Các cách tính số ngày trong Excel: Hướng dẫn chi tiết cùng ví dụ dễ hiểu và ứng dụng thực tế

Nếu bạn từng ngồi đếm ngày giữa hai mốc thời gian bằng tay, hoặc nhập thủ công từng con số, thì Excel chính là “cứu tinh” của bạn. Chỉ với vài công thức đơn giản, bạn có thể tự động hóa toàn bộ quá trình này, tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác tuyệt đối. Hãy cùng FPT Shop tìm hiểu chi tiết từng cách tính, từng hàm thông dụng và ứng dụng thực tế để làm chủ hoàn toàn dữ liệu ngày tháng trong Excel nhé.

Ngày tháng trong Excel được lưu trữ thế nào?

Trước khi vào cách tính cụ thể, bạn cần hiểu rằng trong Microsoft Excel, ngày tháng không chỉ là chữ “01/01/2025” hay “10/08/2023” mà được lưu dưới dạng giá trị số sê‑ri (serial number). Ví dụ, ngày 01/01/1900 được mặc định là số 1. Những ngày sau sẽ tăng lên: 02/01/1900 = 2, và cứ thế. Khi hiểu rõ điều này, bạn sẽ biết tại sao đơn giản phép trừ giữa hai ngày (ngày kết thúc – ngày bắt đầu) lại cho kết quả là số ngày giữa chúng.

Tại sao cần tính số ngày?

Theo dõi tiến độ dự án, biết công việc kéo dài bao nhiêu ngày.
Tính số ngày còn lại đến hạn thanh toán, đến sự kiện.
Tính tuổi, thời gian công tác, số ngày làm việc thực tế.
Lập báo cáo, thống kê, phân tích dữ liệu thời gian.

Khi đã thành thạo các hàm tính toán này bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian cũng như giảm sai sót so với việc tính toán thủ công.

Các phương pháp cơ bản để tính số ngày trong Excel

1. Phép trừ đơn giản giữa hai ngày

Đây là cách nhanh và dễ nhất: Nếu bạn có ngày bắt đầu ở ô A2 và ngày kết thúc ở ô B2, bạn có thể nhập:

=B2 – A2

Kết quả sẽ là số ngày giữa hai mốc. Điều kiện: Cả hai ô đều phải là giá trị ngày (không phải văn bản) và định dạng ô kết quả nên là “General” hoặc “Number” để hiển thị đúng số.

Ví dụ: Ngày bắt đầu 01/01/2025 (ô A2), ngày kết thúc 10/01/2025 (ô B2) ⇒ công thức =B2‑A2 = 9. Tức là khoảng cách 9 ngày.

2. Sử dụng hàm DAYS()

Excel có hàm chuyên biệt để tính số ngày giữa hai ngày:

=DAYS(end_date, start_date)

Ví dụ: =DAYS(B2, A2) nếu B2 là ngày kết thúc, A2 là ngày bắt đầu. Kết quả tương tự phép trừ.

Hàm này có công thức rõ ràng hơn, dễ đọc hơn khi chia sẻ hoặc sử dụng trong workbook lớn.

3. Sử dụng hàm DATEDIF()

Hàm DATEDIF là một “hàm ẩn” trong Excel - nó không hiện trong danh sách hàm gợi ý nhưng bạn vẫn có thể sử dụng. Công thức hàm DATEDIF như sau:

=DATEDIF(start_date, end_date, unit)

Trong đó unit có thể là:

“d” (hoặc “D”) ⇒ số ngày giữa hai ngày.
“m” ⇒ số tháng tròn giữa hai ngày.
“y” ⇒ số năm giữa hai ngày.
“ym”, “md”, “yd”,… để bỏ qua tháng/năm hoặc xử lý phần dư.
Ví dụ: =DATEDIF(A2, B2, "d") sẽ cho số ngày giữa A2 (ngày bắt đầu) và B2 (ngày kết thúc).

Các hàm nâng cao: NETWORKDAYS(), NETWORKDAYS.INTL(), DAYS360()

NETWORKDAYS(start_date, end_date, [holidays]): Tính số ngày làm việc giữa hai mốc, loại bỏ cuối tuần và có thể loại bỏ ngày lễ.
NETWORKDAYS.INTL(start_date, end_date, weekend, [holidays]): Tương tự nhưng linh hoạt hơn với cuối tuần tùy chọn.
DAYS360(start_date, end_date, [method]): Dùng trong lĩnh vực tài chính – tính giả định mỗi năm 360 ngày.

Hướng dẫn chi tiết cách nhập một số hàm

1. Hàm TODAY() và cộng/trừ ngày

TODAY(): Trả về ngày hiện tại của hệ thống. Ví dụ: =TODAY()

Nếu bạn muốn biết từ một ngày cụ thể đến hôm nay bao nhiêu ngày: Giả sử ô A2 chứa ngày bắt đầu, bạn nhập:

=TODAY() – A2

Kết quả là số ngày đã qua kể từ ngày trong A2 đến hôm nay.

Hoặc bạn có thể cộng thêm N ngày vào một ngày cụ thể:

=DATE(2025,1,1) + 12

Tương đương lấy ngày 01/01/2025 rồi cộng thêm 12 ngày.

2. Hàm DATEDIF() – tính số ngày/ tháng / năm giữa hai ngày

Ví dụ: Bạn muốn biết khoảng thời gian giữa ngày sinh và ngày hiện tại:

=DATEDIF(B2, TODAY(), "y") & " năm, " &

DATEDIF(B2, TODAY(), "ym") & " tháng, " &

DATEDIF(B2, TODAY(), "md") & " ngày"

Kết quả dạng “X năm, Y tháng, Z ngày”.

Lưu ý: DATEDIF đôi khi cho kết quả không chính xác nếu phần “start_date ⇒ end_date” hoặc khi bỏ qua tháng/năm “md” có thể xảy ra lỗi.

3. Hàm NETWORKDAYS() – tính ngày làm việc

Bạn muốn biết giữa ngày bắt đầu A2 và ngày kết thúc B2 có bao nhiêu ngày làm việc (loại trừ cuối tuần và các ngày lễ)?

=NETWORKDAYS(A2, B2, C2:C10)

Trong đó C2:C10 là vùng chứa các ngày lễ cần loại trừ.

4. Hàm DAYS360() – ứng dụng trong tài chính

Nếu bạn làm kế toán, tài chính và muốn tính số ngày theo năm 360 ngày:

=DAYS360(start_date, end_date, [method])

Nếu method = FALSE hoặc không tính, mỗi tháng được tính 30 ngày. Ví dụ: Quý 1 từ 01/01/2025 đến 31/03/2025 → =DAYS360("2025‑01‑01", "2025‑03‑31") = 90 ngày theo chuẩn 360 ngày/năm.

Ứng dụng thực tế vào các tình huống thường gặp trong đời sống

Theo dõi tiến độ dự án

Giả sử bạn có cột “Ngày bắt đầu” (StartDate) và “Ngày kết thúc” (EndDate) cho mỗi công việc. Bạn muốn biết mỗi công việc kéo dài bao nhiêu ngày thì nhập:

=EndDate – StartDate

Hoặc

=DAYS(EndDate, StartDate)

Bạn cũng có thể thêm 1 ngày (+1) nếu muốn tính cả ngày bắt đầu hoặc dùng DATEDIF cho báo cáo “X năm, Y tháng, Z ngày”.

Tính số ngày còn lại đến hạn thanh toán

Cột A2 chứa ngày hóa đơn. Bạn muốn biết còn lại bao nhiêu ngày để thanh toán (hết hạn ngày). Giả sử ngày hết hạn = A2 + 30. Công thức:

=(A2 + 30) – TODAY()

Kết quả là số ngày còn lại. Nếu bạn chỉ muốn biết nếu còn > 0 (còn hạn) thì bạn có thể sử dụng hàm IF.

Tính tuổi hoặc thời gian công tác của nhân viên

Nếu ô B2 chứa ngày sinh hoặc ngày bắt đầu công việc, bạn có thể dùng:

=DATEDIF(B2, TODAY(), "y")

Để lấy số năm tròn, hoặc kết hợp “ym”, “md” để lấy tháng và ngày dư:

=DATEDIF(B2, TODAY(), "y") & " năm " &

DATEDIF(B2, TODAY(), "ym") & " tháng " &

DATEDIF(B2, TODAY(), "md") & " ngày"

Tính số ngày làm việc (loại bỏ cuối tuần)

Trong bảng chấm công hoặc báo cáo nhân sự, bạn cần biết số ngày làm việc giữa hai ngày và loại trừ cả ngày lễ nằm giữa hai ngày đó:

=NETWORKDAYS(StartDate, EndDate, Holidays)

Cộng/trừ ngày đơn giản

Muốn biết một ngày sau N ngày - nếu ô A2 là ngày hiện tại, bạn nhập:

=A2 + N

Ví dụ:

Muốn cộng: =A2 + 7 → ngày sau 7 ngày.
Muốn trừ: =A2 – 7 → ngày trước 7 ngày.

Những lợi ích khi thành thạo cách tính số ngày trong Excel

Tiết kiệm thời gian & giảm sai sót: Khi sử dụng hàm, bạn không phải ngồi đếm tay hay nhập thủ công, giảm thiểu sự nhầm lẫn.
Tăng hiệu quả phân tích dữ liệu: Với các bảng lớn, bạn có thể tính số ngày, lọc, biểu đồ, phân tích tiến độ một cách nhanh chóng.
Ứng dụng linh hoạt nhiều lĩnh vực: Quản lý dự án, nhân sự, kế toán, giáo dục,… đều cần tính số ngày.
Tạo báo cáo chuyên nghiệp: Khi bạn biết kết hợp hàm, bạn có thể báo cáo “Thời gian hoàn thành”, “Số ngày trễ”, “Số ngày làm việc” rất rõ ràng.

Những hạn chế và lưu ý quan trọng khi sử dụng

Định dạng ngày tháng sai: Nếu giá trị ngày là văn bản hoặc định dạng không chuẩn, phép tính có thể sai hoặc trả về lỗi.
Hàm DATEDIF có thể lỗi: Vì hàm DATEDIF không phải hàm được liệt kê trong Excel nên đôi khi sẽ có thể ra kết quả không chính xác.
Phép trừ có thể cho kết quả âm hoặc không rõ ràng: Nếu ngày kết thúc < ngày bắt đầu, kết quả sẽ là số âm – bạn có thể dùng hàm ABS() để lấy giá trị tuyệt đối.
Một số hàm nâng cao cần bản quyền Excel hoặc bộ mở rộng: Ví dụ NETWORKDAYS, DAYS360,… yêu cầu phiên bản Excel hỗ trợ hoặc cài thêm Analysis ToolPak.
Chênh lệch cuối tuần/ ngày lễ: Nếu bạn cần tính ngày làm việc, cần dùng NETWORKDAYS/INTL – nếu dùng phép trừ đơn giản sẽ bao gồm cả cuối tuần và ngày lễ.
Việc cộng tháng hoặc năm phức tạp hơn: Khi bạn cần cộng thêm X tháng hoặc năm thì cần dùng DATE hoặc EDATE để tránh lệch ngày do tháng có 28, 29, 30, 31 ngày.

Mẹo và thủ thuật nâng cao

Để luôn hiển thị kết quả tính ngày dưới dạng số nguyên (không phải ngày): Đặt định dạng ô là “General” hoặc “Number”.

Khi bạn cộng thêm X ngày: =A2 + X. Khi bạn cộng thêm X tháng: =DATE(YEAR(A2), MONTH(A2)+X, DAY(A2)).
Bạn có thể kết hợp với IF để đánh dấu các trường hợp:

=IF((EndDate – StartDate)>30, "Chậm", "Đúng hạn")

Khi dùng mạng lớn dữ liệu, sử dụng hàm DAYS giúp công thức rõ ràng hơn và dễ đọc.
Khi dùng DATEDIF để tính cả năm/tháng/ngày, hãy kiểm tra logic nếu dùng “md” hoặc “ym” vì có thể có sai.

Kết luận

Thành thạo cách tính số ngày trong Excel là một kỹ năng quan trọng trong công việc và đời sống hàng ngày. Khi bạn nắm vững các công thức, bạn sẽ thấy việc xử lý thời gian trong Excel trở nên nhanh gọn và logic hơn bao giờ hết. Hãy luyện tập thường xuyên ở trong các tình “đo thời gian” một cách thông minh và chuyên nghiệp này nhé.

Nếu bạn đang tìm kiếm một chiếc laptop văn phòng hiệu năng tốt hay theo nhu cầu của riêng mình thì hãy đến ngay với FPT Shop. Tại đây bạn sẽ được tư vấn và trải nghiệm các sản phẩm chính hãng để lựa chọn sản phẩm phù hợp nhất với công việc hay, giải trí hay học tập của bạn. Truy cập trang web FPT Shop ngay hôm nay để nhận khuyến mãi hấp dẫn khi mua laptop hoặc các sản phẩm khác nhé.

Laptop

Xem thêm:

Tổng hợp các cách tính số ngày trong Excel nhanh và đơn giản để thực hiện các phép tính dễ dàng

Ngày tháng trong Excel được lưu trữ thế nào?

Tại sao cần tính số ngày?