Đơn xin nghỉ việc là gì? Hướng dẫn chi tiết cách viết và mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn file Word

Trong hành trình làm việc của mỗi người, sẽ có những thời điểm bạn cần đưa ra quyết định rời khỏi công ty vì nhiều lý do khác nhau như thay đổi định hướng nghề nghiệp, lý do cá nhân, hoặc để tìm kiếm cơ hội phát triển mới. Một trong những bước quan trọng trong quy trình nghỉ việc đó là viết đơn xin nghỉ việc, một hình thức thể hiện sự chuyên nghiệp, trách nhiệm và tôn trọng đối với người sử dụng lao động cũng như đồng nghiệp. Vậy đơn xin nghỉ việc là gì? Nội dung gồm những phần nào? Làm thế nào để viết một lá đơn ngắn gọn mà vẫn đầy đủ ý nghĩa, chuẩn về hình thức và ngôn từ? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

Đơn xin nghỉ việc là gì?

Đơn xin nghỉ việc là một loại văn bản hành chính có hiệu lực pháp lý, do người lao động lập ra và gửi tới người sử dụng lao động nhằm thông báo nguyện vọng được chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn hoặc đúng hạn tùy theo từng trường hợp cụ thể. Đây không chỉ là quyền lợi chính đáng của người lao động được quy định trong Bộ luật Lao động, mà còn là cơ sở để công ty tiến hành các thủ tục bàn giao công việc, thanh lý hợp đồng, chi trả quyền lợi, và trả lại hồ sơ lao động.

Việc nộp đơn xin nghỉ việc là bước đầu tiên giúp quá trình nghỉ việc diễn ra minh bạch, rõ ràng, thể hiện tinh thần tôn trọng và thái độ làm việc chuyên nghiệp. Dù nghỉ việc vì bất kỳ lý do gì, nếu thể hiện được sự lịch sự và thiện chí, bạn vẫn có thể giữ được mối quan hệ tốt đẹp với công ty cũ – điều này rất có lợi cho công việc tương lai.

Vì sao cần viết đơn xin nghỉ việc?

Việc viết đơn xin nghỉ việc không chỉ đơn thuần là hình thức thông báo, mà còn có nhiều lợi ích thiết thực:

• Thể hiện sự tôn trọng: Dù bạn làm việc trong thời gian ngắn hay dài tại công ty, việc gửi đơn đúng quy trình thể hiện thái độ lịch sự và sự tôn trọng đối với tổ chức, quản lý và đồng nghiệp.
• Đảm bảo quyền lợi pháp lý: Đơn xin nghỉ việc giúp bạn bảo vệ quyền lợi hợp pháp như thanh toán lương, trợ cấp thôi việc, nhận sổ bảo hiểm xã hội, giấy tờ liên quan...
• Tránh phát sinh tranh chấp: Việc nghỉ việc đột ngột, không báo trước có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý, thậm chí ảnh hưởng đến danh tiếng của bạn trong môi trường nghề nghiệp.
• Tạo điều kiện cho quá trình bàn giao: Viết đơn nghỉ việc sớm giúp công ty có thời gian sắp xếp nhân sự thay thế, chuyển giao công việc hợp lý, tránh làm gián đoạn hoạt động chung.

Thời hạn nộp đơn xin nghỉ việc theo quy định

Theo Điều 35 của Bộ luật Lao động năm 2019, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nhưng phải báo trước với thời gian như sau:

• Ít nhất 45 ngày: Đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
• Ít nhất 30 ngày: Đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 12 tháng trở lên.
• Ít nhất 3 ngày: Đối với hợp đồng có thời hạn dưới 12 tháng hoặc theo mùa vụ.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt như công việc độc hại, không được trả lương đúng hạn, bị ngược đãi... người lao động có quyền nghỉ việc không cần báo trước và vẫn được đảm bảo quyền lợi.

Cấu trúc và nội dung cơ bản của đơn xin nghỉ việc

Một đơn xin nghỉ việc đúng chuẩn cần thể hiện được đầy đủ các thông tin cần thiết, rõ ràng, mạch lạc và trang trọng. 

Dưới đây là bố cục cơ bản:

Phần mở đầu

• Quốc hiệu – tiêu ngữ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
• Tiêu đề đơn: ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC
• Người nhận đơn: Kính gửi Ban Giám đốc, Trưởng bộ phận, Phòng Nhân sự...

Thông tin cá nhân

• Họ tên, ngày tháng năm sinh.
• Chức vụ, bộ phận đang công tác.
• Thời gian làm việc tại công ty.

Nội dung đơn

• Nêu rõ lý do xin nghỉ việc (nên trình bày lịch sự, khéo léo, trung thực).
• Thời gian bắt đầu nghỉ việc mong muốn.
• Cam kết bàn giao công việc đầy đủ trước khi nghỉ.
• Lời cảm ơn gửi đến công ty, lãnh đạo, đồng nghiệp.

Phần kết

• Ghi rõ ngày viết đơn.
• Ký tên người làm đơn.
• Chữ ký xác nhận của trưởng bộ phận, phòng nhân sự, Ban Giám đốc.

Các mẫu đơn xin nghỉ việc phổ biến

Tùy vào mục đích nghỉ việc, người lao động có thể lựa chọn mẫu đơn phù hợp. Dưới đây là một số mẫu phổ biến:

Mẫu đơn xin nghỉ việc ngắn gọn

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty ............

Tôi tên là: ...........................

Chức vụ: .............................

Bộ phận: ............................

Tôi làm đơn này xin được nghỉ việc kể từ ngày …………….

Lý do: ......................................................

Tôi cam kết hoàn thành việc bàn giao công việc cho ông/bà: ………... trước thời điểm nghỉ việc.

Kính mong Ban Giám đốc xem xét và chấp thuận.

Trân trọng cảm ơn!

………, ngày … tháng … năm …

Người làm đơn

(Ký và ghi rõ họ tên)

Mẫu đơn nghỉ việc hưởng chế độ thai sản

Áp dụng cho người lao động nữ đang mang thai, có nguyện vọng nghỉ thai sản theo đúng quy định:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC HƯỞNG CHẾ ĐỘ THAI SẢN

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty ............

Tên tôi là: ....................................

Chức vụ: ....................................

Ngày dự kiến sinh: …………………………

Tôi làm đơn này xin được nghỉ thai sản từ ngày ……/……/…… đến ngày ……/……/……

Tôi sẽ bàn giao công việc cho ông/bà ………….. tại bộ phận …………..

Kính mong Ban Giám đốc xem xét và tạo điều kiện.

Trân trọng cảm ơn!

………, ngày … tháng … năm …

Người làm đơn

(Ký và ghi rõ họ tên)

Một số lưu ý khi viết đơn xin nghỉ việc

Khi viết đơn xin nghỉ việc, người lao động nên lưu ý:

• Trình bày ngắn gọn, súc tích, rõ ràng: Tránh dài dòng, lạc đề hay liệt kê lan man không cần thiết.
• Dùng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp: Tránh thái độ tiêu cực, phê phán hay đổ lỗi, dù bạn nghỉ vì bất mãn.
• Tránh nghỉ việc đột ngột: Cần báo trước theo quy định pháp luật để đảm bảo quyền lợi và thể hiện trách nhiệm.
• Ghi rõ thời gian nghỉ, người nhận bàn giao công việc: Giúp công ty dễ dàng xử lý công việc còn lại, đảm bảo quy trình vận hành.
• Gửi lời cảm ơn và lời chúc: Đây là cách tốt nhất để kết thúc quá trình làm việc trong êm đẹp, giữ hình ảnh cá nhân chuyên nghiệp.

Quy trình nghỉ việc đúng quy định

Quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp thường diễn ra qua các bước sau:

• Viết và nộp đơn xin nghỉ việc.
• Chờ quản lý và phòng nhân sự xét duyệt.
• Tiến hành bàn giao công việc.
• Ký biên bản bàn giao tài sản, tài liệu.
• Thanh toán lương, các khoản trợ cấp còn lại.
• Nhận quyết định nghỉ việc và sổ bảo hiểm xã hội.

Tải đơn xin nghỉ việc chuẩn file Word

• Link tải mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn file Word tại đây.

Lời kết

Việc viết đơn xin nghỉ việc không chỉ là thủ tục cần thiết theo quy định mà còn thể hiện tác phong chuyên nghiệp và văn hóa ứng xử trong môi trường công sở. Dù lý do nghỉ việc là gì, hãy luôn lựa chọn cách rời đi với sự tôn trọng và thái độ văn minh, để lại ấn tượng tốt đẹp trong mắt đồng nghiệp và doanh nghiệp. Chúc bạn tìm được môi trường làm việc mới phù hợp và gặt hái nhiều thành công.

Bạn đang tìm kiếm một chiếc laptop hiệu năng ổn định để phục vụ công việc, học tập hay soạn thảo đơn từ một cách nhanh chóng, tiện lợi. Ghé ngay FPT Shop, hệ thống bán lẻ uy tín với hàng nghìn mẫu laptop chính hãng, đa dạng phân khúc, giá tốt cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn để tìm hiểu chọn mua hoặc mua ngay tại đây nhé:

• Laptop.

Xem thêm:

• Hướng dẫn viết mail xin nghỉ việc như thế nào cho khéo léo, chuyên nghiệp nhưng hiệu quả và được sự thấu hiểu
• Hướng dẫn bạn cách đính kèm email trong Outlook nhanh chóng chỉ với vài bước đơn giản
• Hướng dẫn chi tiết cách tính trợ cấp thôi việc mới nhất năm 2025