Biểu đồ Pareto là gì? Phân tích về ý nghĩa và cách vẽ biểu đồ đơn giản

Trong quản lý chất lượng, vận hành, bán hàng hay chăm sóc khách hàng, không phải vấn đề nào cũng có mức độ ảnh hưởng giống nhau. Có những nguyên nhân xuất hiện nhiều nhưng ít nghiêm trọng, trong khi một vài nguyên nhân chính lại tạo ra phần lớn hậu quả. Biểu đồ Pareto được dùng để sắp xếp dữ liệu theo mức độ tác động, từ đó hỗ trợ người quản lý, nhân viên phân tích dữ liệu hoặc nhóm cải tiến quy trình đưa ra quyết định có trọng tâm hơn.

Biểu đồ Pareto là gì? 

Khái niệm biểu đồ Pareto

Biểu đồ Pareto là dạng biểu đồ kết hợp giữa biểu đồ cột và đường lũy tích, dùng để thể hiện mức độ đóng góp của từng nhóm nguyên nhân, lỗi, vấn đề hoặc hạng mục trong một tổng thể. Các cột thường được sắp xếp từ giá trị lớn nhất đến nhỏ nhất, còn đường lũy tích cho biết tỷ lệ phần trăm cộng dồn của các hạng mục đó.

Nói dễ hiểu, biểu đồ Pareto giúp bạn trả lời câu hỏi: “Những nguyên nhân nào đang tạo ra phần lớn vấn đề?”. Thay vì xử lý mọi thứ cùng lúc, bạn có thể nhìn vào nhóm cột đầu tiên để xác định đâu là yếu tố cần ưu tiên.

Biểu đồ Pareto liên quan gì đến nguyên lý 80/20?

Biểu đồ Pareto thường gắn với nguyên lý 80/20, tức trong nhiều trường hợp, khoảng 80 % kết quả có thể đến từ khoảng 20 % nguyên nhân. Ví dụ, 80 % khiếu nại của khách hàng có thể đến từ 20 % lỗi dịch vụ phổ biến nhất, hoặc 80 % doanh thu có thể đến từ 20 % nhóm sản phẩm chủ lực.

Tuy nhiên, không nên hiểu 80/20 là con số tuyệt đối trong mọi trường hợp. Ý nghĩa chính của nguyên lý này là giúp người dùng tập trung vào nhóm yếu tố có tác động lớn nhất, thay vì dàn trải nguồn lực cho tất cả vấn đề như nhau.

Cấu tạo của biểu đồ Pareto

Trục ngang

Trục ngang thể hiện các nhóm dữ liệu cần phân tích. Đó có thể là loại lỗi sản phẩm, nguyên nhân khiếu nại, nhóm chi phí, loại sự cố, danh mục sản phẩm hoặc bất kỳ nhóm hạng mục nào bạn muốn so sánh.

Các nhóm này thường được sắp xếp theo thứ tự giảm dần, từ hạng mục có giá trị lớn nhất đến hạng mục có giá trị nhỏ nhất. Đây là điểm khác biệt quan trọng so với nhiều biểu đồ cột thông thường.

Trục dọc bên trái

Trục dọc bên trái thể hiện giá trị tuyệt đối, chẳng hạn số lần lỗi xảy ra, số lượng khiếu nại, chi phí phát sinh, số đơn hàng lỗi hoặc thời gian xử lý. Các cột trên biểu đồ sẽ dựa vào trục này để thể hiện mức độ của từng hạng mục.

Ví dụ, nếu phân tích lỗi giao hàng, cột cao nhất có thể là “giao trễ” với 120 trường hợp, tiếp theo là “giao sai sản phẩm” với 80 trường hợp.

Trục dọc bên phải và đường lũy tích

Trục dọc bên phải thường thể hiện tỷ lệ phần trăm lũy tích, từ 0 % đến 100 %. Đường lũy tích cho biết khi cộng dần các nhóm nguyên nhân từ lớn đến nhỏ, chúng chiếm bao nhiêu phần trăm tổng vấn đề.

Đường này giúp người xem xác định nhanh điểm mà các nguyên nhân chính đã tạo ra phần lớn tác động. Nếu một vài cột đầu đã chiếm khoảng 70 % đến 80 % tổng vấn đề, đó là nhóm cần được ưu tiên xử lý.

Vai trò - Ý nghĩa của biểu đồ Pareto trong quản trị doanh nghiệp

Biểu đồ Pareto đã chứng minh hiệu quả khi giúp nhiều doanh nghiệp xác định các vấn đề trọng yếu, từ đó hạn chế các lỗi được gây ra phổ biến nhất.

• Đối với nhà lãnh đạo: Người quản lý có thể sử dụng biểu đồ Pareto để dự đoán được tương lai của doanh nghiệp. Với việc nghiên cứu biểu đồ Pareto sẽ giúp họ phân biệt được đâu là công việc cần ưu tiên tương ứng với nguồn lực và chi phí sẵn có. Ngoài ra, nhà quản trị cũng nắm được tình hình của công ty qua những con số được thể hiện trên biểu đồ.
• Đối với các cá nhân: Nhân viên sẽ được giao công việc cụ thể, từ đó họ có thể nắm được trách nhiệm của mình nằm ở đâu và thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Mỗi cá nhân đều hoàn thành tốt chính là nền tảng cơ bản để doanh nghiệp từng bước phát triển.
• Đối với các doanh nghiệp nói chung: Các thông tin về nguồn lực cũng như việc phân bổ nguồn lực cũng được thể hiện rõ qua các cột và đường tỷ lệ phần trăm. Qua đó lý giải được kết quả kinh doanh, rút ra bài học về thành công hoặc thất bại từ mỗi dự án. 

Hướng dẫn cách lập biểu đồ Pareto

Sau khi biết được biểu đồ Pareto là gì cũng như các ý nghĩa của nó đối với doanh nghiệp, mời các bạn cùng theo dõi các bước phân tích và vẽ biểu đồ chính xác, hiệu quả.

Bước 1: Thu thập và tổng hợp dữ liệu. Bạn có thể tổng hợp các thông tin này trên Excel một cách thuận tiện.

Bước 2: Sau khi đã có được nguồn dữ liệu chính xác, bạn cần sắp xếp chúng theo thứ tự giảm dần về mặt giá trị. 

Bước 3: Biểu đồ Pareto sẽ biểu thị tỷ lệ phần trăm của mỗi thành phần tham gia biểu đồ. Chính vì vậy, ở bước này bạn sẽ phải tính tỉ lệ phần trăm của một thành phần trên tổng số thành phần tham gia. 

Bước 4: Tính tỉ lệ phần trăm tích lũy với công thức: 

Thành phần n = % Tích lũy của thành phần n-1 + % thành phần n.

Để có thể hiểu rõ hơn, mời bạn tham khảo hình ảnh minh họa.

Bước 5: Sau khi đã có được bảng dữ liệu đầy đủ trên Excel, bạn tiến hành vẽ biểu đồ Pareto. 

• Bạn bôi đen hoặc chọn vùng dữ liệu cần vẽ => Chọn Insert => Chọn Biểu đồ cột => chọn OK.

• Thay đổi tên biểu đồ và các chỉ số sao cho tương ứng với đơn vị tính của bạn. Như vậy biểu đồ của bạn đã được vẽ thành công trên Excel.

Bước 6: Phân tích biểu đồ Pareto với quy tắc 80/20. Từ phía trục phần trăm bên phải bạn tiến hành kẻ đường thẳng tại vị trí 80%. Tại điểm giao với biểu đồ bạn kẻ một đường thẳng vuông góc với đường vừa kẻ và song song với trục phần trăm. Khi đó biểu đồ đã được chia ra làm 2 phần rõ ràng. Phần bên trái sẽ biểu thị nguyên nhân của 80% kết quả kinh doanh hoặc 80% vấn đề đang thảo luận.

Một số lưu ý khi thành lập biểu đồ Pareto

Mặc dù biểu đồ mang nhiều ý nghĩa đối với doanh nghiệp, tuy nhiên không phải vấn đề nào cũng cần phải vẽ biểu đồ Pareto. Những vấn đề đơn giản có thể tìm ra nguyên nhân nhanh chóng, bạn có thể giải quyết ngay mà không cần tiến hành những bước phân tích phức tạp.

Biểu đồ Pareto chỉ nên áp dụng khi tình trạng vấn đề lớn mà không tìm được nguyên nhân gây ra. Lúc này sử dụng Pareto có thể đẩy nhanh quá trình phân tích và tìm ra được vấn đề đang khó khăn của doanh nghiệp.

Tạm kết

Biểu đồ Pareto là công cụ trực quan giúp sắp xếp vấn đề theo mức độ ảnh hưởng, từ đó xác định nhóm nguyên nhân quan trọng cần ưu tiên xử lý. Công cụ này hữu ích trong quản lý chất lượng, chăm sóc khách hàng, vận hành, bán hàng và nhiều hoạt động phân tích dữ liệu khác. Tuy nhiên, biểu đồ chỉ giúp chỉ ra vấn đề nổi bật, không tự tìm nguyên nhân gốc rễ hay thay thế hoàn toàn các phương pháp phân tích khác.

Nếu bạn thường xuyên làm báo cáo, phân tích dữ liệu và vẽ biểu đồ trong Excel, có thể tham khảo Microsoft 365 Family Subscr PK Lic 1YR Online APAC EM ESD tại FPT Shop. Gói này phù hợp cho cá nhân, gia đình hoặc nhóm nhỏ cần dùng Excel, Word, PowerPoint và các công cụ Office bản quyền để xử lý bảng tính, tạo biểu đồ, lưu trữ tài liệu và làm việc linh hoạt trên nhiều thiết bị.

Xem thêm:

• Hướng dẫn dùng AI để phân tích dữ liệu Excel chi tiết từ A–Z
• Biểu đồ phân tán là gì? Hướng dẫn cách đọc hiệu quả trong Excel