Box chat là gì? Hướng dẫn cách tạo và sử dụng Box chat một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất

Trong thời đại kinh tế hiện nay với sự bùng nổ của khoa học công nghệ, đã có vô vàn cải tiến mà đôi khi chúng ta sẽ phải bất ngờ khi biết đến. Một trong số đó chính là Box chat - một ứng dụng công nghệ được khá nhiều chủ doanh nghiệp kinh doanh, tổ chức sử dụng để tối giản hoá bộ phận chăm sóc khách hàng. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về Box chat là gì ngay thôi nào!

Box chat là gì?

Box chat là một cửa sổ chat trực tuyến được tích hợp trả lời một cách tự động bất cứ lúc nào trên website hay các ứng dụng, các trang mạng xã hội phổ biến như Facebook, Zalo, Instagram… Nó giúp người bán hàng online nhanh chóng chăm sóc khách hàng một cách đơn giản khi mọi dữ liệu đã được tích hợp có sẵn, tương tự như là một lễ tân chuyên nghiệp vậy.

Mặt khác, Box chat cũng là cụm từ chỉ một không gian nhắn tin được cài đặt và hiển thị ngay khi khách hàng truy cập. Tuy nhiên, nó không chỉ vận hành một cách tự động với AI mà bạn cũng có thể trực tiếp nói chuyện với quản lý khách hàng trên một màn hình duy nhất liên kết với tất cả các kênh.

Những loại Box chat phổ biến hiện nay

Thực tế ngày nay đã xuất hiện khá nhiều loại Box chat khác nhau đang được sử dụng, tuy nhiên để có thể hiểu sâu và rõ ràng hơn về vấn đề Box chat là gì, chúng ta có thể phân loại nó thành 2 nhóm chính đó là:

Simple Chatbox

Cũng như tên gọi, đây là loại Box chat khá đơn giản, hoạt động dựa theo nguyên lý lập trình bằng từ khoá sẵn có. Cũng chính vì vậy, khả năng tương tác và trả lời câu hỏi của Simple Chatbox là có giới hạn, nếu khách hàng đặt ra những câu hỏi phức tạp, chưa được lập trình, hệ thống Box chat sẽ phản hồi chung theo hình thức dạng như: “Xin lỗi tôi không hiểu” hoặc “Xin bạn thông cảm và chờ chúng tôi phản hồi lại sau”. Các doanh nghiệp ngày nay thường sử dụng Simple Chatbox kết hợp với đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng.

Smart Chatbox

Đây là Box chat được ra đời sau này, khi công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) bắt đầu bùng nổ. Bạn có thể hiểu đơn giản, Smart Chatbox là một “cỗ máy” có khả năng hiểu và tự động trả lời khách hàng một cách linh hoạt và tự nhiên như người thật, ngay cả khi câu hỏi đó không chứa đựng những thông tin được lập trình sẵn có.

Vì sao Box chat lại được sử dụng nhiều như vậy?

Đề cập đến vấn đề này, chúng ta cần thấy được những giá trị và lợi ích mà ứng dụng này mang đến cho doanh nghiệp, tổ chức và cả những cá nhân:

Tăng khả năng chăm sóc khách hàng

Box chat giúp doanh nghiệp có thể giao tiếp với khách hàng một cách tự động và nhanh chóng nhất, ngay cả khi doanh nghiệp không có nhân viên trực tuyến theo dõi. Điều này góp phần đáp ứng nhu cầu và giữ chân kịp thời khách hàng của bạn.

Theo nghiên cứu và thống kê của một tạp chí kinh tế Mỹ, khách hàng sẽ mất 5 - 8 phút để chuyển từ trạng thái quan tâm sang thờ ơ với một mặt hàng, sản phẩm nào đó mà họ đột nhiên bắt gặp. Trong một môi trường mà đối thủ cạnh tranh nhiều vô kể như hiện nay, thời gian này dường như lại càng bị rút ngắn, chính vì vậy, vấn đề cần quan tâm đó chính là phải có mặt và nhanh chóng chăm sóc khách hàng kịp thời và Box chat có thể làm được điều đó 24/7.

Mặt khác, việc sử dụng Box chat trong chăm sóc khách hàng sẽ mang đến một trải nghiệm tốt cho người sử dụng, khách hàng có thể nhanh chóng tìm thấy được thông tin mà mình mong muốn. Tạo ra sự trung thành và hài lòng với doanh nghiệp hơn.

Thu thập và phân tích dữ liệu thông tin khách hàng

Thông tin khách hàng là một điều quan trọng góp phần phát triển và xúc tiến nhiều hoạt động khác của doanh nghiệp. Tuy nhiên, ngày nay việc bảo mật thông tin từ phía người dùng ngày càng cao hơn, gây khó khăn cho những biện pháp truyền thống. 

Box chat sẽ phần nào giải quyết được mối lo ngại này bằng cách thu thập thông tin và phân tích qua những cuộc trò chuyện với khách hàng chẳng hạn như tên, địa chỉ email, số điện thoại, sở thích... Từ đó, nó sẽ giúp người bán hàng hiểu được hơn về khách hàng, đưa ra loại sản phẩm có tỉ lệ đồng ý mua hàng cao nhất. Mặt khác, thông tin dữ liệu khi đạt được đủ lớn, sẽ giúp cho nhà quản trị có được một cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh, đưa ra những chiến dịch marketing phù hợp nhất.

Tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức

Chỉ với một Box chat được chạy tự động sẽ tương đương với công sức của 2 - 3 nhân viên làm việc 24 giờ/ngày với công suất cao.

Chính vì vậy, điều này giúp cho doanh nghiệp hoặc người bán hàng tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn trong việc thuê nhân viên chăm sóc khách hàng, tiết kiệm thời gian và công sức đào tạo mà hiệu quả chắc chắn cũng không thể nào có thể cao hơn Box chat được.

Hỗ trợ đa kênh

Như đã đề cập ở trên, Box chat có khả năng kết nối và hỗ trợ tương tác trên hệ thống đa kênh khác nhau, từ Tiktok, Facebook, Instagram, Zalo cho đến website… Chỉ với một tab duy nhất, doanh nghiệp đã có thể chăm sóc khách hàng, dữ liệu được tập trung về một hướng sẽ cực kỳ thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm soát và đem đến một chất lượng dịch vụ tốt nhất.

Làm sao để tạo Box chat?

Có lẽ, các bạn đã hiểu rõ về Box chat là gì rồi đúng không nào? Nếu bạn hứng thú và mong muốn có thể tạo được Box chat cho không gian kinh doanh hoặc truyền thông của mình thì hãy tham khảo 2 cách tạo cơ bản nhất dưới đây nhé.

Tạo từ Plugin có sẵn

Đối với website, nếu bạn đang áp dụng phần mềm WordPress thì hoàn toàn có thể tự tạo Box chat bằng Plugin đã được tích hợp sẵn một cách miễn phí. Vậy làm bằng cách nào?

Bước 1: Vào trang quản trị của WordPress và chọn Gói mở rộng > Nhấn vào phần Cài mới > Gõ tìm “Chatfuel” > Kế tiếp, nhấp chuột vào ô cài đặt trong phần Chatfuel Customer Chat. Lúc này sẽ mất một vài giây để Plugin hoàn thành cài đặt, hãy kiên nhẫn chờ một chút và sau đó nhấn vào phần Kích hoạt vừa hiển thị là được.

Bước 2: Sau khi Chatfuel Customer Chat đã được cài đặt xong vào WordPress, bạn hãy nhấn vào mục đó và chọn “Connect Facebook Page” (nếu muốn) > Tiếp tục nhấn vào lựa chọn chi tiết trong fanpage mà bạn muốn quản lý để kết nối Livechat. Khi đã hoàn thành xong các bước, bạn thấy màn hình Plugin thông báo “Your Page Connected” có nghĩa là bạn đã thành công rồi đấy.

Sử dụng Livechat

Khác với cách thứ nhất, phần mềm này sẽ đòi hỏi bạn phải bỏ ra một khoản tiền cho phí vận hành. Tuy nhiên nó lại được tích hợp và cải tiến rất nhiều những tiện ích cực có giá trị như thống kê website, phân tích cuộc nói chuyện… Có lẽ đây chính là lý do mà rất nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn phương pháp này để tạo Box chat. Cách này giúp chuyển đổi hoá dữ liệu hiệu quả, tăng cạnh tranh, tiết kiệm thời gian và chi phí…

Những lưu ý khi sử dụng Box chat

Nếu chỉ quan tâm Box chat là gì và cách xây dựng Box chat chắc chắn sẽ không đem đến thành công cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu bạn đang có hứng thú và muốn tạo một Box chat cho mình thì hãy lưu ý một số điều sau:

• Chọn loại Box chat phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
• Nên tùy chỉnh và thiết kế Box chat linh động như màu sắc, font chữ, logo... dựa theo đặc trưng thương hiệu của mình để tạo ấn tượng tốt nhất. 
• Đào tạo nhân viên sử dụng Box chat nếu doanh nghiệp dùng công cụ này kết hợp với con người để phủ lấp được những thiếu sót mà Box chat chưa thể cung cấp cho khách hàng.

Tạm kết 

Box chat là một công cụ hữu ích giúp chúng ta tăng khả năng tương tác với khách hàng mà bạn nên áp dụng để tận hưởng những lợi ích càng sớm càng tốt. Có lẽ những câu hỏi như Box chat là gì, đặc điểm ra sao hay cài đặt như thế nào đã được bạn nằm lòng rồi đúng không nào?

Xem thêm:

• HaloChat là gì? Cách chat với người lạ ẩn danh trên Messenger bằng HaloChat
• ChatGPT app là gì? Hướng dẫn cách cài đặt ứng dụng ChatGPT trên điện thoại mới nhất

Trong thời đại công nghệ kỹ thuật số phát triển như ngày nay, một thiết bị điện tử thông minh và chất lượng chắc chắn sẽ giúp cho cuộc sống của chúng ta trở nên hiệu quả và tối ưu hơn rất nhiều. Chính vì vậy, bạn còn chần chờ gì mà không ghé thăm ngay những cửa hàng của FPT Shop, nơi chúng tôi cung cấp những mẫu điện thoại, laptop, tivi, máy tính bảng… siêu hot ngay thôi nào! Xem thêm các sản phẩm tại đây.

• Máy tính xách tay