Todoist: Planner & Calendar

Có thể nói, quản lý công việc hiệu quả là yếu tố then chốt giúp mỗi người tối ưu hóa thời gian và nâng cao năng suất trong bất kỳ hoạt động nào. Đó cũng chính là lý do Todoist ra đời và trở nên phổ biến trong cộng đồng người dùng toàn thế giới. Nếu bạn đang tò mò về nền tảng này thì hãy cùng FPT Shop khám phá từ A - Z các tính năng và cách sử dụng Todoist dưới đây!

Tổng quan về Todoist - Nền tảng quản lý công việc hàng đầu

Được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 2007 bởi Doist, Todoist đã phát triển từ một ứng dụng danh sách việc cần làm (to-do list) đơn giản trở thành nền tảng quản lý công việc và dự án toàn diện. Mục tiêu cốt lõi của Todoist là giúp người dùng "tống khứ" mọi lịch trình nhiệm vụ ra khỏi đầu và đặt chúng vào một hệ thống đáng tin cậy. Điều làm nên sự khác biệt của Todoist chính là sự cân bằng hoàn hảo giữa tính năng mạnh mẽ của một công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp và sự dễ dàng sử dụng của một ứng dụng to-do list hằng ngày.

Nền tảng hoạt động theo triết lý tập trung vào hành động, qua đó người dùng dành ít thời gian để sắp xếp và nhiều thời gian hơn để thực hiện. Todoist có mặt trên hầu hết mọi hệ điều hành và thiết bị (như website, iOS, Android, Windows, macOS, tiện ích mở rộng trình duyệt), đảm bảo bạn có thể quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi.

Todoist hiện hỗ trợ những tính năng nào?

Tổ chức công việc bằng dự án, nhãn và bộ lọc

Todoist cho phép tạo các dự án riêng biệt để nhóm những nhiệm vụ liên quan với nhau, giúp quản lý công việc trở nên rõ ràng và logic hơn. Bên cạnh đó, người dùng có thể dùng nhãn (labels) để đánh dấu đặc điểm hoặc chủ đề của từng nhiệm vụ, còn bộ lọc (filters) thì hỗ trợ tùy chỉnh chế độ xem các nhiệm vụ theo nhiều tiêu chí như ngày đến hạn, mức ưu tiên hay nhãn cụ thể, qua đó tạo nên hệ thống tổ chức linh hoạt và dễ dàng điều chỉnh theo nhu cầu công việc cá nhân hay nhóm.

Dùng ngôn ngữ tự nhiên nhập liệu

Một trong những điểm nổi bật của Todoist là tính năng nhận dạng ngôn ngữ tự nhiên khi thêm nhiệm vụ. Bạn chỉ cần nhập các câu như “Nộp báo cáo vào thứ sáu” hay “Họp lúc 3 giờ chiều thứ hai”, phần mềm sẽ tự động nhận dạng ngày giờ, thiết lập nhắc nhở một cách chính xác. Tính năng này được đánh giá là khá hữu ích để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu thao tác phức tạp, tạo điều kiện cho việc quản lý công việc nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Tạo và quản lý nhiệm vụ con (subtasks)

Khi sử dụng Todoist, chúng ta không chỉ dễ dàng thêm các nhiệm vụ chính mà còn được chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ con, nhờ đó quản lý từng bước chi tiết hơn trong một dự án lớn. Mỗi nhiệm vụ con có thể đặt ngày đến hạn, mức độ ưu tiên riêng biệt và được theo dõi độc lập nhưng vẫn nằm trong phần tổng thể của nhiệm vụ lớn.

Bảng Kanban và xem lịch trực quan

Todoist chắc chắn là lựa chọn đáng cân nhắc dành cho những người dùng muốn có cái nhìn trực quan hơn về quy trình làm việc khi sở hữu giao diện dạng bảng Kanban. Các thao tác kéo thả nhiệm vụ giữa các cột trạng thái như “Chờ xử lý”, “Đang thực hiện” hay “Hoàn thành” cực dễ dàng, giúp theo dõi tiến trình và phân chia công việc hợp lý. Ngoài ra, Todoist còn hỗ trợ chế độ xem lịch (calendar view) để người dùng quan sát được tổng quan các đầu việc theo ngày, tuần hoặc tháng, nâng cao tính trực quan của kế hoạch công việc.

Nhắc nhở và lịch trình lặp lại tùy chỉnh

Bạn có thể đặt nhắc nhở chi tiết cho nhiệm vụ với các âm báo trên thiết bị di động, email hoặc đồng hồ thông minh. Todoist còn cung cấp tính năng tạo lịch trình lặp lại cho các nhiệm vụ hằng ngày, tuần, tháng hoặc theo chu kỳ tùy chỉnh, phù hợp với công việc định kỳ như họp, báo cáo hay kiểm tra tài liệu, qua đó mỗi người sẽ duy trì được thói quen làm việc đều đặn và không bỏ sót công việc quan trọng.

Tính năng cộng tác và giao việc cho nhóm

Không chỉ cung cấp giải pháp cho người dùng cá nhân, với tính năng chia sẻ dự án, Todoist đã mở ra cơ hội để nhiều thành viên trong nhóm cùng làm việc và phối hợp hiệu quả hơn. Sử dụng nền tảng này, người quản lý có thể giao nhiệm vụ cụ thể và minh bạch cho từng người, theo dõi tiến độ qua bình luận trực tiếp trong từng nhiệm vụ mà không cần phải chuyển sang các ứng dụng chat khác.

Trợ lý AI hỗ trợ quản lý công việc

Theo thông tin mới được cập nhật, mới đây, Todoist đã tích hợp thêm tính năng trợ lý AI thông minh hỗ trợ sắp xếp và ưu tiên công việc dựa trên thói quen và lịch sử thực hiện. AI còn gợi ý lịch trình hợp lý, phát hiện các điểm nghẽn làm chậm tiến độ và tự động đề xuất cách điều chỉnh kế hoạch, giúp tối ưu năng suất và giảm stress trong quản lý công việc.

Vì sao nên sử dụng nền tảng Todoist?

Todoist là một trong những công cụ được nhiều người dùng và doanh nghiệp tin tưởng nhờ mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tăng năng suất cá nhân và nhóm: Bằng khả năng phân công nhiệm vụ và gửi thông báo cập nhật tự động, Todoist giúp mỗi người dễ dàng phối hợp, theo dõi tiến độ và hoàn thành công việc đúng hạn, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc chung và cá nhân.
• Giúp lập kế hoạch và theo dõi mục tiêu rõ ràng: Người dùng có thể thiết lập deadline cho từng việc, đặt mục tiêu dự án và theo dõi tiến trình qua bảng điều khiển trực quan, hạn chế việc bỏ sót nhiệm vụ và đảm bảo mọi công việc được hoàn thành đúng kế hoạch.
• Phù hợp với mọi đối tượng và dễ tiếp cận: Todoist được thiết kế thân thiện với người dùng, dễ sử dụng và phù hợp cho cả cá nhân lẫn nhóm, dù là người mới bắt đầu hay chuyên gia quản lý. Phiên bản miễn phí đã cung cấp đủ các công cụ cơ bản để quản lý công việc hiệu quả.
• Hỗ trợ bảo mật và sao lưu tự động: Mọi dữ liệu công việc đều được lưu trữ an toàn trên đám mây của Todoist, với chức năng sao lưu tự động giúp người dùng yên tâm không lo mất dữ liệu dù đổi thiết bị hay gặp sự cố.
• Hỗ trợ tích hợp với các ứng dụng phổ biến: Todoist dễ dàng kết nối với nhiều ứng dụng như Google Calendar, Slack hoặc Outlook, tạo sự liền mạch trong quản lý và giao tiếp, nhờ đó tiết kiệm thời gian chuyển đổi giữa các nền tảng.

Hướng dẫn tải và sử dụng Todoist

Cách tải xuống ứng dụng Todoist

Todoist hỗ trợ cả trên website lẫn ứng dụng di động, nếu bạn muốn thuận tiện quản lý công việc mọi lúc mọi nơi trên điện thoại, bạn có thể tải xuống ứng dụng Todoist theo hướng dẫn sau:

• Tải Todoist trên iOS: Truy cập vào App Store, tìm kiếm "Todoist" rồi chọn ứng dụng Todoist: To Do List & Calendar. Nhấn vào nút "Nhận" (Get) và đợi quá trình cài đặt hoàn tất.
• Tải Todoist trên Android: Mở Google Play Store trong thiết bị Android, tìm ứng dụng "Todoist" và nhấn nút "Cài đặt" là được.

Cách đăng ký tài khoản Todoist

Bước 1: Mở ứng dụng hoặc truy cập vào địa chỉ web chính thức của Todoist tại https://www.todoist.com/. Trên giao diện chính của trang chủ, tìm và nhấn vào nút "Start for free" (Bắt đầu miễn phí) nằm ở góc phải trên cùng màn hình.

Bước 2: Lúc này, nền tảng sẽ yêu cầu điền thông tin gồm địa chỉ email và mật khẩu. Bạn cũng có thể chọn đăng ký nhanh qua tài khoản Google, Apple hoặc Facebook để tiện lợi hơn.

Bước 3: Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn "Sign up with Email”. Todoist sẽ gửi thư xác nhận vào email bạn vừa đăng ký. Mở hộp thư và nhấp vào liên kết xác nhận nếu có yêu cầu.

Lưu ý:

• Đảm bảo nhập đúng email để nhận được các thông báo và phục hồi mật khẩu khi cần thiết.
• Nên chọn mật khẩu mạnh để tài khoản được bảo vệ ở mức cao nhất.

Cách tạo Project và thêm Task mới trong Todoist

Bước 1: Trên giao diện chính sau khi đăng nhập, bạn vào mục "My Projects" (Các dự án của tôi) rồi nhấn "+ Add" để bắt đầu tạo Project.

Bước 2: Nhấn tiếp "Add Project" (Thêm dự án), lúc này một cửa sổ nhỏ hiện ra để bạn điền thông tin cho project như tên dự án và màu sắc phân biệt.

Bước 3: Chọn dạng hiển thị "List" (Danh sách) hoặc "Board" (Bảng) tùy theo sở thích tổ chức công việc. Cuối cùng, nhấn "Add" để hoàn tất, project mới sẽ xuất hiện trong danh sách các dự án của bạn.

Bước 4: Để thêm task, tiếp tục click vào tên dự án vừa tạo rồi chọn "Add Task" (Thêm nhiệm vụ) tại thanh menu.

Bước 5: Nhập tên Task bạn cần thực hiện, sau đó thiết lập một số chi tiết.

• Due date (Ngày đến hạn): Chọn ngày và giờ cần hoàn thành nhiệm vụ.
• Priority (Độ ưu tiên): Gán mức độ ưu tiên từ 1 (cao nhất) đến 4 (thấp nhất) để tập trung vào công việc quan trọng trước.
• Label (Nhãn): Gắn nhãn phân loại nhiệm vụ theo chủ đề hoặc tính chất.
• Reminders (Nhắc nhở): Thiết lập thời gian nhận thông báo làm nhiệm vụ.
• Location (Địa điểm): Đặt vị trí nếu cần thiết cho nhiệm vụ.

Bước 6: Chọn "Add Task" để lưu, công việc cụ thể lúc này sẽ được thêm vào dự án và xuất hiện trong danh sách.

Tạm kết

Todoist không chỉ là một công cụ to-do list thông thường mà còn là một hệ thống quản lý toàn diện. Với nhiều tính năng hữu ích, Todoist cung cấp một giải pháp đáng tin cậy để bạn giảm thiểu căng thẳng và tiến gần hơn đến mục tiêu dài hạn của mình. Hãy bắt đầu hành trình nâng cao năng suất của bản thân với Todoist ngay hôm nay!

Laptop Dell vốn nổi tiếng là dòng máy sở hữu cấu hình mạnh mẽ, đáp ứng ổn định mọi tác vụ làm việc và giải trí hằng ngày. Nếu bạn đang tìm kiếm một thiết bị có khả năng xử lý mượt mà từ ứng dụng văn phòng đến xem phim sắc nét thì hãy đến cửa hàng FPT Shop hoặc truy cập ngay dưới đây để lựa chọn sản phẩm phù hợp nhất.

Xem thêm:

• Top 5 ứng dụng quản lý task dành cho dân học Kinh tế - Marketing
• Top 5 ứng dụng nhắc nhở cho Android và iOS