Bật mí cách sao chép dữ liệu Word sang Excel giữ định dạng đơn giản nhất

Khi làm việc với tài liệu, nhiều người thường gặp khó khăn trong việc sao chép dữ liệu từ Word sang Excel mà vẫn giữ nguyên định dạng. Nếu chỉ dùng thao tác Copy - Paste thông thường, bố cục, bảng biểu hoặc font chữ dễ bị thay đổi. Nhưng với cách sao chép dữ liệu Word sang Excel giữ định dạng, bạn hoàn toàn có thể chuyển dữ liệu mà vẫn giữ nguyên hình thức, bảng và căn chỉnh ban đầu.

Lợi ích của việc sao chép dữ liệu Word sang Excel giữ định dạng

Việc học cách sao chép dữ liệu Word sang Excel giữ định dạng rất quan trọng. Nó không chỉ là một mẹo văn phòng đơn thuần mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn:

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Bạn sẽ không cần phải định dạng lại từng ô, từng hàng, điều chỉnh phông chữ, màu sắc hay độ rộng cột sau khi sao chép. Từ đó tiết kiệm được một khoảng thời gian đáng kể.
• Đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn dữ liệu: Việc sao chép giữ nguyên cấu trúc bảng giúp dữ liệu không bị xáo trộn hay chuyển sai cột, giảm thiểu rủi ro sai sót do nhập liệu hoặc chỉnh sửa thủ công.

• Tận dụng sức mạnh phân tích của Excel: Ngay sau khi chuyển dữ liệu thành công, bạn có thể ngay lập tức sử dụng các công cụ của Excel như sắp xếp, lọc, tạo biểu đồ. Hoặc thực hiện các phép tính phức tạp mà không cần qua bước xử lý dữ liệu thủ công.
• Duy trì tính nhất quán và chuyên nghiệp: Việc giữ nguyên định dạng giúp các báo cáo và tài liệu của bạn có sự đồng bộ và nhất quán về mặt hình thức, thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc.

Cách sao chép dữ liệu Word sang Excel giữ định dạng chi tiết

Cách sao chép dữ liệu Word sang Excel giữ định dạng thật ra cũng rất đơn giản khi bạn làm theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Chuẩn bị và chọn dữ liệu trong Word

Mở tài liệu Word chứa bảng dữ liệu bạn muốn sao chép. Tiếp theo di chuyển con trỏ chuột đến góc trên cùng bên trái của bảng cho đến khi biểu tượng ô vuông có bốn mũi tên xuất hiện. Nhấp vào biểu tượng này để chọn toàn bộ bảng.

Bước 2: Sao chép bảng dữ liệu

Sau khi đã chọn toàn bộ bảng, bạn nhấp chuột phải và chọn Copy (Sao chép). Hoặc bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt quen thuộc Ctrl + C để thực hiện nhanh hơn.

Bước 3: Dán dữ liệu vào Excel và lựa chọn định dạng

Mở trang tính Excel mà bạn muốn dán dữ liệu vào. Tiếp theo nhấp chuột vào một ô trống và di chuyển chuột đến phần Paste Options (Tùy chọn Dán).

Bước 4: Chọn tùy chọn dán phù hợp

Tại đây, bạn sẽ thấy một số biểu tượng dán khác nhau. Để giữ nguyên định dạng từ Word, bạn hãy chọn Keep Source Formatting (Ký hiệu cây cọ vẽ). Tùy chọn này sẽ dán bảng vào Excel và cố gắng giữ lại nhiều nhất có thể định dạng gốc từ Word. Nó bao gồm phông chữ, kích thước chữ, màu sắc, đường viền bảng và màu nền của ô.

Bước 5: Kiểm tra và tinh chỉnh

Sau khi dán, bảng dữ liệu sẽ xuất hiện trong Excel với định dạng gần như tương tự bản gốc. Tuy nhiên, bạn có thể cần thực hiện một vài tinh chỉnh nhỏ như điều chỉnh lại độ rộng của cột hoặc chiều cao của hàng để dữ liệu hiển thị một cách tối ưu nhất.

Những lưu ý quan trọng khi sao chép dữ liệu Word sang Excel

Ngoài cách sao chép dữ liệu Word sang Excel giữ định dạng vừa hướng dẫn, các bạn cần lưu ý một số điểm sau:

Chuẩn bị dữ liệu trong Word đúng cấu trúc bảng

Cách chuyển dữ liệu hoạt động hiệu quả nhất khi nội dung trong Word được trình bày bằng bảng. Nếu bạn chỉ căn chỉnh bằng phím Tab hoặc dấu cách, khi dán sang Excel toàn bộ dữ liệu có thể nằm trong một cột duy nhất. Lúc đó, bạn sẽ phải dùng công cụ Text to Columns để tách dữ liệu thủ công.

Hạn chế định dạng quá phức tạp

Tùy chọn Keep Source Formatting giúp giữ lại phần lớn định dạng. Nhưng các yếu tố phức tạp như ô gộp (merged cells), hình ảnh chèn trong bảng hoặc hiệu ứng chữ đặc biệt có thể không hiển thị chính xác khi dán vào Excel.

Kiểm tra và xóa ngắt dòng thừa

Một số ô trong Word có thể chứa ký tự xuống dòng. Khi sao chép sang Excel, chúng khiến hàng bị giãn cao bất thường. Bạn nên kiểm tra và xóa các ngắt dòng này để bảng trong Excel trông gọn gàng hơn.

Tạm kết

Hy vọng rằng với cách sao chép dữ liệu Word sang Excel giữ định dạng ở trên, các bạn đã biết cách thực hiện để chuyển dữ liệu nhanh chóng. Nhớ áp dụng ngay để tiến độ công việc được diễn ra suôn sẻ, hiệu quả nhé. Nếu thường xuyên cần làm việc với Word hoặc Excel, các bạn hãy đến FPT Shop để lựa chọn cho mình một chiếc laptop phù hợp với mình nhé. Tham khảo các mẫu laptop văn phòng nổi bật nhất trên thị trường tại FPT Shop gần nhất ngay hôm nay nhé!

Xem thêm:

• Slidebean AI là gì? Cách sử dụng Slidebean AI để tạo bài thuyết trình nhanh chóng bằng AI
• Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Macbook từ A đến Z dành cho người mới bắt đầu