Chứng thực là gì? Các loại chứng thực và lệ phí chứng thực hiện hành

Trong thực tế đời sống và công việc, việc xác thực giấy tờ đóng vai trò quan trọng để bảo vệ quyền lợi các bên tham gia giao dịch. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ chứng thực là gì, các loại chứng thực nào đang được áp dụng, cơ quan nào có thẩm quyền thực hiện hay mức phí cụ thể ra sao.

Chứng thực là gì?

Chứng thực là hoạt động do cơ quan có thẩm quyền thực hiện nhằm xác nhận, chứng nhận tính xác thực của một sự việc, giấy tờ, văn bản, chữ ký cá nhân hay thông tin cá nhân. Khác với công chứng – tập trung vào nội dung và quyền lợi pháp lý, chứng thực chủ yếu chú trọng về mặt hình thức có thật của giấy tờ.

Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, hoạt động chứng thực không đề cập đến nội dung bên trong hợp đồng hay giấy tờ mà chỉ xác nhận rằng bản sao đúng với bản chính, chữ ký thuộc về đúng người yêu cầu, hoặc hợp đồng được ký kết hợp pháp về mặt hình thức. Việc này giúp các bên tham gia giao dịch có căn cứ pháp lý rõ ràng khi cần chứng minh tính xác thực của tài liệu.

Các loại chứng thực hiện hành

Căn cứ khoản 1, 2, 3, 4 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, pháp luật Việt Nam quy định bốn loại chứng thực chính:

Cấp bản sao từ sổ gốc

Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Loại này thường áp dụng với các giấy tờ như giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, bằng cấp do cơ quan lưu trữ gốc phát hành.

Chứng thực bản sao từ bản chính

Cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Đây là loại phổ biến nhất khi bạn cần nộp hồ sơ hành chính nhưng muốn giữ lại bản gốc.

Chứng thực chữ ký

Cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Việc này có giá trị chứng minh người yêu cầu đã ký chữ ký đó và là căn cứ để xác định trách nhiệm về nội dung văn bản.

Chứng thực hợp đồng, giao dịch

Cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng. Loại này đặc biệt quan trọng với các giao dịch tài sản lớn hoặc hợp đồng có tranh chấp tiềm ẩn.

Giá trị pháp lý của chứng thực

Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định rõ giá trị pháp lý của từng loại chứng thực:

Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Tương tự, bản sao được chứng thực từ bản chính cũng có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch.

Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu đã ký chữ ký đó và là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung giấy tờ, văn bản. Điều này đặc biệt quan trọng trong các tranh chấp pháp lý khi cần chứng minh ai là người ký văn bản.

Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia. Đây là bằng chứng quan trọng nếu có tranh chấp về hiệu lực hợp đồng sau này.

Địa điểm thực hiện chứng thực

Điều 10 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định địa điểm chứng thực như sau:

Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, trừ trường hợp đặc biệt. Các trường hợp ngoại lệ bao gồm chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu thuộc diện già yếu không thể đi lại, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.

Khi thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm, trường hợp chứng thực ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực. Cơ quan thực hiện chứng thực phải bố trí người tiếp nhận yêu cầu các ngày làm việc trong tuần và niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết cũng như lệ phí, chi phí chứng thực tại trụ sở.

Theo quy định mới tại Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/11/2025 và Nghị định 07/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 09/01/2025, UBND cấp xã được mở rộng thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp. Điều này tạo thuận lợi hơn cho người dân khi không cần phải đến Phòng Tư pháp cấp huyện.

Tiếng nói và chữ viết dùng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch

Điều 11 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định rõ về tiếng nói và chữ viết:

Tiếng nói và chữ viết dùng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch là tiếng Việt. Quy định này đảm bảo tính thống nhất và tránh tranh chấp về ngôn ngữ sau này.

Trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến nội dung hợp đồng, giao dịch để đảm bảo tính khách quan.

Lệ phí chứng thực

Mức thu phí chứng thực quy định tại Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2017:

Phí chứng thực bản sao từ bản chính: 2.000 đồng/trang, từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính.
Phí chứng thực chữ ký: 10.000 đồng/trường hợp, trong đó trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản.
Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch: 50.000 đồng/hợp đồng, tăng 20.000 đồng so với quy định trước đó. Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng là 30.000 đồng/hợp đồng, còn sửa lỗi sai sót trong hợp đồng đã được chứng thực là 25.000 đồng/hợp đồng.

Tạm kết

Hiểu rõ chứng thực là gì cùng các quy định về loại hình, thẩm quyền và chi phí giúp bạn chủ động chuẩn bị hồ sơ chính xác, tiết kiệm thời gian và tránh sai sót khi thực hiện thủ tục. Với việc UBND cấp xã được mở rộng thẩm quyền từ năm 2025, người dân có thêm lựa chọn thuận tiện hơn khi cần chứng thực giấy tờ. Nắm vững những kiến thức này sẽ giúp bạn bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong mọi giao dịch dân sự và hành chính.

Khi thực hiện các thủ tục chứng thực, việc sở hữu máy in từ các thương hiệu uy tín như HP, Brother hoặc Canon tại FPT Shop sẽ giúp bạn chủ động in, scan và photocopy tài liệu ngay tại nhà với chi phí tiết kiệm. Sản phẩm này đặc biệt phù hợp cho hộ gia đình và văn phòng nhỏ cần in ấn giấy tờ thường xuyên để chuẩn bị hồ sơ chứng thực mà không phải ra tiệm liên tục. Ghé ngay FPT Shop để được tư vấn và nhận ưu đãi hấp dẫn.

Xem thêm: