File quản lý chi tiêu cá nhân bằng Excel: Hướng dẫn tạo và tổng hợp mẫu mới nhất hiện nay

Việc thiết lập file quản lý chi tiêu cá nhân bằng Excel là một giải pháp tốt giúp chúng ta kiểm soát dòng tiền chặt chẽ và khoa học hơn. Thay vì ghi chép thủ công dễ sai sót, bảng tính thông minh trong Excel sẽ tự động báo cáo tình hình tài chính cụ thể một cách nhanh và chính xác. Bài viết này FPT Shop sẽ hướng dẫn bạn tạo file quản lý chi tiêu cá nhân bằng Excel đơn giản và nhanh chóng. Hãy cùng tìm hiểu nhé!

Tại sao nên sử dụng file quản lý chi tiêu cá nhân bằng Excel?

Trong thời đại số hóa, việc quản lý tài chính không còn gói gọn trong những cuốn sổ tay ghi chép thủ công dễ rách nát hay thất lạc. Sử dụng file quản lý chi tiêu cá nhân bằng Excel đang trở thành xu hướng được nhiều người lựa chọn, từ sinh viên, nhân viên văn phòng cho đến các chủ hộ gia đình.

Khác các ứng dụng (app) quản lý tài chính đôi khi yêu cầu trả phí để mở khóa tính năng nâng cao hoặc lo ngại về vấn đề bảo mật dữ liệu, Excel là công cụ "cây nhà lá vườn" nhưng lại sở hữu sức mạnh vượt trội.

Dưới đây là những lý do bạn nên bắt đầu tạo ngay một file Excel cho riêng mình:

• Tính tùy biến cao: Bạn hoàn toàn có thể thiết kế thêm bớt các cột, dòng, hoặc các danh mục chi tiêu (ăn uống, đi lại, học tập...) sao cho phù hợp nhất với thói quen sinh hoạt của bản thân mà không bị gò bó vào khuôn mẫu có sẵn.
• Tự động hóa tính toán: Chỉ cần nhập số liệu đầu vào, các hàm trong Excel như SUM, IF hay các công cụ Pivot Table sẽ tự động tính tổng, số dư và vẽ biểu đồ trực quan. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót khi cộng trừ thủ công.
• Lưu trữ an toàn và dài hạn: Một file quản lý chi tiêu cá nhân có thể lưu trữ dữ liệu của nhiều năm. Bạn dễ dàng so sánh mức chi tiêu của tháng này với cùng kỳ năm ngoái để thấy rõ sự thay đổi trong thói quen tiêu dùng.

Các thành phần cốt lõi trong một file quản lý chi tiêu chuẩn

Trước khi bắt tay vào thiết kế, bạn cần xác định rõ cấu trúc của bảng tính. Một file quản lý chi tiêu cá nhân chuyên nghiệp và dễ theo dõi cần đảm bảo đầy đủ các thành phần dữ liệu dưới đây.

Phần quản lý nguồn thu (Thu nhập)

Đây là phần nền móng của kế hoạch tài chính. Bạn cần liệt kê tất cả các nguồn tiền chảy vào túi của mình trong tháng. Đừng chỉ ghi mỗi lương cứng, hãy chia nhỏ ra để quản lý tốt hơn:

• Lương chính cố định.
• Thu nhập từ công việc làm thêm (Freelance, Part-time).
• Lợi nhuận từ đầu tư (chứng khoán, lãi tiết kiệm).
• Các khoản thưởng, biếu tặng.

Phần quản lý các khoản chi (Chi phí)

Để file quản lý chi tiêu cá nhân phát huy tác dụng, bạn cần phân loại chi phí càng chi tiết càng tốt. Thông thường, chúng ta sẽ chia làm 2 nhóm lớn:

• Chi phí cố định: Là những khoản tiền bắt buộc phải chi và số tiền thường không thay đổi nhiều qua các tháng (Tiền thuê nhà, tiền điện, nước, internet, học phí, tiền trả góp...).
• Chi phí biến đổi: Là những khoản phát sinh dựa trên nhu cầu sinh hoạt và sở thích (Tiền ăn uống, cafe, xem phim, mua sắm quần áo, sửa xe, đám cưới, sinh nhật...).

Phần quỹ tiết kiệm và dự phòng

Nguyên tắc vàng trong tài chính là "Chi tiêu số tiền còn lại sau khi tiết kiệm". Do đó, trong file Excel của bạn bắt buộc phải có cột dành cho Tiết kiệm hoặc Đầu tư. Ngoài ra, một khoản Quỹ khẩn cấp (dự phòng cho ốm đau, hỏng hóc thiết bị bất ngờ) cũng cần được theo dõi sát sao.

Phần báo cáo tổng kết

Cuối cùng, file cần có một khu vực tổng hợp để trả lời câu hỏi: Tháng này mình âm hay dương?. Phần này sẽ lấy Tổng Thu nhập trừ đi Tổng Chi phí để ra số dư cuối kỳ.

Xem thêm: Cách vẽ sơ đồ trong Excel đơn giản, dễ thực hiện

Hướng dẫn cách tạo file quản lý chi tiêu cá nhân bằng Excel đơn giản

Nếu bạn muốn tự tay xây dựng một hệ thống quản lý cho riêng mình, hãy thực hiện theo quy trình từng bước dưới đây. Cách làm này áp dụng được cho cả Excel trên máy tính Windows và MacBook.

Bước 1: Khởi tạo file và đặt tên các cột dữ liệu

Đầu tiên, bạn mở ứng dụng Excel, chọn File > New > Blank Workbook để tạo một trang tính mới. Tại dòng đầu tiên (Hàng 1), bạn hãy tạo các tiêu đề cho bảng theo thứ tự sau:

• Cột A: Ngày tháng (Ghi lại thời gian phát sinh giao dịch).
• Cột B: Nội dung chi tiêu (Mô tả chi tiết, ví dụ: Ăn trưa, Đổ xăng).
• Cột C: Danh mục (Phân loại: Ăn uống, Đi lại, Nhà cửa...).
• Cột D: Số tiền (Số tiền đã chi hoặc thu).
• Cột E: Loại giao dịch (Chọn Thu hoặc Chi).
• Cột F: Ghi chú (Nếu cần).

Bước 2: Nhập dữ liệu và định dạng bảng tính

Để bảng tính trông chuyên nghiệp và dễ nhìn hơn, bạn hãy bôi đen toàn bộ vùng tiêu đề, sau đó vào thẻ Home, chọn B (Bold) để in đậm và chọn Center để căn giữa. 

Đối với cột Số tiền, bạn cần định dạng lại để hiển thị dấu phân cách hàng nghìn. Bôi đen cột D, chuột phải chọn Format Cells, tại tab Number, chọn mục Currency hoặc Accounting, bỏ các số thập phân phía sau.

Bước 3: Sử dụng hàm để tính toán tự động

Sức mạnh của file quản lý chi tiêu cá nhân bằng Excel nằm ở các hàm tính toán. Bạn có thể dùng những hàm tính tự động như SUM, SUMIF… để tính toán nhanh và chính xác.

Bước 4: Tạo bộ lọc dữ liệu (Filter)

Khi dữ liệu nhập vào ngày càng nhiều (hàng trăm dòng), bạn sẽ cần công cụ lọc để xem lại lịch sử. Bôi đen hàng tiêu đề, vào menu Data, chọn biểu tượng Filter (hình cái phễu). Lúc này, tại mỗi tiêu đề cột sẽ xuất hiện mũi tên xổ xuống. Bạn có thể bấm vào đó để lọc xem riêng các khoản "Ăn uống" hoặc xem chi tiêu trong một ngày cụ thể.

• Link xem và tải file quản lý chi tiêu cá nhân bằng Excel: Tại đây. 

Gợi ý 3 mẫu file quản lý chi tiêu cá nhân hiệu quả nhất

Mẫu quản lý theo quy tắc 50/30/20

Đây là phương pháp kinh điển phù hợp cho người mới bắt đầu hoặc người có thu nhập ổn định. Trong file Excel này, thu nhập của bạn sẽ được chia tự động vào 3 nhóm:

• 50% cho Nhu cầu thiết yếu: Ăn, ở, đi lại, hóa đơn tiện ích.
• 30% cho Sở thích cá nhân: Du lịch, mua sắm, giải trí.
• 20% cho Tiết kiệm & Trả nợ: Gửi tiết kiệm, đầu tư, trả nợ thẻ tín dụng.

Khi sử dụng mẫu này, bạn chỉ cần thiết lập công thức để ngay khi nhập lương vào, Excel sẽ tự động chia tiền về các "giỏ" này, giúp bạn biết giới hạn chi tiêu cho từng mục.

Mẫu quản lý theo phương pháp 6 chiếc lọ (JARS)

Phương pháp này chi tiết hơn 50/30/20, giúp bạn quản lý dòng tiền chặt chẽ hơn. File quản lý chi tiêu cá nhân theo phương pháp JARS sẽ chia thu nhập thành 6 phần:

• Nhu cầu thiết yếu (55%).
• Tiết kiệm dài hạn (10%).
• Quỹ giáo dục/học tập (10%).
• Hưởng thụ (10%).
• Quỹ tự do tài chính (10%).
• Quỹ từ thiện/giúp đỡ người khác (5%).

Phương pháp này rất phù hợp cho những người muốn cân bằng giữa việc phát triển bản thân (quỹ giáo dục), hưởng thụ cuộc sống và đầu tư cho tương lai.

Mẫu quản lý kiểu Nhật (Kakeibo)

Kakeibo không chỉ là một bảng tính, nó là một triết lý. File Excel theo phong cách Kakeibo sẽ tập trung vào việc đặt câu hỏi trước khi chi tiêu. Cấu trúc thường bao gồm:

• Thu nhập định kỳ.
• Mục tiêu tiết kiệm tháng này.
• Số tiền CÓ THỂ tiêu (Thu nhập - Tiết kiệm - Chi phí cố định).
• Đánh giá cuối tháng: Bạn đã làm tốt điều gì? Lãng phí ở đâu? Cần cải thiện gì cho tháng sau?

Tạm kết

Việc xây dựng và duy trì thói quen sử dụng file quản lý chi tiêu cá nhân bằng Excel là bước đi nhỏ nhưng mang lại tác động lớn cho tương lai tài chính của bạn. Nó giúp bạn không còn rơi vào cảnh chưa hết tháng đã hết tiền và sớm hiện thực hóa các mục tiêu mua nhà, mua xe hay nghỉ hưu sớm. Hy vọng qua hướng dẫn và các mẫu gợi ý trên từ FPT Shop, bạn sẽ tạo được cho mình một công cụ quản lý tài chính đắc lực.

Để việc quản lý tài chính trên Excel trở nên mượt mà, nhanh chóng và bảo mật hơn, một chiếc máy tính xách tay có hiệu năng ổn định và màn hình sắc nét là người bạn đồng hành không thể thiếu. FPT Shop hiện đang cung cấp đa dạng các dòng laptop ASUS phù hợp cho nhu cầu văn phòng và quản lý số liệu với mức giá cực kỳ ưu đãi. Hãy tham khảo ngay các mẫu laptop ASUS đang bán chạy tại FPT Shop để nâng cấp trải nghiệm làm việc của bạn ngay hôm nay!

Xem thêm:

• Xem ngay 04 mẫu bảng chi tiêu cá nhân Excel tiện lợi giúp bạn quản lý tài chính cá nhân hiệu quả
• Giới thiệu các mẫu file Excel quản lý thu chi công ty phổ biến nhất, doanh nghiệp nào cũng nên có
• Các mẫu file quản lý công nợ bằng Excel miễn phí thông dụng hiện nay, rất hữu ích cho công tác kế toán