Hướng dẫn dùng WPS Office đầy đủ, dễ hiểu cho người mới

Với các nhân viên công sở, việc sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng là yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu suất. Nếu bạn đang tìm một phần mềm miễn phí nhưng vẫn đáp ứng tốt nhu cầu soạn thảo, tính toán và trình chiếu, thì WPS Office là lựa chọn rất đáng thử. FPT Shop sẽ cung cấp hướng dẫn dùng WPS Office chi tiết, giúp bạn nhanh chóng làm quen và ứng dụng hiệu quả trong công việc.

WPS Office là gì?

Trước khi đến với hướng dẫn dùng WPS Office chi tiết, bạn cần biết WPS Office là gì. WPS Office là bộ ứng dụng văn phòng tích hợp nhiều công cụ trong cùng một nền tảng, được phát triển bởi Kingsoft. Phần mềm mang đến trải nghiệm gần giống Microsoft Office nhưng tối ưu hơn về chi phí khi có phiên bản miễn phí.

Một số điểm nổi bật của WPS Office:

Tích hợp nhiều công cụ trong một ứng dụng duy nhất
Hỗ trợ chỉnh sửa tài liệu cả online và offline
Tương thích tốt với định dạng Word, Excel, PowerPoint
Dung lượng nhẹ, chạy mượt trên nhiều thiết bị
Có phiên bản trên Windows, macOS, Linux, Android và iOS

Các thành phần chính gồm:

WPS Writer (soạn thảo văn bản)
WPS Spreadsheet (bảng tính)
WPS Presentation (trình chiếu)
WPS PDF (xử lý file PDF)
WPS AI (hỗ trợ bằng trí tuệ nhân tạo)

Vì sao nên sử dụng WPS Office?

Không phải ngẫu nhiên mà WPS Office ngày càng được ưa chuộng. So với các phần mềm khác, công cụ này mang lại nhiều lợi ích như:

Tiết kiệm chi phí vì có bản miễn phí
Giao diện quen thuộc, dễ làm quen
Đầy đủ tính năng cần thiết cho công việc
Hỗ trợ đa nền tảng, dùng được trên nhiều thiết bị
Tích hợp AI giúp tăng tốc xử lý công việc

Hướng dẫn dùng WPS Office cơ bản

Sau khi cài đặt xong, giao diện chính của WPS Office sẽ hiển thị các công cụ để bạn lựa chọn. Tùy theo nhu cầu công việc, bạn chỉ cần nhấp vào tính năng tương ứng để bắt đầu.

Cách sử dụng WPS Writer

WPS Writer là công cụ dùng để soạn thảo văn bản, phù hợp cho việc viết tài liệu, hợp đồng hoặc nội dung học tập. Các bước thao tác gồm:

Mở phần mềm - chọn Writer
Nhấn New để tạo tài liệu mới hoặc Open để mở file có sẵn
Sử dụng thanh công cụ phía trên để: Thay đổi font chữ, kích thước, màu sắc và căn chỉnh đoạn văn, giãn dòng
Muốn chèn nội dung: Bạn hãy chọn Insert để thêm hình ảnh, bảng biểu hoặc ký hiệu
Tùy chỉnh bố cục bằng cách vào Page Layout để chỉnh lề, khổ giấy
Lưu file: Chọn File - Save As

Điểm tiện lợi là bạn có thể mở và chỉnh sửa file .doc hoặc .docx mà không gặp vấn đề về định dạng.

Cách sử dụng WPS Spreadsheet

WPS Spreadsheet là công cụ xử lý bảng tính, phù hợp với công việc liên quan đến số liệu, thống kê hoặc quản lý dữ liệu.

Mở WPS Office - chọn Spreadsheet
Tạo bảng tính mới
Nhập dữ liệu vào từng ô
Sử dụng công thức: Ví dụ: nhập =SUM(A1:A10) để tính tổng
Định dạng dữ liệu: Tùy chỉnh font, màu sắc, đường viền
Tạo biểu đồ: Chọn dữ liệu - Insert - Chart
Lưu file: Bấm chọn File - Save As

Công cụ này hỗ trợ tốt các định dạng như .xls, .xlsx hoặc CSV.

Cách sử dụng WPS Presentation

Nếu bạn cần tạo slide thuyết trình, WPS Presentation sẽ là lựa chọn phù hợp với giao diện trực quan và dễ sử dụng. Các bước thực hiện như sau:

Mở WPS - chọn Presentation
Nhấn tạo file mới
Thêm slide bằng New Slide
Nhập nội dung vào từng slide
Chèn hình ảnh, video hoặc biểu đồ qua thanh công cụ
Áp dụng hiệu ứng chuyển slide để bài trình chiếu sinh động hơn
Sử dụng Slide Master để chỉnh bố cục đồng bộ
Lưu file khi hoàn tất

Ngoài ra, phần mềm còn có sẵn nhiều template đẹp giúp bạn tiết kiệm thời gian thiết kế.

Cách dùng WPS PDF

Khi đã tìm hiểu hướng dẫn dùng WPS Office thì bạn không thể bỏ qua WPS PDF. WPS PDF hỗ trợ làm việc với file PDF một cách linh hoạt mà không cần cài thêm phần mềm khác.

Tạo file PDF mới
Chuyển đổi từ Word, Excel sang PDF
Chỉnh sửa nội dung trực tiếp
Thêm chú thích, hình ảnh
Ghép hoặc tách file PDF

Cách sử dụng WPS PDF:

Mở WPS - chọn công cụ PDF
Tải file lên hoặc tạo file mới
Chọn tính năng chỉnh sửa phù hợp
Lưu lại sau khi hoàn tất

Đây là công cụ rất hữu ích khi bạn cần xử lý tài liệu chuyên nghiệp.

Cách sử dụng WPS AI

Một điểm nâng cấp đáng chú ý của WPS Office là tích hợp AI giúp tối ưu công việc nhanh hơn. WPS AI có thể hỗ trợ bạn những công việc như:

Soạn thảo nội dung tự động
Tóm tắt tài liệu dài
Dịch văn bản sang nhiều ngôn ngữ
Gợi ý chỉnh sửa câu từ

Cách sử dụng WPS AI:

Mở WPS Office
Chọn tính năng AI trên giao diện
Nhập yêu cầu vào ô chat
Nhận kết quả và chỉnh sửa theo nhu cầu

Tính năng này đặc biệt hữu ích với dân văn phòng, marketer hoặc học sinh - sinh viên.

Tạm kết

Hy vọng với hướng dẫn dùng WPS Office trên, bạn đã nắm được cách sử dụng từng công cụ cơ bản trong bộ phần mềm này. Dù bạn là học sinh, sinh viên hay người đi làm, WPS Office vẫn có thể đáp ứng tốt mọi nhu cầu. Nếu bạn đang cần một giải pháp văn phòng nhẹ, dễ dùng và linh hoạt, đây chắc chắn là lựa chọn đáng để trải nghiệm.

Để sử dụng WPS Office mượt mà và ổn định, việc đầu tư một thiết bị phù hợp cũng rất quan trọng. Tại FPT Shop, bạn có thể tham khảo những bộ máy tính văn phòng chính hãng với mức giá hợp lý, cấu hình tối ưu cho nhu cầu học tập cũng như làm việc.

Xem thêm: