Microsoft 365 Copilot là gì và nó có thể làm gì? Cách giúp bạn tối ưu bộ công cụ Office hiệu quả hơn

Microsoft 365 là một bộ công cụ hàng đầu cho công việc theo đúng nghĩa. Tuy nhiên nhờ được tích hợp AI, bộ công cụ này giờ đây sẽ trở nên mạnh mẽ hơn. Microsoft 365 Copilot là một công cụ hoàn toàn mới, được hỗ trợ bởi AI tích hợp với các ứng dụng yêu thích trong bộ công cụ của Microsoft, giúp giảm tải cho người dùng khi thực hiện các tác vụ thông thường nhàm chán hàng ngày.

Microsoft 365 Copilot là gì?

Microsoft 365 Copilot là trợ lý chatbot AI hoạt động cùng với email, tài liệu, cuộc họp và dịch vụ Business Chat mới. Đó là một chatbot, không khác với chatbot mà người dùng đã sử dụng trong Bing và ChatGPT hiện nay. Bạn có thể tưởng tượng nó như một chiếc Clippy thế hệ cũ được trang bị AI thế hệ tiếp theo.

Theo thông báo của Microsoft, Copilot tập hợp sức mạnh của các mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) với dữ liệu của bạn trong Microsoft Graph và ứng dụng Microsoft 365. Đối với những người chưa rõ, Microsoft Graph là một nền tảng đám mây dành cho nhà phát triển của Microsoft giúp kết nối nhiều dịch vụ và thiết bị. 

Đồng thời nó cũng chứa tất cả dữ liệu trên tất cả các ứng dụng bạn sử dụng trong Microsoft 365. Ngoài ra, các ứng dụng có thể sử dụng Microsoft Graph API để kết nối với dữ liệu và nâng cao năng suất của bạn khi bật trên nền tảng Microsoft.

Hệ thống Microsoft 365 Copilot là sự kết hợp của ba công nghệ:

1. Các ứng dụng Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams …).
2. Microsoft Graph và tất cả nội dung cũng như ngữ cảnh trong đó.
3. Mô hình ngôn ngữ lớn GPT-4 (LLM) phân tích cú pháp, hiểu và tạo văn bản mà con người có thể đọc được.

Như vậy hệ thống Copilot không chỉ đơn giản là cung cấp một chatbot GPT-4 trong các ứng dụng Office. Và tất cả bắt đầu với một lời nhắc đơn giản trong hộp trò chuyện Copilot trong các ứng dụng Office.

Microsoft 365 Copilot có thể làm gì?

Khi người dùng hỏi Microsoft 365 Copilot là gì và nó có thể làm gì?, nhóm tác vụ dễ hình dung nhất nằm trong 3 ứng dụng văn phòng quen thuộc: Word, Excel và PowerPoint.

Trong Word

Trong Word, Copilot có thể hỗ trợ viết nháp văn bản, gợi ý cấu trúc, chỉnh giọng văn, tóm tắt tài liệu dài hoặc biến ghi chú thô thành nội dung mạch lạc hơn. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu Copilot tạo bản nháp email giới thiệu sản phẩm, viết lại đoạn văn theo giọng chuyên nghiệp hơn hoặc tóm tắt một tài liệu dài thành các ý chính.

Điểm cần lưu ý là nội dung do Copilot tạo ra không nên dùng ngay mà không kiểm tra. Với các tài liệu quan trọng như hợp đồng, báo cáo tài chính, tài liệu pháp lý hoặc nội dung công bố ra bên ngoài, người dùng vẫn cần rà soát kỹ thông tin, số liệu, giọng điệu và tính phù hợp.

Trong Excel

Trong Excel, Copilot có thể hỗ trợ phân tích dữ liệu, giải thích xu hướng, đề xuất công thức, tạo biểu đồ hoặc gợi ý cách nhìn dữ liệu. Với người không quá rành hàm Excel, đây là lợi ích rất thực tế vì bạn có thể đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên như “doanh thu quý nào tăng mạnh nhất” hoặc “tạo biểu đồ so sánh chi phí theo tháng”.

Tuy nhiên, Copilot không thay thế hoàn toàn kỹ năng kiểm tra dữ liệu. Nếu bảng tính đầu vào sai, thiếu cột, sai định dạng hoặc dữ liệu chưa được làm sạch, kết quả phân tích cũng có thể kém chính xác. Người dùng nên xem Copilot như công cụ hỗ trợ phát hiện hướng phân tích, không phải nguồn kết luận tuyệt đối.

Trong PowerPoint

Trong PowerPoint, Copilot có thể giúp tạo dàn ý slide, đề xuất bố cục, chuyển tài liệu Word thành bản trình bày hoặc viết lại nội dung slide cho ngắn gọn hơn. Đây là tính năng hữu ích với học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng và người thường xuyên phải thuyết trình.

Thay vì bắt đầu từ trang trắng, người dùng có thể đưa vào một tài liệu nền rồi yêu cầu Copilot tạo bộ slide đầu tiên. Sau đó, bạn chỉnh lại hình ảnh, biểu đồ, thông điệp chính và phong cách trình bày để phù hợp với người nghe.

Copilot hỗ trợ Outlook và Teams ra sao?

Ngoài tài liệu và bảng tính, Copilot còn hữu ích trong giao tiếp công việc. Đây là nơi nhiều người mất nhiều thời gian mỗi ngày.

Trong Outlook

Trong Outlook, Copilot có thể giúp tóm tắt chuỗi email dài, gợi ý phản hồi, điều chỉnh giọng điệu email hoặc rút ngắn nội dung. Với những người nhận nhiều email mỗi ngày, khả năng tóm tắt nhanh bối cảnh giúp tiết kiệm đáng kể thời gian đọc lại.

Ví dụ, bạn có thể yêu cầu Copilot tóm tắt các điểm chính trong một chuỗi email với khách hàng, nêu những việc cần làm hoặc viết bản phản hồi lịch sự hơn. Dù vậy, trước khi gửi, bạn vẫn nên kiểm tra tên người nhận, thông tin cam kết, ngày giờ, số liệu và cách xưng hô.

Trong Teams

Trong Teams, Copilot có thể hỗ trợ tóm tắt cuộc họp, rút ra việc cần làm, ghi lại quyết định chính hoặc giúp người tham gia bắt kịp nội dung khi vào họp muộn. Với nhóm làm việc từ xa hoặc có nhiều cuộc họp liên tiếp, đây là tính năng có giá trị thực tế.

Tuy nhiên, hiệu quả phụ thuộc vào cách tổ chức họp. Cuộc họp có agenda rõ, người nói mạch lạc, tài liệu liên quan đầy đủ và quyền truy cập phù hợp sẽ giúp Copilot tạo bản tóm tắt hữu ích hơn.

Tạm kết

Microsoft 365 Copilot là trợ lý AI được Microsoft tích hợp vào hệ sinh thái Microsoft 365 để hỗ trợ viết, đọc, tóm tắt, phân tích, trình bày và cộng tác. Giá trị thực tế của Copilot nằm ở khả năng giảm thời gian cho các tác vụ văn phòng lặp lại, đồng thời giúp người dùng bắt đầu công việc nhanh hơn từ dữ liệu sẵn có. Tuy nhiên, Copilot vẫn cần con người kiểm tra, chỉnh sửa và quyết định nội dung cuối cùng. Muốn dùng hiệu quả, bạn nên kết hợp công cụ này với thói quen quản lý dữ liệu gọn gàng và kỹ năng đặt câu hỏi rõ ràng.

Nếu bạn muốn trải nghiệm hệ sinh thái Microsoft 365 có tích hợp Copilot một cách chính hãng, Microsoft 365 Personal là lựa chọn phù hợp cho người dùng cá nhân tại FPT Shop. Gói này dành cho 1 tài khoản Microsoft, có thể dùng để mua mới hoặc gia hạn, hỗ trợ các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint và Outlook, đồng thời FPT Shop mô tả các ứng dụng này được tích hợp trợ lý AI Copilot để hỗ trợ tìm kiếm, tổng hợp, tạo mới hoặc chỉnh sửa nội dung.

Xem thêm:

• Microsoft 365 trên laptop Windows 11: Phát huy trọn vẹn hiệu năng làm việc
• Microsoft 365 cho MacBook: Khi AI Copilot và OneDrive đơn giản hóa mọi tác vụ