CSF là gì? Tìm hiểu lý do nên kết hợp CSF và KPI trong việc quản trị mục tiêu của doanh nghiệp

Thực tế, phần lớn các nhà quản lý chưa hoàn toàn nắm rõ các nhân tố thành công then chốt trong dự án mà họ thực thi. Chẳng hạn, khi bỏ qua việc xác định CSF, nhà quản lý có thể rơi vào tình huống tập trung làm những việc không quan trọng mà bỏ qua các nhiệm vụ thực sự thúc đẩy tiến độ dự án. Vậy CSF là gì? Cùng khám phá nhé!

CSF là gì?

CSF là gì? Đây là viết tắt của cụm từ Critical Success Factors, nghĩa là Yếu tố thành công then chốt. Thuật ngữ Critical (nghiêm trọng, nguy cấp) đề cập đến nguy cơ phạm phải sai lầm nghiêm trọng nếu tổ chức thất bại trong việc xác định các yếu tố CSF.

Khái niệm CSF được đề cập lần đầu tiên bởi D. Ronald Daniel, gần 2 thập kỷ sau thì John F. Rockart đã xây dựng và phổ biến ý tưởng này. Rockart định nghĩa “CSF là các khía cạnh then chốt trong kinh doanh mà nếu kết quả của CSF đạt yêu cầu thì sẽ đảm bảo thành công cho tổ chức. Chúng là một trong số ít các khía cạnh đòi hỏi mọi thứ phải đi đúng hướng để tổ chức phát triển. Nếu như những nỗ lực trong khía cạnh này chưa tương xứng thì kết quả hoạt động của tổ chức sẽ thấp hơn kỳ vọng”.

Các loại CSF

CSF ngành

Đây là đặc trưng cụ thể của ngành công nghiệp mà tổ chức đang hoạt động. Đây cũng là những điều tối thiểu mà bạn cần duy trì để đảm bảo tính cạnh tranh trên thị trường. Ví dụ: Một công ty khởi nghiệp về lĩnh vực công nghệ có thể xác định tính đổi mới như một CSF.

CSF môi trường

Đây là kết quả của những ảnh hưởng môi trường vĩ mô đến tổ chức, bao gồm nền kinh tế, môi trường kinh doanh, đối thủ cạnh tranh và tiến bộ công nghệ. Việc phân tích PEST sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các yếu tố môi trường này.

CSF chiến lược

Đây là chiến lược cạnh tranh cụ thể mà tổ chức lựa chọn đi theo, có thể bao gồm các chiến lược STP chẳng hạn như phân khúc khách hàng, định vị thương hiệu, khách hàng mục tiêu, chiến lược giá, phân phối, sản phẩm,...

CSF giai đoạn

Đây là những thay đổi và tăng trưởng nội bộ của tổ chức và chúng thường tồn tại trong khoảng thời gian ngắn. Các thách thức, rào cản, hướng đi và ảnh hưởng cụ thể sẽ quyết định những CSF này. Ví dụ: Một doanh nghiệp đang mở rộng nhanh chóng có thể có CSF là tăng doanh số bán hàng ở thị trường quốc tế.

Ví dụ cụ thể về CSF

Để hiểu rõ hơn CSF là gì, mời bạn xem qua ví dụ về một công ty nông sản là Freshest Farm Produce. Nhiệm vụ của họ là trở thành cửa hàng nông sản số 1 tại Main Street, bằng việc bán những sản phẩm nông nghiệp chất lượng nhất cho khách hàng. Mục tiêu chiến lược của họ gồm:

• Chiếm 25% thị phần ở địa phương.
• Thực hiện cam kết đưa sản phẩm từ nông trại đến tay người tiêu dùng chỉ trong vòng 24 giờ.
• Mở rộng sản phẩm để thu hút nhiều khách hàng hơn.
• Có đủ không gian bày bán nhiều loại sản phẩm đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Từ những mục tiêu trên, quản lý của Freshest Farm Produce sẽ lên danh sách các CSF ưu tiên, cụ thể như sau:

Sau khi có danh sách các CSF cần tập trung rồi thì các nhà quản lý sẽ xem xét CSF nào mới là quan trọng nhất.

• CSF đầu tiên mà họ xác định từ danh sách đó là thu hút khách hàng mới. Nếu không có khách hàng mới thì cửa hàng sẽ không thể tăng thị phần.
• CSF thứ hai đó là duy trì và phát triển mối quan hệ với những nhà cung cấp địa phương. Việc này cực kỳ quan trọng để đảm bảo chất lượng nguồn sản phẩm.
• CSF thứ ba là đảm bảo tài chính cho việc mở rộng không gian. Cửa hàng sẽ không thể đạt được mục tiêu nếu không có tài chính đầu tư mở rộng không gian.
• Những yếu tố khác như đào tạo và giữ chân nhân viên cũng quan trọng nhưng không có tác động quan trọng tức thì đối với doanh nghiệp nên không được xem là CSF.

Vì sao CSF lại quan trọng?

Việc nhận thức và đo lường hiệu quả CSF đúng đắn sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

• Loại bỏ các chỉ số đo lường không liên quan và không tác động trực tiếp tới thành công của doanh nghiệp, từ đó tối ưu chi phí và nguồn lực.
• Giúp nhân viên nhận thức được điều gì là ưu tiên và họ sẽ điều chỉnh từng hành vi trong công việc hàng ngày sao cho nhất quán với mục tiêu của tổ chức.
• Giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Những cuộc họp, báo cáo và nhiệm vụ sẽ tinh giản đi nhiều hơn vì các vấn đề không liên quan đã được loại bỏ.

Sự khác nhau giữa KPI và CSF là gì?

KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator, nghĩa là Chỉ số hiệu suất chính. Hai cụm từ KPI và CSF thường được dùng thay thế cho nhau, đây là một sai lầm. Dù có sự liên kết và phụ thuộc nhau nhưng hai khái niệm này hoàn toàn riêng biệt.

Điểm khác biệt bản chất của KPI và CSF nằm ở nguyên nhân và kết quả.

CSF đề cập đến những nguyên nhân dẫn đến thành công, nghĩa là những điều bạn cần làm để đạt mục tiêu. Thường thì các doanh nghiệp trong cùng ngành công nghiệp sẽ có tập hợp CSF giống nhau, ví dụ như tăng doanh số, tăng dòng tiền, nâng cao sự hài lòng của khách hàng, tuyển dụng nhân sự có kỹ năng phù hợp và tăng năng suất.

KPI là kết quả hành động của bạn, nghĩa là đo lường xem bạn thành công hay không thành công. Chỉ số KPI giữa các doanh nghiệp thường khác nhau, tùy thuộc vào ưu tiên chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp.

KPI sẽ chi tiết và định lượng hơn so với CSF. Ví dụ: CSF là “Tăng đáng kể sản lượng bán hàng ở thị trường châu Á” có thể tạo ra KPI là “Tăng doanh thu bán hàng ở thị trường châu Á lên 15% so với năm trước, vào cuối năm”.

Vì sao nên kết hợp cả CSF và KPI?

Việc áp dụng đồng thời CSF và KPI là một trong những phương pháp xác định thước đo hiệu suất của công việc. Giống như nguyên nhân - kết quả, CSF và KPI cần được gắn chặt với nhau trong các bước thực thi. Nếu một mô hình quản trị chỉ áp dụng CSF hoặc KPI (hoặc khái niệm khác tương đương) thì mô hình này đã sai ngay từ mặt phương pháp luận.

Chỉ áp dụng CSF mà không có KPI

Nếu chỉ áp dụng CSF mà không áp dụng KPI, doanh nghiệp sẽ thiếu năng lực cải tiến. Ví dụ như khi quản lý cân nặng, bạn sẽ rất khó giảm cân nếu không bước lên cân theo dõi cân nặng định kỳ. Trong việc quản trị cũng vậy, nếu doanh nghiệp chỉ xác định và thực thi CSF mà không gắn với KPI để đo lường hiệu quả thì sẽ không thể xác định được mình đang làm đến đâu, yếu tố CSF nào thiếu hiệu quả và cần cải thiện.

Chỉ áp dụng KPI mà không có CSF

Nếu trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ thiếu lợi thế cạnh tranh. Khá nhiều doanh nghiệp chưa thực sự xác định được CSF mà đã lập KPI. Kết quả là dù họ có đạt chỉ tiêu KPI hàng tháng, hàng quý, hàng năm thì vẫn không đủ khả năng thu hút hay giữ chân khách hàng.

Ví dụ: Doanh nghiệp cố gắng đạt mục tiêu tăng lưu lượng truy cập trang web thêm 20% bằng việc xuất bản nhiều nội dung miễn phí hơn. Tuy nhiên, chất lượng của nội dung không còn tốt vì thời gian dành cho mỗi bài viết đã ít hơn. Do đó, dù có nhiều khách truy cập hơn nhưng lượng thời gian truy cập trung bình lại giảm đi. Nhìn chung, dù doanh nghiệp đạt được KPI thì khách hàng tiềm năng và doanh số vẫn không tăng.

Mô hình triển khai CSF và KPI

Khi tầm quan trọng của việc xác định CSF đã được doanh nghiệp nhận thức rõ ràng nhưng việc thực thi đúng cách vẫn là bài toán khó. Một dấu hiệu cho thấy triển khai CSF thiếu hiệu quả đó là: Khi hỏi một giám đốc điều hành về yếu tố then chốt dẫn đến thành công của doanh nghiệp thì giám đốc sẽ đưa ra một bản danh sách. Nhưng hôm sau hỏi lại câu hỏi đó hoặc hỏi bất kỳ thành viên khác trong nhóm quản lý cấp cao thì một danh sách khác sẽ được đưa ra. Tức là, ban lãnh đạo biết yếu tố thành công của doanh nghiệp là gì nhưng họ không xác định được đâu mới là yếu tố then chốt.

Sau đây là mô hình thiết lập, triển khai CSF và KPI được dịch từ cuốn sách Key Performance Indicators của David Parmenter:

Diễn giải mô hình trên ta có 6 bước cụ thể như sau:

Bước 1: Thiết lập sứ mệnh và mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Bước 2: Đối với mỗi mục tiêu, hãy tự đặt câu hỏi: Thành công ở khía cạnh nào là điều thiết yếu để đạt được mục tiêu này? Đó chính là CSF tiềm năng, tức là các yếu tố thành công nói chung chứ chưa phải yếu tố then chốt.

Bước 3: Tiến hành đánh giá danh sách CSF tiềm năng để tìm ra CSF thực sự.

• Dù không có quy tắc tuyệt đối nhưng bạn nên giới hạn số CSF ở mức 5 trở xuống. Điều này giúp đảm bảo rằng mỗi CSF sẽ có tác động tối đa và đưa ra định hướng cụ thể về các ưu tiên của tổ chức.
• Ngoài ra, khi đánh giá các CSF tiềm năng, bạn sẽ có thể khám phá ra một số mục tiêu chiến lược mới hoặc muốn điều chỉnh lại mục tiêu hiện tại. Vì vậy, bước này là một quá trình mang tính vòng lặp khá phức tạp, đòi hỏi năng lực và thời gian thực hiện.

Bước 4: Xác định KPI, nghĩa là theo dõi và đo lường từng CSF.

Bước 5: Thông báo rõ ràng CSF cho những người chịu trách nhiệm truyền đạt và phát huy chính với phần còn lại của tổ chức.

Đây là bước quan trọng. Cách để đảm bảo CSF tạo ra sự thay đổi trong một tổ chức đó là mỗi nhân viên “sống” và “hít thở” với CSF. Để làm được điều đó, việc truyền đạt CSF phải có tính chiến lược thay vì chỉ đơn giản là một danh sách.

Bước 6: Theo dõi và đánh giá lại CSF liên tục để đảm bảo rằng tổ chức đang đi đúng hướng với mục tiêu. Mặc dù CSF có thể ít hữu hình và khả năng đo lường thấp hơn KPI nhưng hãy theo dõi từng mục tiêu cụ thể nhất có thể.

Tạm kết

Như vậy, bạn đã hiểu khái niệm CSF là gì thông qua những nội dung mà FPT Shop vừa chia sẻ. Có thể thấy rằng, yếu tố thành công then chốt CSF là một lý thuyết về quản trị chiến lược khá dễ hiểu nhưng để thực thi trong thực tế thì lại không đơn giản. Cần phải có nhiều khảo sát và nghiên cứu chuyên sâu thì mới có được dữ liệu. Tuy nhiên, nếu biết áp dụng đúng cách thì CSF sẽ mang lại nhiều hiệu quả.

Tham khảo ngay các dòng laptop có thiết kế mỏng nhẹ phù hợp với những ai yêu thích sự tiện lợi. Mức giá tại FPT Shop rất hợp lý, bên cạnh đó là chế độ bảo hành cực tốt, mời bạn xem qua:

Laptop mỏng nhẹ 

Xem thêm:

• Guideline là gì? Tầm quan trọng và cách xây dựng guideline trong quản trị thương hiệu
• Plesk là gì? Những ưu điểm và hạn chế của công cụ quản trị Web Hosting phổ biến nhất hiện nay