Hướng dẫn cách viết email xin việc chuyên nghiệp, tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng

Ngày nay, thay vì bắt buộc ứng viên mang hồ sơ trực tiếp đến công ty, nhiều nhà tuyển dụng ưu tiên nhận đơn ứng tuyển qua email. Mỗi ngày có vô số email xin việc được gửi đến, khiến cho hồ sơ của bạn rất dễ bị bỏ qua nếu không đủ nổi bật. Vậy làm thế nào để lá thư ứng tuyển của bạn gây ấn tượng mạnh mẽ? Ngay sau đây, FPT Shop sẽ hướng dẫn bạn cách viết email xin việc chuyên nghiệp để chinh phục nhà tuyển dụng.

1. Email xin việc là gì?

Email xin việc chính là phần nội dung mà ứng viên soạn trực tiếp ngay trong khung soạn thảo email. Đây là phần đi kèm với các giấy tờ trong hồ sơ xin việc và được gửi đến cho nhà tuyển dụng.

Trong nội dung email, ứng viên không cần trình bày lại toàn bộ chi tiết đã có trong hồ sơ. Thay vào đó, chỉ nên viết ngắn gọn, súc tích, nhấn mạnh những điểm nổi bật nhất để gây ấn tượng và khuyến khích nhà tuyển dụng xem xét kỹ lưỡng hồ sơ đính kèm. Nếu viết quá dài dòng và lặp lại thông tin, email dễ tạo cảm giác nhàm chán.

Sự khác nhau giữa email xin việc và thư xin việc:

• Email xin việc: Được viết trực tiếp trong phần nội dung email, tóm tắt ngắn gọn về thông tin cá nhân, vị trí muốn ứng tuyển và liệt kê tài liệu đi kèm.
• Thư xin việc (Cover Letter): Là một tệp riêng (PDF hoặc DOC) trong đó trình bày chi tiết lý do ứng tuyển, kinh nghiệm, kỹ năng cũng như sự phù hợp với vị trí và công ty.

2. Hướng dẫn cách viết email xin việc chuẩn

Cách viết email xin việc thế nào cho đúng? Đâu là bí quyết để có một email xin việc chuyên nghiệp, gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng? Đây là thắc mắc chung của rất nhiều ứng viên khi chuẩn bị gửi CV. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể nắm được cách viết email xin việc chuẩn mực, thu hút hơn sau khi tham khảo hướng dẫn chi tiết dưới đây.

Phần tiêu đề email

Trong khi viết email xin việc, tiêu đề là yếu tố quan trọng và thường có hai tình huống phổ biến:

Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng đã quy định rõ cách đặt tiêu đề.

Thông thường, ở cuối tin tuyển dụng sẽ có ghi chú yêu cầu ứng viên gửi hồ sơ qua email kèm theo tiêu đề theo mẫu nhất định. 

Ví dụ: Ứng viên vui lòng gửi hồ sơ về địa chỉ ABC@gmail.com với tiêu đề: Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty.

Trong trường hợp này, bạn chỉ cần điền chính xác thông tin cá nhân theo hướng dẫn. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp nhà tuyển dụng dễ dàng lọc hồ sơ.

Trường hợp 2: Nhà tuyển dụng không đề cập đến tiêu đề email.

Khi đó, bạn cần tự soạn tiêu đề sao cho rõ ràng, súc tích, thể hiện đầy đủ thông tin cần thiết. Một gợi ý dành cho bạn là sử dụng mẫu: Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty/doanh nghiệp – Ngày gửi hồ sơ.

Nội dung của email xin việc

Phần mở đầu

Một email xin việc chuyên nghiệp nên bắt đầu bằng cụm từ “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng và thái độ lịch sự đối với nhà tuyển dụng.

Nếu bạn biết rõ cá nhân sẽ nhận email, hãy ghi cụ thể: “Kính gửi Anh/Chị + Họ tên + Tên phòng ban”.

Ví dụ: Kính gửi Anh Nguyễn Văn A – Phòng Hành chính.

Trong trường hợp bạn không biết chính xác người phụ trách, chỉ cần nêu tên bộ phận sẽ tiếp nhận hồ sơ: Kính gửi Phòng Hành chính Nhân sự – Công ty Cổ phần Y.

Phần nội dung chính

Ở phần này, ứng viên cần thể hiện ngắn gọn nhưng đầy đủ:

• Giới thiệu sơ lược về bản thân.
• Trình bày rõ mục đích gửi email, vị trí ứng tuyển tại doanh nghiệp.
• Nêu bật những kinh nghiệm, kỹ năng và định hướng nghề nghiệp tiêu biểu, cho thấy bạn phù hợp với nhu cầu tuyển dụng.

Phần kết thúc

Khi khép lại email, bạn nên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian xem xét hồ sơ, đồng thời bày tỏ mong muốn có cơ hội được cộng tác và trở thành nhân viên chính thức của công ty.

Chữ ký email

Đây là phần nhỏ nhưng không nên bỏ qua. Một chữ ký email được trình bày gọn gàng, rõ ràng sẽ tăng thêm sự chuyên nghiệp. Thông thường, chữ ký nên bao gồm:

• Họ và tên đầy đủ.
• Số điện thoại liên hệ.
• Tên phòng ban hoặc công ty (nếu có).
• Các thông tin liên hệ khác như website cá nhân, mạng xã hội hoặc địa chỉ.

Cách tạo chữ ký trong email

Nếu bạn chưa từng tạo chữ ký, có thể làm theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Truy cập mục Cài đặt (Settings).

Bước 2: Trong tab Chung (General), tìm đến phần Chữ ký (Signature).

Bước 3: Nhập nội dung chữ ký mong muốn, sau đó chọn Lưu thay đổi (Save) để hoàn tất.

3. Một số điều cần lưu ý trong cách viết email xin việc

Gửi email xin việc tưởng chừng rất đơn giản nhưng nếu bạn làm qua loa, thiếu sự cẩn trọng thì có thể làm mất thiện cảm ngay từ lần đầu với nhà tuyển dụng. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà bạn nên ghi nhớ:

• Dùng địa chỉ email chuyên nghiệp: Đây là yêu cầu cơ bản và là yếu tố đầu tiên mà nhà tuyển dụng để ý. Một email với địa chỉ thiếu nghiêm túc sẽ dễ bị bỏ qua hoặc xếp vào thư rác. Vì vậy, hãy tạo cho mình một tài khoản email rõ ràng, đáng tin cậy.
• Chú ý tiêu đề email: Mỗi ngày nhà tuyển dụng nhận hàng loạt thư ứng tuyển. Nếu tiêu đề không rõ ràng, email của bạn rất dễ bị bỏ sót. Một tiêu đề ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề sẽ giúp hồ sơ nổi bật hơn và khiến họ muốn mở xem.
• Không lạm dụng chữ in hoa: Viết hoa có thể làm nổi bật ý quan trọng, nhưng nếu sử dụng quá nhiều sẽ khiến email trở nên khó đọc và gây cảm giác khó chịu.
• Tránh sai lỗi chính tả: Những lỗi nhỏ như viết sai chính tả hay gõ nhầm từ sẽ khiến nhà tuyển dụng đánh giá bạn thiếu chỉn chu. Trước khi gửi, hãy đọc lại thật kỹ để đảm bảo email hoàn hảo.
• File đính kèm: Hầu hết các công ty chỉ cần CV kèm trong email, còn hồ sơ chi tiết sẽ nộp trực tiếp khi phỏng vấn. Vì vậy, bạn chỉ nên gửi những tài liệu mà nhà tuyển dụng yêu cầu, tránh đính kèm dư thừa.
• Cách trình bày email: Phần mở đầu có thể dùng chữ in đậm để tạo điểm nhấn. Toàn bộ email nên được viết với văn phong chuyên nghiệp, lịch sự, hạn chế dùng các câu mang tính cảm thán.
• Kiểm tra trước khi gửi: Trước khi nhấn nút gửi, bạn nên xem lại toàn bộ nội dung, cách trình bày và cả địa chỉ người nhận. Một chút cẩn thận sẽ giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có.

4. Nên gửi email xin việc vào thời điểm nào?

Để gia tăng cơ hội thành công, ứng viên không chỉ cần kiến thức và kỹ năng, cách viết email xin việc chuyên nghiệp, mà còn phải biết cách lựa chọn thời điểm gửi hồ sơ một cách chiến lược. Việc chọn đúng lúc để gửi email kèm CV có thể giúp bạn gây ấn tượng tốt hơn với nhà tuyển dụng. Vậy nên gửi vào khi nào? Theo kinh nghiệm tuyển dụng, khung thời gian thích hợp nhất là từ thứ Ba đến thứ Năm. Lý do là vì những ngày này, nhà tuyển dụng đã giải quyết xong lượng email dồn từ cuối tuần và cũng chưa đến giai đoạn bận rộn làm báo cáo cuối tuần.

• Thứ Hai: Thường là ngày đầu tuần bận rộn, nhà tuyển dụng phải xử lý hàng loạt email quan trọng, vì vậy email của bạn dễ bị bỏ qua.
• Thứ Sáu hoặc cuối tuần: Không nên gửi vào thời điểm này vì họ phải tập trung hoàn thiện báo cáo và công việc dồn cuối tuần.
• Thứ Ba đến thứ Năm: Đây là khoảng thời gian “vàng”, khi họ có nhiều thời gian hơn để đọc và phản hồi email của ứng viên.

Ngoài ra, theo nghiên cứu, thời điểm trong ngày tốt nhất để gửi email xin việc là vào buổi sáng sớm trước 9 giờ hoặc vào buổi tối sau 21 giờ. Điều này sẽ giúp email của bạn nổi bật và dễ dàng được chú ý khi nhà tuyển dụng kiểm tra hòm thư đầu ngày.

Tóm lại, khung giờ gửi CV hiệu quả nhất là trước 9h sáng hoặc sau 9h tối, trong khoảng từ thứ Ba đến thứ Năm. Việc lựa chọn thời gian hợp lý không chỉ thể hiện sự tinh tế của ứng viên mà còn giúp hồ sơ của bạn được ưu tiên xem xét.

Tạm kết

Qua bài viết này, bạn đã biết cách viết email xin việc đúng chuẩn để gây thiện cảm với nhà tuyển dụng. Trong thời đại công nghệ, việc gửi email ứng tuyển đã trở thành phương thức phổ biến và gần như bắt buộc cho mọi vị trí công việc. Tuy nhiên, nhiều ứng viên vì chủ quan hoặc chưa chú ý đến hình thức trình bày email nên bị loại ngay từ vòng đầu, dù năng lực và kinh nghiệm khá tốt. Đừng để cơ hội nghề nghiệp trôi qua chỉ vì thiếu kỹ năng viết email xin việc chuyên nghiệp.

Nếu bạn là sinh viên năm cuối và đang có ý định viết email xin việc vào một cơ quan nào đó, hãy tập viết email xin việc nhiều lần trước khi gửi. Một chiếc laptop sinh viên phù hợp sẽ là công cụ giúp bạn biết mail cũng như luyện tập một số kỹ năng văn phòng trước khi làm việc thực tế. Đừng quên ghé các cửa hàng FPT Shop để lựa chọn các mẫu laptop sinh viên giá rẻ, bảo hành uy tín lâu dài. Xem các sản phẩm tại đây:

Laptop văn phòng

Xem thêm:

Hướng dẫn chi tiết cách viết email gửi CV chuyên nghiệp, ấn tượng và gợi ý mẫu tham khảo

Mách bạn cách gửi CV qua email sao cho lôi cuốn, thu hút các nhà tuyển dụng