việt kết hợp với hai số cuối của năm phát hành hoặc năm bắt đầu sử dụng biên lai.

Số biên lai

Mỗi biên lai đều có số thứ tự riêng, được thể hiện bằng chữ số Ả-rập với tối đa 7 chữ số.

Biên lai đặt in và tự in thường bắt đầu từ số 0000001
Biên lai điện tử được đánh số từ 1 theo từng năm sử dụng

Liên biên lai

Áp dụng với biên lai đặt in hoặc tự in, mỗi biên lai thường có từ 2 liên trở lên:

Liên 1: Lưu tại đơn vị thu
Liên 2: Giao cho người nộp
Các liên tiếp theo phục vụ mục đích quản lý nội bộ

Thông tin đơn vị thu

Biên lai cần ghi rõ:

Tên tổ chức thu thuế, phí, lệ phí
Mã số thuế của đơn vị thu

Thông tin khoản thu và số tiền

Nội dung này cần thể hiện đầy đủ:

Tên khoản thu
Số tiền bằng số
Số tiền bằng chữ

Ngày lập biên lai

Biên lai phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập để xác định thời điểm phát sinh khoản thu.

Chữ ký xác nhận

Biên lai giấy cần có chữ ký của người thu tiền. Với biên lai điện tử, chữ ký số sẽ được sử dụng thay thế.

Thông tin đơn vị in biên lai

Đối với biên lai đặt in, cần ghi tên và mã số thuế của đơn vị thực hiện in biên lai.

Biên lai khác gì với hóa đơn?

Mục đích và phạm vi

Hóa đơn dùng trong giao dịch thương mại để hạch toán doanh thu, chi phí và kê khai thuế; là căn cứ khấu trừ/hoàn thuế GTGT khi đủ điều kiện.
Biên lai dùng khi nộp thuế, phí, lệ phí và các khoản thu ngân sách; là chứng cứ chứng minh đã nộp tiền, không thay thế hóa đơn bán hàng.

Thời điểm lập

Hóa đơn thường lập khi phát sinh bán hàng hoặc hoàn thành cung ứng dịch vụ theo quy định; có thể trước/sau thanh toán tùy trường hợp.
Biên lai lập sau khi nhận tiền để xác nhận khoản đã thu; phản ánh việc thu nộp ngân sách hoặc khoản thu theo quy định.

Hình thức chứng từ

Hóa đơn chủ yếu là hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in với các chỉ tiêu về người bán, người mua, hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, tiền thuế.

hóa đơn điện tử

Biên lai có loại điện tử, giấy, thể hiện nội dung khoản thu, cơ quan/đơn vị thu, số tiền, ngày thu, ký hiệu biên lai.

Giá trị về thuế

Hóa đơn là căn cứ để bên mua hạch toán chi phí và khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi đáp ứng điều kiện pháp luật.
Biên lai không dùng để khấu trừ thuế GTGT cho mua hàng/dịch vụ; chỉ chứng minh nghĩa vụ nộp thuế, phí, lệ phí đã thực hiện.

Tóm lại, điểm khác biệt cơ bản giữa hóa đơn và biên lai chính là hóa đơn được dùng để ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa bên bán và bên mua. Biên lai được lập bởi cơ quan hoặc đơn vị thu nhằm xác nhận việc đã nộp các khoản thuế, phí, lệ phí và những khoản thu thuộc ngân sách.

Tạm kết

Qua những phân tích trên, có thể thấy biên lai là chứng từ quan trọng trong hoạt động quản lý thu ngân sách, vừa ghi nhận giao dịch tài chính, vừa đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp. Việc nắm vững khái niệm biên lai là gì giúp các cá nhân, tổ chức tuân thủ đúng quy định pháp luật, đồng thời tránh nhầm lẫn với hóa đơn trong các giao dịch thương mại thông thường.

Để tra cứu thông tin pháp luật, soạn thảo tài liệu hay học tập và làm việc hiệu quả, bạn có thể tham khảo các dòng laptop Acer hiệu năng bền bỉ tại FPT Shop. Với thiết kế hiện đại, cấu hình mạnh mẽ và nhiều lựa chọn phù hợp nhu cầu văn phòng lẫn học tập, laptop Acer sẽ đồng hành cùng bạn trong mọi công việc.

Xem thêm: