5 cách phân loại thư Gmail đơn giản, nhanh chóng trên máy tính

Để biết cách phân loại thư Gmail, bạn có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để quản lý và tổ chức hộp thư của mình một cách tốt hơn.

1. Sử dụng nhãn (Labels) phân loại thư Gmail

Nhãn trong Gmail hoạt động giống như thư mục, nhưng bạn có thể gán nhiều nhãn cho một email. Nhãn giúp bạn sắp xếp và tìm kiếm email dễ dàng hơn. Sau đây là cách phân loại thư Gmail thông qua việc tạo và sử dụng nhãn dán phù hợp trong hộp thư được phân theo quy trình thực hiện.

Tạo nhãn mới để quản lý thư

Bước 1: Mở Gmail, cuộn xuống dưới cùng và nhấp vào Hiện thêm phía bên trái màn hình.

Bước 2: Nhấp chuột vào Tạo nhãn mới.

Bước 3: Đặt tên cho nhãn và nhấn Tạo.

Gán nhãn cho thư trong Gmail

Bước 1: Mở hoặc chọn email bạn muốn gán nhãn.

Bước 2: Nhấp vào biểu tượng nhãn (giống một dải ruy băng) ở trên thanh công cụ.

Bước 3: Chọn nhãn bạn muốn hoặc tạo nhãn mới.

Lọc email tự động vào nhãn

Bước 1: Tìm email bạn muốn tạo quy tắc.

Bước 2: Nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm ở góc phải và chọn Lọc thư dựa theo những thư này.

Bước 3: Nhập điều kiện lọc và nhấp vào Tạo bộ lọc.

Bước 4: Chọn Apply the label (Áp dụng nhãn) và chọn nhãn mong muốn.

Tạo tệp thư mục phụ trong nhãn chính

Sau khi thực hiện tạo nhãn chính theo cách phân loại thư Gmail như trên, bạn có thể tạo các nhãn phụ bên dưới nhãn chính để tổ chức email một cách chặt chẽ hơn. Khi tạo nhãn mới, trong cửa sổ Nhãn, chọn Thêm nhãn phụ và chọn tệp nhãn chính bạn muốn, sau đó thư mục con này sẽ xuất hiện dưới nhãn chính.

2. Sử dụng tab hộp thư (Inbox tabs) để phân loại thư Gmail

Tại hộp thư Gmail có các tab phân loại sẵn cho các loại email khác nhau, chẳng hạn như Chính, Mạng xã hội, Quảng cáo, bạn chỉ cần kích hoạt các tab phân loại thư có sẵn để thực hiện cách phân loại thư Gmail.

Bước 1: Mở Gmail và nhấp vào biểu tượng Cài đặt ở góc trên phải.

Bước 2: Chọn Xem tất cả cài đặt. Trong tab Hộp thư đến, chọn Danh mục.

Bước 3: Chọn các tab bạn muốn sử dụng (ví dụ: Quảng cáo, Mạng xã hội, Nội dung cập nhật), sau đó nhấn Lưu thay đổi.

3. Sử dụng ngôi sao và biểu tượng quan trọng

Gmail cung cấp công cụ đánh dấu email quan trọng hoặc đáng chú ý bằng ngôi sao hoặc biểu tượng quan trọng, nếu bạn có lượng email không đáng kể, có thể sử dụng cách phân loại thư Gmail này.

Đánh dấu email bằng ngôi sao

Biểu tượng ngôi sao trên email được sử dụng để đánh dấu những email mà bạn cần theo dõi hoặc xử lý sau. Đây là một cách để làm nổi bật những email quan trọng với cá nhân bạn, nhưng không nhất thiết là có tầm quan trọng hệ thống.

Trong hộp thư đến, nhấp vào biểu tượng ngôi sao bên cạnh email để đánh dấu. Ngoài ra, Gmail cung cấp nhiều loại ngôi sao khác nhau, bạn có thể tùy chỉnh trong phần cài đặt.

Đánh dấu thông tin email bằng kí hiệu quan trọng

Email quan trọng được sử dụng để Gmail tự động xác định những email có thể quan trọng đối với bạn dựa trên cách bạn tương tác với chúng dựa trên người gửi, tần suất trao đổi... Đây là những email mà hệ thống Gmail đánh giá có mức ưu tiên cao hơn.

Nhấp vào biểu tượng mũi tên màu vàng (biểu tượng quan trọng) để đánh dấu email quan trọng.

Ngoài ra, bạn cũng có thể kết hợp cả hai cách này với nhau để cách phân loại thư Gmail rõ ràng hơn, quản lý email khoa học và hiệu quả.

4. Phân loại email bằng bộ lọc

Bộ lọc (Filters) sẽ tự động thực hiện các hành động di chuyển vào nhãn, xóa, lưu trữ, hoặc gắn nhãn với email theo yêu cầu.

Bước 1: Nhấp vào biểu tượng tìm kiếm ở thanh tìm kiếm Gmail và nhập yêu cầu như từ, người gửi, chủ đề…

Bước 2: Chọn Create filter và chọn hoạt động mong muốn gán nhãn, lưu trữ hoặc chuyển tiếp email.

5. Sử dụng tính năng lưu trữ

Nếu muốn dọn dẹp hộp thư mà không xóa email, bạn có thể thực hiện lưu trữ thư, đây cũng là cách phân loại thư Gmail trong trường hợp bạn có quá nhiều email quan trọng. Các email này sẽ biến mất khỏi hộp thư đến nhưng vẫn có thể tìm thấy trong thư mục Tất cả thư. Bạn chỉ cần chọn email trong hộp thư đến sau đó nhấp vào biểu tượng mũi tên xuống để lưu thư vào hộp lưu trữ.

Tạm kết

Với thời đại thông tin liên lạc được số hóa và trở nên nhanh chóng như hiện nay, Gmail trở thành nơi làm việc thu nhỏ, trao đổi công việc giữa cá nhân với cá nhân và giữa các cá nhân với công ty lẫn đối tác.

Việc nhận nhiều email trong cùng một ngày, cùng lúc nếu không được sắp xếp hợp lý rất dễ bị rối và bỏ lỡ các thông tin quan trọng, vì vậy 5 cách phân loại thư Gmail được FPT Shop chia sẻ hy vọng sẽ là giải pháp phù hợp đối với người dùng Gmail.

Hiện tại, FPT Shop có nhiều mẫu laptop văn phòng, kiểu dáng nhỏ gọn, hợp thời trang, cấu hình mạnh, thích hợp cho sinh viên, người đi làm văn phòng, giá cả lại cực ưu đãi.

Tham khảo thông tin sản phẩm chi tiết tại: