Lương truy lĩnh là gì? Quy trình xét duyệt, điều kiện và cách tính chuẩn xác nhất hiện nay

Lương truy lĩnh là gì và tại sao nhiều người lao động lại quan tâm đến khoản thu nhập này? Trong nhiều trường hợp, lương truy lĩnh không chỉ đảm bảo quyền lợi chính đáng mà còn phản ánh tính minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý tiền lương.

Lương truy lĩnh là gì?

Lương truy lĩnh là khoản tiền chênh lệch được chi trả cho người lao động do việc điều chỉnh tăng lương nhưng chưa kịp áp dụng tại thời điểm trả lương ban đầu. Khoản này thường phát sinh khi có sự thay đổi về mức lương cơ sở, nâng bậc lương hoặc điều chỉnh chế độ đãi ngộ, nhưng do thủ tục hoặc thời gian cập nhật thông tin bị chậm, người lao động chưa nhận được mức lương mới đúng kỳ.

Khi đó, cơ quan hoặc doanh nghiệp sẽ thực hiện tính lại mức lương và chi trả phần chênh lệch vào kỳ tiếp theo, phần này chính là lương truy lĩnh.

Ví dụ: Giả sử ông A có mức lương hưu tháng 6/2024 là 7.000.000 đồng. Từ tháng 7/2024, mức lương hưu được điều chỉnh tăng thêm 15%. Tuy nhiên, do chậm cập nhật, ông A vẫn nhận lương cũ trong tháng 7. Đến tháng 8, ông A sẽ được truy lĩnh phần tăng như sau:

• Lương truy lĩnh tháng 7 = 7.000.000 x 15% = 1.050.000 đồng
• Tổng lương thực nhận tháng 8 (bao gồm truy lĩnh) = 7.000.000 + 1.050.000 = 8.050.000 đồng

Điều kiện để được xét truy lĩnh lương là gì?

Thắc mắc lương truy lĩnh là gì đã được giải đáp. Vậy để được truy lĩnh lương thì cần đảm bảo những điều kiện gì? Việc truy lĩnh lương không áp dụng tự động cho tất cả người lao động, mà phải đáp ứng các điều kiện cụ thể theo quy định của pháp luật và cơ quan chủ quản. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng cần có để được xét truy lĩnh:

1. Là đối tượng được hưởng lương hoặc trợ cấp từ ngân sách Nhà nước

Bao gồm:

• Người đang hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng
• Cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc tại các cơ quan nhà nước
• Người lao động trong doanh nghiệp nhà nước hoặc đơn vị sự nghiệp công lập

2. Đủ thời gian giữ bậc lương theo quy định

Người lao động phải đảm bảo đủ thời gian giữ bậc trong ngạch hoặc chức danh công tác theo quy định tại Thông tư liên tịch số 204/2004/TTLT-BNV-BTC. Đây là cơ sở để được xét nâng bậc lương và tính truy lĩnh nếu có chậm trễ trong cập nhật.

3. Hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

Cá nhân được xét truy lĩnh phải hoàn thành tốt công việc theo quy định đánh giá định kỳ của cơ quan, đơn vị. Đây là tiêu chí bắt buộc trong quy trình xét nâng lương định kỳ hoặc trước thời hạn.

4. Không vi phạm kỷ luật trong thời gian giữ chức vụ

Người lao động không được:

• Bị khiển trách, cảnh cáo
• Bị giáng chức, cách chức, bãi nhiệm
• Có hành vi vi phạm đạo đức nghề nghiệp hoặc nội quy tổ chức

Quy trình xét duyệt và tính lương truy lĩnh như thế nào?

Hiện nay, việc xét duyệt và chi trả lương truy lĩnh được áp dụng cho hai nhóm đối tượng chính: người lao động đang làm việc và người hưởng lương hưu hoặc phụ cấp hàng tháng. Mỗi nhóm sẽ có quy trình thực hiện riêng như sau:

1. Đối với người lao động đang làm việc

Quy trình xét duyệt và tính lương truy lĩnh tại các cơ quan, doanh nghiệp thường được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Lập kế hoạch nâng lương

Lãnh đạo đơn vị đưa ra kế hoạch nâng lương định kỳ cho toàn bộ cán bộ, nhân viên.

Bước 2: Thông báo và đánh giá nội bộ

Phòng hành chính - nhân sự gửi thông báo đến các phòng ban để đánh giá và lập danh sách đề nghị xét nâng lương cho từng cá nhân. Danh sách này kèm theo hồ sơ chứng minh đủ điều kiện nâng lương.

Bước 3: Thẩm định và xét duyệt

Phòng nhân sự tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của danh sách và hồ sơ. Sau đó, tổ chức họp để đánh giá và thống nhất danh sách đủ điều kiện nâng lương.

Bước 4: Thành lập Hội đồng xét duyệt

Hội đồng xét nâng lương được thành lập, xem xét và ký duyệt quyết định nâng lương cho người lao động đủ điều kiện.

Bước 5: Thông báo và chuyển hồ sơ

Kết quả xét duyệt được gửi lại cho phòng nhân sự và thông báo đến các phòng ban. Đồng thời, chuyển danh sách sang phòng kế toán để tính toán lương truy lĩnh.

Bước 6: Tính toán và chi trả lương truy lĩnh

Phòng kế toán:

• Cập nhật hệ số lương mới
• Xác định số tháng được truy lĩnh
• Tính tổng số tiền chênh lệch truy lĩnh

Sau khi lập bảng tính, hồ sơ được trình lãnh đạo và kế toán trưởng phê duyệt, sau đó chuyển sang bộ phận kế toán và cơ quan bảo hiểm để cập nhật mức lương mới làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

2. Đối với người hưởng lương hưu hoặc phụ cấp

Đối với nhóm đối tượng đã nghỉ hưu hoặc đang hưởng trợ cấp hàng tháng, quy trình nâng lương và truy lĩnh sẽ được thực hiện ở cấp quản lý Nhà nước:

• Ban Cán sự Đảng Bộ Nội vụ sẽ xây dựng kế hoạch và đề xuất việc điều chỉnh lương hưu, phụ cấp theo chính sách mới.
• Hồ sơ đề xuất sẽ được trình Bộ Chính trị hoặc Chính phủ xem xét và phê duyệt.
• Sau khi có quyết định chính thức, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ căn cứ vào mức điều chỉnh để tính toán số tiền truy lĩnh và chi trả cho người hưởng lương hưu hoặc trợ cấp.

Các cách tính lương truy lĩnh là gì?

Sau khi hoàn tất quy trình xét duyệt, việc tính toán lương truy lĩnh cần được thực hiện chính xác để đảm bảo quyền lợi cho người lao động hoặc người hưởng lương hưu. Hiện nay, có hai phương pháp tính lương truy lĩnh được sử dụng phổ biến:

1. Sử dụng bảng tính thông thường như Excel hoặc Google Sheets

Đây là phương pháp phổ biến nhất trong các doanh nghiệp và cơ quan hành chính. Kế toán hoặc cán bộ phụ trách tiền lương sẽ sử dụng Excel hoặc Google Sheets để:

• Nhập thông tin hệ số lương cũ và mới
• Xác định số tháng truy lĩnh
• Tính toán phần chênh lệch giữa mức lương mới và cũ
• Tổng hợp số tiền cần truy lĩnh

Ưu điểm của phương pháp này là dễ sử dụng, linh hoạt, chi phí thấp và có thể tùy chỉnh theo từng trường hợp cụ thể.

2. Sử dụng phần mềm tính lương chuyên dụng

Với các doanh nghiệp lớn hoặc đơn vị có hệ thống quản lý nhân sự chuyên nghiệp, việc tính lương, trong đó có lương truy lĩnh thường được thực hiện thông qua phần mềm tính lương tích hợp. Các phần mềm này giúp:

• Tự động cập nhật mức lương mới theo quyết định nâng lương
• Tự động xác định thời gian truy lĩnh
• Tính toán chính xác số tiền truy lĩnh cho từng cá nhân
• Tích hợp với hệ thống chấm công và bảo hiểm xã hội

Một số phần mềm tính lương phổ biến hiện nay bao gồm: Misa, Paradise HRM, FastWork Payroll, Tanca, Ecount ERP, 1Office, Dsoft HRM,.... Các phần mềm này có cả phiên bản miễn phí và trả phí, đáp ứng nhu cầu đa dạng từ doanh nghiệp nhỏ đến tổ chức lớn.

Kết luận

Như vậy, việc hiểu rõ lương truy lĩnh là gì, điều kiện áp dụng và cách tính toán sẽ giúp người lao động nắm bắt được quyền lợi của mình trong trường hợp có sự điều chỉnh chậm về chính sách lương. Dù là cán bộ đang công tác hay người đã nghỉ hưu, việc cập nhật thông tin kịp thời và chủ động kiểm tra các khoản truy lĩnh sẽ giúp bạn đảm bảo tài chính ổn định và minh bạch hơn trong quá trình làm việc hoặc thụ hưởng chế độ.

Việc quản lý lương, tính truy lĩnh hay theo dõi hồ sơ nhân sự sẽ trở nên dễ dàng và chính xác hơn khi bạn sở hữu thiết bị công nghệ mạnh mẽ, hỗ trợ công việc hiệu quả. Ghé ngay FPT Shop để chọn mua laptop, máy in hoặc phần mềm chuyên dụng chính hãng với nhiều ưu đãi hấp dẫn!

Xem thêm:

• Lương thực nhận là gì? Cách tính lương thực nhận và những điều người lao động cần biết
• Lương cứng là gì? Tìm hiểu chi tiết khái niệm, mục đích, ý nghĩa và cách phân biệt với các loại lương khác